国有企业档案特点新探
 
陕西兴平市49信箱18分箱 白相谦 袁莉华
关于企业档案的特点,已有同志撰文做过深刻的论述。本文想讨论的是关于国有企业档案的所有权特点,非公共性特点和封闭性特点,以期抛砖引玉,引起同仁在市场经济条件下从更广阔的角度去审视国企档案。
一、国企档案所有权特点
法学告诉人们,所有权是物权的一种,它指所有人依法对所有物的占有、使用、收益和处分,并排除他人干涉的权利。所有权制度是生产资料所有制的法律表现,它反映并确认一定的社会中人们之间的物质占有关系,并赋予这种占有关系以法律关系的性质,从而使之得到国家强制力的保护。
企业档案是企业财产的组成部分之一,它在企业管理文化、科学技术、知识产权和商业秘密等方面以某种载体形式与企业有形资产和无形资产构成不可分割的有机整体。由于现代企业法人治理制度赋予国有企业对自己财产的独立支配权,非依法不受第三人干预,所以可以认为,国有企业对单位档案依法享有独立支配权,且受国家法律的保护。 
独立支配权体现在以下四个权能方面。
   1、占有权。企业对本单位的档案享有保管和控制的权力。尽管国企财产属国家所有,但是国家不能随意剥夺国企法人财产的占有权。在计划经济时期政府行政部门或企业上级主管部门随意无偿调用国企档案的现象将不复存在,因为这种行为违背了现代企业法人财产独立占有的基本法律原则。关于保管,它只是占有的一种形式,关键在于控制。由于社会关系的复杂性,所有物由他人占有的情况也是常见的,如租赁、质押、借用、代管、寄存和运输等。所有物由他人占有,凡合法的都受法律保护。将企业档案委托给档案馆或档案寄存中心保管就属于此类情况,但这并不影响企业对寄存保管档案的所有权和控制权。 
   2、使用权。使用权即利用权。国企档案使用权主要是对档案的阅览、复制和摘录等。如前所述,企业档案是企业文化信息逐年积累的一种特殊财产,又由于企业发展离不开对前人经验知识和技术的继承、借鉴和利用,而这种继承、借鉴和利用蕴含着巨大的效益功能,所以,国企对档案的利用权是排它性的,这种排它性权力是企业维护自身利益的必要权力之一。
   3、收益权。对档案利用和处分的利益权力属于企业法人。关于企业档案在经济方面表现出的高效益潜能,业内外人士都有普遍的感受,所以企业档案的利用与经济利益关系十分密切。企业有权拒绝或限制他人对本单位档案的利用,以防止收益权被侵害。企业对档案的排它性使用权正是对收益权的保护。
   4、处分权。独立支配权和独立所有权的差异主要体现在处分权上。独立所有权是一种完全的所有权,即不仅对自身财产享有占有、使用和收益的权力,也享有独立处分的权力。而独立支配权则不包含独立处分的权力。企业档案处分权是指对档案的公布、开放、销毁、出卖、转让、赠与等权力。对上述种种情况,国有企业没有独立决定权。由于处分权中以出卖、转让和赠与为重要内容,所以《档案法》第17条特别规定“禁止出卖国家所有的档案”。但“国有企业事业单位资产转让时,转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。”《档案法实施办法》第18条规定“国有企事业单位因资产转让需要转让有关档案的按照国家规定办理。”《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》对档案的处分做出了政策性界定。这些法律和法规对国企档案的处分权的规定体现了国企财产的国有性质,国企法人应充分理解、尊重和维护国家作为投资主体对企业档案所享有的处分权力。
   在社会主义市场经济时期,企业所有制结构呈多元化发展态势。混合制企业将会在我国经济生活中扮演越来越重要的角色。混合制企业以多种成份控股公司为主。不论这类控股公司的构成怎么复杂,只要国家股份占有一定比例,代表国家行使权力的国有资产管理公司就享有对企业档案处分的发言权。如果国家处于控股地位,则享有对企业档案的最终处分权。
   二、国企档案非公共性特点
   从一般意义上讲,国家所有档案就是公共档案。公共档案的公共性特点表现在:①它不能为任何社会组织或个人占有;②它不能以任何形式出卖;③在不涉及国家安全或国家重大利益以及其他到期不宜开放的情况下必须自形成之日起满三十年向社会开放;④档案开放后任何中华人民共和国公民或组织持合法证明都可无偿利用;⑤利用档案的收益权属于利用者组织或个人。
国企档案则不然。国企档案具有明显与上述公共性特点相背的非公共性特点,这种非公共性特点表现在:①国企档案是国企法人自身的财产,它直接为某国企占有,间接地为社会公众所有;②国企档案可以依法转让;③国企档案的公布不受《档案法》“自形成之日起满三十年向社会开放”的约束,这因为国企档案中包含的某些信息属于知识产权和商业秘密范畴,它能为它的拥有者长久地带来经济利益,例如宣纸生产工艺,同仁堂乌鸡白凤丸配方等;④任何社会组织或个人不能无偿利用国企档案,除非有合同协议或国企自愿向他人开放;⑤利用档案或转让档案的收益权属于依法占有的国企法人。 
国企档案的非公共性特点源于国企档案的所有权特点,源于国企法人对自身经济利益的自我保护,源于市场经济商业竞争的社会背景。因此,国企档案的国家所有性质,并不能使它像国家公务档案那样成为全民的共同财富,它只能属于它的占有者,占有者利用档案获取的利益,国家只能通过税收、利润上缴和股权分红的方式来使社会受益。
   三、国企档案的封闭性特点
   国企档案的非公共性特点使国企档案自然具有了封闭性特点。企业是为谋取一定的经济利益而存在和从事活动的经济组织,它始终处于优胜劣汰的市场竞争环境中,生存与发展是企业最实际、最紧迫,并与企业终身相伴的严峻话题。因而,企业必须在商业秘密等最具经济价值的信息处置方面采取严格的封闭性保护措施,以防为他人获取,从中渔利并损害自身的经济利益。国企档案是含有上述具有经济价值信息的主要载体形式,所以企业档案的排它性使用权正是基于这一考虑。
   国企档案的封闭性是相对的。由于许多国有企业,特别是大中型企业肩负着一定的社会管理职能,在其档案构成中,有一部分对企业的经营本身没有直接的利益关系,所以这部分档案企业依照国家有关规定实施非封闭性管理。如企业公安部门的公安档案,它对地方公安机构是开放的。卫生教育档案也是这样。因此,国企档案的封闭重点是在对企业经营、生产和科研有着直接或间接重大影响的那部分档案,如经营档案、科技档案、产品档案、财务档案等。原因很简单,以经营档案为例,客户即财源;以科技档案为例,科学技术是第一生产力,谁拥有了独特而先进的生产技术,谁就拥有了更大的市场空间和盈利空间。对企业生存具有致命性的档案材料,只允许少数相关人员接触,以保证对其封闭的有效性。企业一般性管理事务档案,如党政工团组织开展各类活动形成的档案,它们的作用主要是反映企业历史变迁和企业文化发展,企业对这些档案的封闭性要求就不会特别强烈。
国企档案的封闭性还具有一定的时限性特征。当某些档案逐渐失去现实的经济性而凸现出历史性时,国企应按照《档案法》向国家档案馆移交并向社会开放,以供人们从事有关方面历史的或文化的研究。如江南船厂前身江南制造局的早期技术档案对研究中国清代洋务运动兴衰,研究中国近现代工业和造船工业的发展具有十分珍贵的史料价值。其次,封闭的时限性对近期技术档案同样起作用。当某项专利失效,或某商业秘密由于种种原因已被社会公知,他人可以通过合法渠道公开获取,或该商业秘密由于技术进步等原因对本企业已失去经济价值和竞争优势时,严格的封闭措施将失去必要,科技人员就可有控制地利用这类档案材料著文开展学术交流,这有利于科学技术在更大范围内传播,从而推动社会整体的技术进步。
综上所述,国企档案的所有权特点,非公共性特点和封闭性特点是国有企业现代法人治理结构在档案管理方面的特征反映,是企业参与市场经济,保持竞争能力的适应性反映。国有企业应利用上述特点,自主创新地发展档案事业,使档案工作紧紧跟随时代步伐,在维护企业权益,促进企业发展方面发挥更大的作用。
(郭红解、李军摘自《中国档案》2001年第3期)
 
2008-02-22
 
 
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