企业档案管理是企业自身发展的需要
 

娄承浩

企业为什么要开展档案管理?许多人回答是因为国家《档案法》有规定;稍有档案常识的人认为,国家规章规定企业档案分十大类,都必须归档管理。我以为,国家法规当然要认真地遵照执行,但是为什么要这样做必须搞明白。要你做与我要做是不一样的,要你做是因为国家有法规制约你,不做不行。我要做是理解国家法规后的自觉行为。

一、企业档案是企业管理的基础

企业是经济实体,在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等许多环节,每个环节在工作中都会产生大量的文件和单据,这些文件和单据支撑着企业的运转,是企业活动的真实的原始记录。

成年累月形成数量庞大的文件和单据,是任意散失,自生自灭呢?还是切实地管理起来,这是必须的选择。有的企业各部门各自保存档案,理由是利用方便,但是这种分散式所谓保存,却是企业档案散失的缺口。1、各自保存档案是否确实保存了,2、归档保存的档案是否准确、齐全、完整,3、谁来监督检查归档情况、保存情况。事实上在缺乏监督又缺乏专业指导的情况下,各自保存的情况大多是不规范的,管理状况是不佳的。

企业的机构设置和人员配置也不是一成不变的,随着企业的发展,经营的扩展,企业内部机构随之会新增、撤销、更名。在机构变动过程中档案材料往往会因为没有移交而散失,尤其在办公橱柜搬迁过程中档案材料丢失的事情是很常见的。因此,将档案材料各自保管从长期保存的角度来看是不保险的。企业的员工过去从分配报到起至退休,往往是“终身”的,现在人事制度实行双向选择后,员工跳槽的机率相当高,人员流动性很大,不及时将办理完毕的工作文件、图纸、单据等及时归档的话,往往会出现人走了,档案材料也没了。

企业档案由各部门各自保存,都要各自设小库房不经济又不安全。另一个问题是各部门档案材料闭门自守,影响了相关部门之间的协同工作,不能形成企业内共享的档案资源。各部门保存的档案材料大多分散在个人手里,尤其是常常因部门骨干或部门负责人出差或开会,一时找不到人,影响了利用档案。

当企业档案处于分散、无序管理状态时,这个企业的管理往往也是松散的。优秀的企业管理是严谨的高效的。严格的行政规章,确保档案集中统一管理,员工无论是普通员工还是高层领导都应当履行按规定将职务活动形成的材料立卷归档。档案人员科学地管理档案,当企业工作需要时在第一时间及时提供相关档案材料。只有集中统一管理,才能专业化,才能经济,才能安全。

对企业领导者来说,管理企业不能拍脑袋,搞长官意志。决策要有数据依据,考核也要有事实依据,建立档案工作后档案人员就能提供各方面的档案信息。

二、企业档案是企业的无形资产

企业活动目的是为了创造财富,企业领导者都十分注重资产的积累。按经济学说法,企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量,能为企业获得效益的资源。资产由有形实物资产和无形资产组成,许多领导者只注重实物资产而忽略无形资产。

档案是有形实物资产的凭证,例如企业的土地、房屋、设备都有所有人的凭证或单据,是实物资产与拥有者之间关系的具有法律作用的证明,如果遗失了,很麻烦,甚至会丧失法律保护。所以,实物凭证类档案一定要妥善保存好。

企业的资质文件,如工商执照、税务证书、质量认证书、专业许可证等政府有关部门依法颁发的行政许可文件,规定了不同行业不同档次企业生产经营的范围和合法性,不仅办这些许可证需要钱,更重要的是有了这些许可证才能从事经营生产活动。一个企业有不少行政许可的证件,这是无形资产的一部分,也要好好保管好。

市场经济是法制经济,在企业与企业的经济交往和合作中不可避免地会产生矛盾和纠纷,当经济仲裁或法律裁定时,企业档案即是维护企业合法权益的证据,也是法律认可的证据。有时找出一张单据或一个文件胜过千言万语。合同是经济交往中最常见的契约文件,它以条款形式明确双方的权利和义务,妥善保存好合同档案极为重要,它不仅约束签订合同双方遵守承诺,也是经费支付和收入的依据。建立了齐全的合同档案和财务档案,每笔财务往来都有头有尾,在清理企业拖欠款时发挥巨大作用,维护了企业合法权益,挽回不必要的损失。

科技创新是企业发展的动力,在知识经济社会里,产品设计创新、技术发明创造越来越多。做好知识产权保护工作首先要将科技成果档案建立起来,从申请立项、课题调研、策划方案、设计计点、试验分析、形成成果、专家鉴定至申报专利都要有详实的材料。有了科技成果材料可以转化为生产力、开发新产品、提高产品数量和质量。有些科技成果可以有偿转让,获取更大范围的效益。

企业的实物资产是有形的,而无形资产说它无形是指其不是直接的生产资料,但是也不是虚拟的,而是相对实物生产资料而言说它无形。其实,无形资产也有形,这就是档案材料。

三、企业档案是提高产品质量的保证

产品质量是企业的生命,质量优良才能发展市场需求,赢得顾客的信任;质量低劣会使企业信誉扫地,市场需求下降,甚至使企业在官司和赔偿中面临倒闭的危险。

产品在研制、生产、销售过程中,有许多环节和工序,每个环节和工序都是质量控制点。只有全过程控制,才能保证产品的质量。ISO质量管理即是根据企业的情况制订质量目标,策划质量保证体系,然后监督各个环节和工序是否按规定的程序操作。实践证明,凡是严格按照质量体系工序程序去做的,产品质量能够保证的;凡是违反工作程序操作的,建设项目会出事故,产品质量会有问题。ISO质量管理注重于记录过程,强调用数据说法,建立质量档案可以保证产品质量持续改进。

产品提高质量,除了质量保证体系外,吸收同类产品的优点,分析同类产品存在问题,也是重要方面。任何产品不能孤立产生,它必须要有一定的技术条件和技术经验,而且是不断积累逐渐丰富的。建立企业档案后将这些技术条件和技术经验涵盖进去,技术知识得到蕴藏,对产品本身和其它产品都有借鉴和指导作用。产品售后服务是产品接受顾客检验的途径,顾客对产品的反馈意见十分宝贵。建立售后服务档案,既是对产品质量的跟踪,又是分析顾客对产品认可和意见的第一手材料。

知识型企业的产品往往表现为科研课题报告、项目咨询报告、技术图纸等,如何确保知识产品的质量,仅仅是各级技术审核仍会出现错漏碰缺等问题,当项目进度急促时往往会跳过程序走捷径,这时往往有可能出现质量问题。有的知识型企业实行先归档后出报告或图纸的制度,将归档工作与产品程序认证结合在一起,监督检查产品的必备的归档材料是否齐全,质量认证、校审记录材料是否齐全,这样堵截了不合格产品出企业。

四、百年企业档案传承

企业发展一般有创业时期、成长时期、发展时期和壮大时期。许多企业尤其是民营企业在初创时期,往往会只顾挣钱求生存,不顾管理或者管理滞后。当企业赢得利润有了资本后,管理一定要跟上去,如果说经营决定企业生存的话,那么管理决定企业的命运,有不少原来经营很好的企业就因为管理不善而衰落,当公司规模越大时越要强化管理。

企业在初创时期,虽然条件差底子薄,但是艰苦奋斗创业是企业最宝贵的精神,那个时期的档案材料积累下来,既可以追忆企业的源头,又可以激励后人奋进。企业规模壮大了,更要建立企业档案,并建立相适应的档案机构。摊子大了,底子厚了,形成的文件材料多了,不管理必然会混乱,管理起来了,不仅保证企业活动的正常运转,也显示了企业管理的水平。著名企业更要有扎扎实实的企业管理,并且要培育企业的文化,反映在档案管理上是井井有条的,企业档案折射出企业的面貌。

百年企业靠一代代员工继承发展,人会自然消亡,档案记录的历史是永存的,百年企业没有丰富的档案传承是苍白的,许多的历史和生产技术会中断,这是不可弥补的重大损失。

日本三井株式会社已有360多年历史,在三井文库里完好地保存着各个时期商品价格的帐簿,还有35毫米缩微档案,展示了百年企业的历史发展。我国清代洋务派领袖人物盛宣怀创办轮船招商局留下了一大批奏折、文件、帐本、证件等档案材料,成为研究我国近代企业史极其珍贵的史料。我国著名的企业家荣宗敬、荣德生、刘鸿生、穆藕初、吴蕴初等都十分注重档案文件材料的积累和管理,当年的营业执照、世界博览会证书、产品注册证、董事会记录、建厂老照片等等在档案馆都妥善保存,是我国民族工业兴衰历史的佐证。

每个企业都想很好地走下去,千里之行,始于足下,先人已经为我们做出了重视档案管理的榜样,今天的企业家处在我国历史上最好的发展时期,有着比先人更好的环境和条件,我们完全有理由为了企业的发展,把企业档案管理搞得更好。

 

 

2009-05-11
 
 
网站地图 | 加入收藏 | 设为首页 | 联系我们
2016@上海市档案局 上海市档案馆 版权所
地址:上海市长宁区仙霞路326号 上海市档案馆 电话:021-62751700