如何确保电子文件的安全?
 
电子文件的安全,一是指电子文件的使用价值不受到破坏,即文件的真实性、完整性和有效性不因文件的删除、篡改等原因而受毁坏;二是指文件不被非授权用户使用,即不被泄密。确保电子文件的安全有设置密码、限制修改、内容保护、文件隐含等方式。以下我们用WORD 2003为例,分别介绍电子文件安全保护的一般方法。
(一)设置密码
电子文件的加密有利于防止文件内容的泄密或被人为地修改,从而维护文件的原始性和安全性。
方法一:
1、打开电子文件后,选择WORD界面中的【工具】菜单,单击【选项】;
2、在弹出的【选项】对话框上方,选择【安全性】选项卡单击;
3、在【安全性】选项卡的“打开文件时的密码”框中键入适当的密码,再单击【确定】按钮;



4、在弹出的“请再键入打开文件时的密码”框中再次键入该密码,单击【确定】按钮;
然后关闭文件,此时已经完成了文件加密,再打开文件时,就需要键入密码。
方法二:
1、打开文件后,选择菜单命令【文件】中的【另存为】,单击;
2、单击【另存为】对话框内上侧的【工具】按钮,进入下拉列表中出现的【安全措施选项】对话框;
3、输入密码方法同方法一。
如果要解除密码,则单击【文件】中的【另存为】,进入【安全措施选项】对话框删除密码,按【确定】按钮后,关闭文件再打开时就不需要密码。
(二)限制修改
限制修改实际上是将文件设置为“只读方式”。限制修改是通过设置“修改权限密码”实现,其方法与上述相似,只是在“打开权限密码”的下方输入密码后确定即可。解除密码的方法也与上述相似。



 
当设置“修改权限密码”后文件处于“只读方式”。当你将文件存盘后再打开,立即会跳出对话框,如你选择“只读方式”,即打开文件后如果修改了内容或格式,系统不会让该文件存盘。如果确须修改文件则输入密码后打开。这种“只读方式”具有强制性,很难被破解,因此是控制电子文件原始性的有力措施。
(三)选择保护内容
有些电子文件在阅读时可以允许做部分修改,如允许修改格式、加入批注等,WORD 2003也提供了以下手段。
选择【工具】菜单里的【保护文档】命令,页面右侧出现下图。此时有三个选择:
1、“格式设置限制”。此选项是限制对整个文件格式的修改。当点击该选项复选框后,再点击【保护文档】下方【是,启动强制保护】按钮时,页面中间弹出对话框,当输入密码再确定后,该选项就被激活。
2、“编辑限制”。此选项仅允许在文件中做有选择的修改,如选择“批注”,在如上运行【是,启动强制保护】按钮后,该选项就被激活,此时文件可允许加批注。



值得注意的是,由于设定的密码只有知道密码的人打开文件后才能解除,也就是说解铃还须系铃人,否则密码无法破除。因此,如果密码被忘记,等于丢失了该文件,任何人无法帮助你挽回损失。
(四)文件隐含
如果电子文件管理人员要对一批文件进行保密,连文件名也不想被别人看到时,可以在WINDOWS资源管理器中将某文件或文件夹隐藏起来。
具体方法是:
1、在资源管理器中单选或多选需要隐藏的文件或文件夹。
2、单击鼠标右键,弹出快捷菜单。
3、在快捷菜单中单击【属性】命令,弹出【属性】对话框,选中【常规】选项卡,将“隐藏”选项前的复选框打勾,然后点击【确定】,这样页面就不再显示隐藏文件或文件夹。



但是这种方式不是绝对有效,对于熟悉计算机的人员,只要选中【工具】菜单中的【文件夹选项】,在其【查看】子窗口中选择【显示所有文件】的单选按钮,这样又能看到被隐藏的文件或文件夹了。
 
 
2009-04-08
 
 
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