建立企业知识档案的八大好处
 
陈少松
知识档案是指翔实地记载着企业在生产、经营、管理活动中形成大量有知识和有保存价值的事实、数据、成功和失败的经验、技术成果和科学理论。它既有感性知识,又有理性知识。知识档案是一种知识(智力)产品,是通过知识生产转化而来的,这些知识是经过长期积累而荟萃起来的,所以,知识档案成为历史和知识的宝库。
企业知识档案是一种独特的资源,因为知识是无限的,所以它是宝贵的。如果得到分享和传播,知识就能增加,财富才能创造。建立企业知识档案有哪些主要好处?
第一,实现知识共享。通过知识共享、运用集体的智慧提高应变能力和创新能力,也是企业为实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径。同时,将知识档案转换到计算机里,并利用计算机的联网(企业局域网),便于员工获得所需的知识资源。
第二,激励员工参与。激励员工参与知识共享,在设立或明确知识档案归口管理部门和建立知识档案管理制度下,把员工所拥有的个人经验、方法、诀窍、洞察力、灵感等,通过演讲、交流、研讨、总结、报告、备忘录、简报和利用纸张、录音带等载体形式记录并保存下来。真正发挥企业知识档案的实际作用。
第三,推动终身学习。现代企业发展逐渐从依靠资本积累转向依赖于知识积累和更新。对学习的方式也提出了新的要求,即从学校学习将转化为终身学习,以适应知识的不断更新。利用企业知识档案资源进行开发和享用,经常性地开展培训教育活动,不断更新员工的知识,提高其综合素质和创造能力。
第四,防止知识流失。员工是企业人力资本,也是“知识资本”或“智力资本”,作为一种无形资产和源泉,其知识和经验存储在人的大脑里,如果不及时加以保留和保存,一旦人员流动或变化,企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。建立企业知识档案就是要防止知识的流失,降低这种风险和成本。
第五,发挥服务导向。建立企业营销服务知识或资料库,在服务人员遇到任何问题时,只要上网一查,所有的必要信息和相关作业流程、作业方法等都能了解和掌握,同时,员工也可以在网上随时存储相关信息,并化为行动。这样的服务功能,不仅工作效率提高,而且客户满意度也会提升。
第六,利用外部知识。在发挥企业知识档案作用的同时,开发、利用和衡量企业外部的知识资源,借鉴他人的成果,利用他人的知识信息和资源。这就需要企业密切与供应商、合伙人、联盟、顾客和竞争者或竞争对手及其他机构(简称客户)的关系,因此,在实际交往活动中,有更多的学习和获取知识的机会,通过挖掘客户的知识库,为我所用,更好地充实企业知识档案和发挥知识的价值作用。
第七,开发知识产权。知识产权是知识档案中非常重要的档案,知识产权作为无形资产,它的实际作用是巨大的,可以产出可观的经济效益。企业在自身利用专利技术、注册商标、版权等的同时,通过履行一定的手续,转让和许可他人使用,或特许加盟经营,并获得实在经济利益,产生有形的价值。。
第八,增强竞争能力。现代企业竞争是知识竞争。通过从知识档案和各种网络上的资料库或数据库获取所需的知识资源,这是更为迅速、省钱、便捷,更重要的是切合企业需要。因此,知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大,可以培养企业的创新能力和集体创造能力。同时,不断来提升企业文化的内涵。
知识档案是含金量很高的资源。在大多数企业中散存着丰富的知识档案文件,但大都没有加以分类、整理、汇总,这样既不便于开发,又不利于共享和利用。而企业知识档案管理的目的是为了提升企业竞争能力,以利于进一步共享和利用好具有保存价值的知识资源。企业知识档案的管理首要工作是进行知识分类,企业知识档案主要分类有,按知识内涵可分为:核心类知识和一般类知识;按档案类型可分为:文书类知识、专门类知识和特种类知识;按知识形态可分为:显性知识和隐性知识;按企业层次可分为:个人知识、团队知识、部门知识、组织知识、组织间知识;按知识生成可分为:购置设备类知识、知识生产类知识、学习实践类知识和制度建设类知识;按竞争层次可分为:内容类知识、方法类知识和标准类知识。
建立知识档案,促进知识创新。建立企业知识档案其实并不是很困难、很复杂,它是在企业其它档案管理的基础上,进行专项分类和实体管理,其管理模式与企业文书档案、专门档案和特种档案管理差不多。只要做到“收得齐、分得清、用得上”,才能在知识创新力、知识共享力、知识应用力过程中发挥积极的作用。
 
2008-02-22
 
 
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