如何规范电子文件的命名?
 
电子文件制作完毕后需要对保存的稿本命名,以便今后打开使用。电子文件名通常由“命名词”+“.扩展名”所组成,其中扩展名代表了电子文件的类型,通常由计算机自动产生。通过扩展名一般可辨认出该电子文件属于什么类型。规范电子文件的命名词是规范电子文件管理的重要基础工作,随意命名会给管理造成混乱。
1、规范命名词的要求
一是唯一。如果有两个电子文件重名,在数据库调用该文件时就会发生混乱。因此,在同一文件夹中的电子文件不允许重名。如果重名,则后存盘的电子文件会将前存盘文件覆盖。
二是直观。直观的命名能够简要地概括文件的内容,是查找文件的重要线索,也便于调用。
三是简洁。命名不宜过长,过长难以辨认,且计算机软件会自动拒绝。另外命名中不能夹带有些标点符号,如“\/<>?”。
四是参照。命名要便于与同样内容的纸质文件建立相互参照关系,以便实行“双套制”管理模式,实现电子和纸质文件的互通互连。
2、规范命名词的方法
一是归档前用“文件标题+.扩展名”命名。这种命名的最大优点是直观,能通过命名知道文件的大概内容。如“关于加强档案信息资源开发利用工作的通知.doc”。但是该方法不能完全避免重复命名,且有时会产生过长的命名。这种方法适用于在办公自动化管理中形成的电子文件。业务部门的文件管理人员一般应使用这种简单直观的方法,使用中应使文件命名与文件标题完全保持一致,万一出现重名,可在文件标题后加“(1)”、“(2)”等序号加以区分。
二是归档后采用“纸质档案的档案号+序号+.扩展名”命名。如“1.01.2006-001-02.jpg”其中“1.01.2006-001”是纸质档案的档案号,“02”是纸质档案的卷内文件序号。该方法的优点是:由于档案号唯一,因此能避免重名;由于档案号中一般有分类号,因此便于识别内容;由于采用纸质载体的档案,又便于与纸质档案相互参照。这种方法一般适用于通过扫描等方式制作的归档电子文件。
三是采用“随机号+.扩展名”命名,随机号一般是计算机自动生成的32位代码。该随机号唯一的优点是不会重名,缺点是很不直观,也无法与纸质档案参照,必须完全依靠目录数据库才能对电子文件进行管理和查询。使用本方法一般要安装专用的电子文件管理系统。
有些单位在电子文件归档后将第一种方法命名的电子文件转换为第二或第三种命名方式,其转换一般须借助计算机系统自动完成。
此外,对于基建或设备类电子文件也可以采用“项目编号+流水号”、“项目编号+阶段号+流水号”或“图号+流水号”等方法命名。这些方法也都符合上述电子文件命名的四项基本要求。
 
 
2009-03-19
 
 
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