企业档案的托管机构
 
河北大学管理学院 卞昭玲
随着经济发展的全球化、网络化趋势,企业的生存环境、竞争环境日益复杂与多变,企业中的每一个细胞都面临着调整与再造,以寻求企业的可持续发展。作为企业有机组成部分的档案信息工作,如何适应当今企业发展的需要,助企业永葆青春与活力,必然成为关心企业档案工作的人们要思考的问题。其中企业档案工作是否可以采取外包的形式,即企业档案托管机构是否可以建立,正逐渐地引起人们的关注。
一、“企业档案托管机构”是否有市场
长期以来,我国企业档案管理都是采取内部管理模式,作为企业尤其是大企业被营造成“小社会”,具有麻雀虽小五脏俱全的特征。在现代企业制度的建立与完善的过程中,企业在剥离非生产经营性资产的过程中,是否可以考虑把档案管理也从企业中分离出去,委托第三方管理?我认为这不是不可能的。
首先,我要阐明的是,建立“企业档案托管机构”中介服务,并不是要强迫所有企业都采取一刀切的做法。企业是否实行档案管理外包,要根据企业自身情况而定,尤其是对于档案管理已经达到快捷、高效与便利地满足各项工作需要的企业,绝不主张其推倒原有基础,重新尝试新的模式。但是,如果企业内部档案信息管理成本大大高于托管的交易成本,那么企业档案管理采取什么样的管理模式,不仅是现代企业制度下企业经营管理者及档案工作者考虑的问题,而且更是企业所有者??股东尤其是大股东要关心的问题。在竞争日趋激烈的市场中搏击,企业注重各项创新的同时,如何降低成本已经纳入有竞争力企业的关注视野。
   其次,建立“企业档案托管机构”,并不是对已有的档案机构全盘否定,而是根据企业自身的实际情况可以选择的另一种管理体制和运行机制。那么,企业是否有托管档案的需求呢?回答是肯定的。在现实中,由于种种原因,一些单位已有托管档案的需求,如律师事务所、会计事务所、证券交易机构等。市场经济的特点是有需求就会有市场,有市场就会有供方。当然,这在我国还无先例,但我认为只要合理、合法,有市场前景,就会有其可行性。
再次,建立“企业档案托管机构”,资金从何而来?我认为随着我国风险投资基金等多种基金形式的建立与完善,资本追逐利润,如果该项目经过严格论证,有投资潜力,融资将不会成为问题。关键是建立后,如何让企业认识它、相信它、依赖它,这才是问题的关键。
二、“企业档案托管机构”能否生存
历史唯物主义告诉我们,要用动态的、变化的、发展的眼光看待一切事物。对待企业档案工作中的有关问题理应如此。从总体上说,脱胎于计划经济的我国大多数国企建立起了企业内部档案机构,目前已发展成为四种管理模式,即分类管理模式,集中管理模式,控股集团公司型管理模式与图、情、档一体化的管理模式。虽然这些模式各有它们的长处,但亦有最大的不足就是各个企业都需要投资专门的硬件(如保管设施与管理设备等)和相应的软件(如各种工作人员及其教育、培训等)。尤其在电子网络环境下,为确保电子文件信息的持续可读性,必须不断地对文件进行适时迁移,以适应新的计算机网络通讯技术,这一切都需要企业投资。这必然与企业在提高产品与服务质量的同时降低成本背道而驰,与企业的初衷相悖。在这种情况下,能否建立企业档案托管机构被提到议事日程上来。
当然,企业档案托管机构的建立绝不会是一帆风顺的。
首先要解决的就是观念的转变。长期形成的、习惯了的认识、行为一旦被质疑和改变,必然会遇到各种压力与阻力。但如果从全局利益尤其是长远利益考虑,改革亦是必然的。企业档案托管机构是一个新生事物,在现实中,它能否变为实际,以及生存空间有多大,必须解决好以下几个问题:
第一,关于企业秘密问题。由于企业档案是反映企业自身活动的历史记录,“企业档案作为企业储备技术、储备文化,内含商业秘密和知识产权的重要资源,企业对她具有独立的支配权,”①那么,是否只有保管在企业内部的档案就能确保不会造成失密、泄密与窃密现象的发生呢?档案是在企业内部管理,还是由档案托管机构管理,关键要考虑的应是哪一种方案的成本较低,更有利于提高企业的综合竞争力。至于保密的问题,应属于法律与职业道德、职业规范的规制范畴,该由正式制度安排与非正式制度安排加以解决。
第二,说到正式制度安排,首先应了解什么是制度。康芒斯指出,制度的简单扼要的定义是集体行为控制个体行动。由此可知,“正式制度安排是指国家法律、政策、组织规则等有明确规定的行为规则。”②与企业档案工作有关的正式制度安排主要有:《档案法》、《公司法》、《保密法》、《专利法》、《商标法》、《民法》、《刑法》等法律与各级政府部门颁布的政策法规如《科技档案工作条例》等,以及企业自己的通则规定等。随着我国正式制度安排的建立与完善,在现实中,我们不是缺少法律条文与规定,而是如何依法治档、执法必严、违法必究、奖惩分明。
第三,“非制度安排主要是指意识形态和习俗、习惯等不成文的、观念性的行为准则。”③我国加入WTO后,正在建立与完善现代企业制度的企业不仅要面对国内对手的竞争,而且要与国外强手较量。据1983年壳牌石油公司的一项调查发现,1970年名列《财富》杂志500强大企业排行榜的公司,有1/3已经销声匿迹。依据壳牌石油公司的估计,大型企业平均寿命不及40年,在许多国家,40%的新建公司存活不到10年便中途夭折。在日本和欧洲,所有大大小小的公司的寿命平均只有12.5年。因此,在经济全球化、网络化的大趋势下,我国企业的生存环境必将发生巨变,企业从有事找政府走向成长靠市场。如何保持企业 可持续的、健康的发展,必然是企业关注的永恒主题。一方面,我们要继承和保持企业优良的经营管理传统,另一方面,我们也应向其他民族、其他国家的企业学习,借鉴成功的经验,打造企业自身的经营管理理念。在现实中,尤其是应重视建立与完善职业忠诚制度与诚信记录制度。
随着企业寿命的缩短,企业职工“终身一嫁”的观念必将被打破,对职业的忠诚将会超过对企业的忠诚,以制度来规制人们的职业行为,用档案来记录人们的职业品行。据资料介绍,有的国家企业在员工招聘时,应聘者在填写表格过程中,必需写明此前的三个职业及有关的信息(包括公司名称、领导人及其联系电话等),从而使为一时之利、为一己之快的蝇头小人永远无法再在职业队伍中生存,使其无立锥之地。在这方面我国也出现了可喜的变化,如果我国能够建立起一套完备的职业操守制度与信用制度,企业档案管理地址的选择,就可以更注重成本问题。
不可否认,如果我们还立足于传统档案管理,以纸质材料为载体,谈论建立企业档案托管机构一定是不现实的。而电子网络环境下的空间概念已不成制约因素,在电子高速公路上,电子文件前端控制及全程管理将成为现实。不难比较,电子文件管理系统的建立、管理、维护与安全保障,由一个企业负担还是由若干个企业共同承担,哪一个更经济、更合算呢?                                        
至于企业档案托管机构的服务对象,我认为,应按行业分类模式较好。但初期,这可能是很难的,最好选择相近、相似行业为服务对象。一个企业档案托管机构的用户群从来不可能面向科技生产活动领域中的各行各业。
有了服务对象,档案托管机构的专业人员必须要深入企业调查研究,并应经常地与用户进行沟通与交流,了解被服务方的具体情况。换句话说,不熟悉用户的工作与需求,不管她是企业内部的档案管理部门,还是企业外部的档案托管机构,都不可能有针对性地、及时地做好档案的提供利用工作。而且在一定意义上讲,后者所面临的形势将更加严峻。
创新是现代企业的本质特征 ,而企业是创新的主体,企业创新有三股推动力量即:竞争、科技进步与市场需求变化。由于企业化的档案托管机构直接面对市场,为生存求发展,每一个员工的创新意识、创新潜力都会被激活,并转变成企业的创新行为。企业不仅注重技术创新,更会重视制度创新、管理创新、市场创新,从而形成企业的核心竞争力。到那时,企业档案托管机构能否生存的疑问,将不攻自破。当然,为此,我们还要不断地努力!
 注释:
  ①王力艰,市场经济条件下企业档案托管机构究竟能走多远,《档案学通讯》,2002,(3)
②③张卓元主编,《政治经济学大辞典》,北京:中国经济科学出版社,1998
 (郭红解、李军摘自《中国档案》2002年第11期)
 
2008-02-22
 
 
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