嘉定区档案局(馆)问需于民 问计于民 档案服务上台阶
 

档案工作是一项服务性很强的工作,在服务经济建设发展大局中发挥着重要而独特的作用,各个层次、各个单位,包括市民群众都要用档案。比如解决房产、入学等问题,不查档案就解决不了,权利就享受不到。档案部门要“有为有位”,关键在“服务”。但是“服务”不能与市民的“需求”脱节,必须要将档案服务与市民需求紧密结合,嘉定区档案通过调研走访市民群众、基层档案干部、查档窗口、企事业单位等,做到问需于民、问计于民。

全年无休  主动奉献

“周末你们上班吗?”“我想中午休息的时候过来,中午你们可以查档吗?”在本次调研走访中,这些是市民群众提问频率最高的问题。嘉定区档案馆查档窗口原对外服务时间为周一至周六,中午休息。市民群众对于查档需求越来越多,已无法满足广大市民群众的需求,为贯彻落实民生档案“全市通办”的要求,全面对接街镇社区事务受理服务中心办理事项,方便市民群众,从31日起,区档案馆对外服务窗口实行365天全年开放服务,工作日中午也对外开放,周末及节假日安排工作人员提供服务。

值得一提的是,周末及节假日值班都是由局青年人员自愿报名值班,为了能提供更优质全面的服务,青年同志主动放弃周末及节假日休息时间。“将心比心,换位体验,现在大家上班都很忙,请假要扣钱还会影响工作,一般都只能非工作时间去办事,我牺牲几个周末和节假日,一方面方便了市民随时可以来办事,而且我自己以后非工作时间去办事也方便了啊!大家都是一样的!”一位周末上班的青年道出了大家的心声。

增加种类  方便市民

在区内民生档案远程服务点明察暗访过程中发现,目前市民前往街镇事务受理服务中心的民生档案远程查询服务点以查询婚姻档案、独生子女档案为主,较少查询知青档案等其他民生档案。其实,目前民生档案远程查询种类共有12种,但是由于宣传力度还不够,部分市民误以为在社区事务受理服务中心只能查阅婚姻档案、独生子女档案,信息不对称导致市民来回奔波。

区档案局收集问题、整改问题的过程中,充分发挥档案服务窗口联系人民群众的纽带作用,重点收集和整理与人民群众切身利益密切相关的档案资料,确保人民群众可以依法利用档案资料和政府公开信息,进一步建立健全信息灵敏、反应快捷、优质高效的档案工作服务机制,有效增强工作的预见性、针对性和时效性,充分满足和保障党委政府、部门(单位)、人民群众等各种档案服务的需要,主动融入全区基本公共服务体系。前不久,区档案局下发《嘉定区档案局关于进一步加强建设工程项目档案的通知》和《嘉定区档案局关于进一步加强土地房屋征收档案工作的通知》,计划在“十三五”期间将民生档案查询类别增加至20种,让民生档案远程查询服务点在服务民生、方便市民等方面发挥更大的作用。同时在查阅窗口开展“马上就办”活动,推出便民措施,优化政府公开信息查阅、档案利用查阅服务,满足群众查档需求,让数据多跑路、让群众少跑腿,努力满足“人民日益增长的美好生活需要”。

扩大调研  全面覆盖

以往调研走访、监督指导都是针对区内各委、办、局、街镇、国企等一级立档单位。这次大调研大走访正是上海市新青年进修学院举办上海市档案局嘉定区第23期档案人员岗位业务培训班期间,对参加培训班的基层单位档案干部分别进行了面对面、一对一调研。此举受到了基层档案干部的热烈欢迎,区内相关学校、私企、社会组织等很多非一级立档单位也有大量的档案需要收集、整理、保管、利用,但是对口的上级部门要么管辖单位太多不能及时开展档案指导工作,要么不够权威和专业,致使很多非一级立档单位求教无门。在调研中,一位非一级立档单位的档案干部激动地对我们说:“感觉终于找到组织了!”

调研走访时对于大家在档案工作中存在的问题进行了一一解答,并建立微信群,以后在工作上碰到了问题可在微信群中提问,由档案局专业人士解答,解决这些基层档案干部长期求教无门的困扰。一些档案干部不止提了问题,也提了不少意见建议,如以前的档案后续培训都是全区统一培训,且以理论为主,缺少针对性,对开展档案工作的帮助不大;又如希望能组织同类型单位的档案干部到档案工作开展好的单位参观学习。基层有所“呼”,我们有所“应”,在今年的档案培训中,区档案局将分片区、分类型开展短训班,使培训更有针对性,提高效率。并准备选取几家档案工作开展的较好的单位,组织相关单位参观学习,通过横向学习,发现自身问题,找到差距,提升基层单位档案工作水平。同时,区档案局也已改变执法检查开展的形式,从原来的年底一次性检查改变为季度检查,每季度设立检查专题,选取部分单位开展专项执法检查。

灵活变通  为民服务

区档案馆对外服务窗口在接待市民的过程中,偶尔会遇到一些特殊情况,如果按照规定就不能办理查档相关事宜,但是查不了档案又给群众的生活带来了极大的困扰,档案馆本着“方便群众”的初心,推行“便民服务即来即办、急难事项特事特办”的服务模式,得到了群众的欢迎和认可。

有位老父亲为了给孙子上户口来查儿子的婚姻档案,但其子服刑,媳妇出走不知所踪。按规定,老人非档案当事人,区档案馆查档窗口可以不予以受理。但如果不提供档案,将会造成小孩子无法入学的难题,对于这个本就不幸的家庭来说,无疑是雪上加霜。档案馆工作人员考虑其特殊情况,经与其户口所在地派出所联系后,由档案馆工作人员直接将档案送到派出所,交到户籍民警手中,既满足了老人要求,又不违反规定。

前不久,区档案馆接到一位查档群众的感谢电话,查档者母亲早已过世,父亲85岁高龄,长期卧病在床,行动不便。现因办理继承公证急需一份当时父母结婚的原始档案。区档案馆在了解情况后,立即安排工作人员送档上门,为当事人办事提供档案凭证。“最多跑一次”改革以来,档案馆积极响应,简化手续、优化流程,尽量让群众少跑腿。

1-5月,区档案局调研走访了企事业单位、居民、村、社区等近650个调研对象,收集了100多个问题。这绝不是一个结束,只是一个开始,区档案局在下阶段中,将对收集到的各类问题进行梳理,研究对策,使档案服务工作再上台阶。

(嘉定区档案局 金李梅)

2018-06-07
 
 
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