电子文件应当如何归档?
 
 
归档是现行文件向档案转化的过程。由于档案受到国家法律的保护,因此,归档是保护电子文件资源价值的最有效手段。电子文件的制作和管理人员须增强档案意识,积极配合档案部门做好电子文件的积累、整理和归档工作。
由于技术上的原因,电子文件的归档与纸质文件存在较大差别。
1、归档方式:现阶段电子文件一般有脱机和联机归档两种方式。脱机归档是将电子文件存入脱机载体后向档案部门移交归档保存。联机归档是通过计算机网络系统将电子文件传输至档案部门归档保存。
2、归档时间:纸质文件一般为定期批量归档。电子文件的归档时间有实时和定期归档两种。实时归档是在电子文件刚刚形成或收到之初就实行归档。定期归档是在电子文件的文书处理程序结束后才归档。实时归档一般采用联机归档方式,定期归档可以是联机或脱机归档。由于电子文件的归档实际上是复制和转储,归档后不影响部门中的使用,且有防止电子文件被损毁、丢失、篡改的作用,是一举多得好事,因此,有条件的单位应当尽量采用联机实时归档的方法。
3、归档要求:
 一是必须是最终版本,且审批签署手续完备,与有关的纸质文件在内容和形式上保持一致。
二是如果是加密文件一般须在归档前解除已设置的密码;如果是压缩文件应尽可能解压;如果是采用非通用格式制作的,须转换成通用格式,如果无法转换的,应当将该文件运行的专用软件一并向档案部门归档,以上措施都为了方便电子文件的有效利用。归档后电子文件的保密管理由档案部门统一采取措施。
三是归档电子文件须经过预立卷,并形成电子目录。
四是通过脱机载体进行交接的归档电子公文,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
五是归档时应办理移交手续,打印移交目录,交接双方责任人在移交目录上签名,并各持一份移交目录。
2009-03-11
 
 
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