一般地讲，档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的有保存利用价值的各种形式的历史记录，而《档案法》所指是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。显然，法定档案的范围小于一般档案。两者的区别在于档案的价值或判定档案价值的标准不同。一般档案的价值是由档案的形成者确定的，如只要形成者认为有保存利用价值，文件材料便可成为档案。因此，一般档案的范围十分宽泛。但是，法定档案必须“对国家和社会有保存价值”，其范围小于一般档案，是一般档案中的一部分。此外，一般档案的范围可以由档案形成者自行确定，而法定档案范围必须由档案行政管理部门确定。根据《档案法实施办法》，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其它不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
