什么是电子文件?
 

顾名思义,电子文件就是“电子”加“文件”,或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性,“数字化”是电子文件的技术属性。

我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)(以下简称《规范》)将电子文件定义为:“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”

这个概念有两方面含义:

首先,电子文件具有文件的一般属性,即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。它具备文件的一般作用,即都是社会活动的真实纪录和事务处理的基本工具。

第二,电子文件与传统文件的最大区别在于,其信息以“0”和“1”两种数码组成,必须依赖特定的计算机技术进行制作、存储、传输、处理、阅读,这不但有别于纸质文件,也有别于其他以模拟信号存储的机读信息,如缩微片等。

其实,电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。本质上它是有关某事物的相关数据的有序集合。因此,存储在计算机中的一篇文章、一曲音乐、一张照片、一段录像都属于电子文件。由此可见,电子文件的范围较传统纸质文件要宽泛得多。

 

2009-02-18
 
 
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