如何做好归档电子文件的积累工作?
 
积累是电子文件管理的“前端”,对于控制电子文件的质量,确保其安全和日后利用具有重要的意义,因此,机关各业务技术部门的人员应当积极支持和配合档案部门做好电子文件的积累归档工作。
1、明确电子文件的归档范围
电子文件的收集积累范围也就是它的归档范围。归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程。目前大多数单位都有纸质文件的归档范围,但是没有电子文件的归档范围。电子文件的归档范围的制定,应参照纸质文件归档范围,同时应结合本单位信息化实际,将计算机系统已经覆盖的各类业务文件尽量纳入归档范围,并将反映电子文件背景、结构信息的公文处理单、日志文件或目录信息都列入归档范围,使其与主文件一并归档。
鉴于目前电子文件和纸质文件之间存在优缺点互补的状况,两者谁也无法完全替代对方,为此,须采用“双套制”管理原则,即将同一内容的两种载体文件同时保存,同时又使两者之间建立逻辑联系,使利用时可以相互参照。又由于“双套制”管理比较繁琐,成本也高,从实际出发,可以将一部分利用频率低,须发挥其凭证价值的文件只保存纸质文件;将另一部分利用频率高,只须发挥其参考价值的文件只保存电子文件,由此将双套保存的范围最大程度地缩小。因此,新型的《归档范围和保管期限表》可以设计为以下格式:
该格式通过保管期限栏不同年限标注,反映了归档文件的三种状态:如只标纸质文件年限的即只归纸质文件;如只标电子文件年限的即只归电子文件;如同时标纸质和电子文件年限的即实行双套归档。此时电子文件的保管期限应较纸质文件延长。该表中的类目号还可以作为纸质和电子文件连接的标识号,具有一定的检索价值。根据这张表,管理人员可以确定那些文件需要收集积累,并对它的保管期限一目了然。
2、明确电子文件的积累要求
(1)确定电子文件是通过签发或审批的“最终版本”,并对电子文件进行规范命名。
(2)对电子文件进行收集积累,将非通用格式的电子文件转换为通用格式,即进行“迁移”。
(3)编制电子文件的目录,并将电子文件连接到相应的目录条目中去。
(4)对应归档的电子文件按其内容上的自然联系进行组合,即进行“预立卷”。
(5)按规范要求,做好电子文件的查找和提供利用工作。
(6)对电子文件采取定期备份、自动杀毒、权限控制等措施进行安全保护。
关于如何应用计算机技术对电子文件进行积累,将在以后做详细介绍。
 
2009-03-11
 
 
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