初探“泛档案”----对上海通用档案室管理车辆生产流程卡的思考
 

张大伟、俞志洪

乍看标题,业内人士可能会纳闷:要么档案,要么非档案,哪有“泛档案”?其实顾名思义,“泛档案”就是指被“泛化”了的档案。真有此等“异类”?为什么要“泛化”?空说无凭,以例为证----

为了加强生产现场的监控,上海通用汽车有限公司采用流程卡管理体系,即在每一辆汽车的制造过程中附上一张纸质流程卡片,该卡由条形码和文字记载每台车的生产信息,由总装车间生产作业员在完成每辆车的生产过程后及时填写,然后每个班后通过扫描输入到计算机系统中。该公司每年约产50万辆车,每车一卡。由此该卡信息的形成有原始性好、即时性强、数据量大、用户多等特点,历来属于公司质量部门管理。然而去年下半年,该公司领导提出了将该卡纳入上海通用档案管理系统(SGM-AMS)的要求,总经办档案室经过认真讨论,欣然接受了这项任务。承担该公司档案管理系统研制任务的北京量子伟业公司同时研制了新的流程卡管理子系统。

为了探索上述做法的合理性,我们将该流程卡称为“泛档案”。原因是“两难”:其一,将该卡纳入档案系统吧,可谓“名不正”,因为它不属于传统的归档范围,归档有“乱搭车”之嫌。更何况其信息量巨大,弄不好会烧香赶走和尚----喧宾夺主。其二,不让纳入吧,又“言不顺”,因为它是追踪、监督、控制、查询车辆生产过程,对生产流水线进行质量控制的有效工具,又是电子信息,具有很大的潜在利用价值。为了更好地贴近一线,服务生产,该公司档案干部自我加压选择了同意。对于大家的事业心和开拓精神,笔者深表赞赏。同时,也希望档案界密切关注一下“泛档案”现象。为什么呢?

首先,“泛档案”可能成为档案家族的“新秀”。

“泛档案”一般指具有档案价值,但是还未被列入归档范围的“编外”档案。

众所周知,证据价值是档案的基本价值。然而并不是所有有证据价值的文件都能成为档案,这要取决于文件材料证据价值的大小和作用时间的长短,例如我们一般将反映单位重要活动和保管期限在15年以上的文件材料列入归档范围。然而什么是“重要活动”,就很值得争议:流程卡见证每辆车的生产过程,一辆车的生产确实非常“微观”,算不上“重要活动”,然而所有“微观”加起来就是“宏观”,它直接反映了汽车制造业最重要活动----“制造”。传统归档范围偏好于宏观,如企业发展规划、财务年度报表等。其实这种“宏观”的信息往往带有很强的人为痕迹,甚至被注入诸多水分,也可能不是真正的原始信息,因此并不受计算机技术的青睐。计算机偏好于对浩瀚的微观信息进行分析加工,形成反映生产、工艺、质量、成本、人力等管理活动的规律性信息,进而提炼为知识类信息,它是辅助企业管理和决策必要依据。因此,微观信息有可能成为现代企业的优质档案资源。过去由于受保管空间的限制,档案部门不能接纳微观信息,如财务档案只能接纳年报表和月报表,不能接纳日报表。如今计算机有海量存储的特点,为什么不能将归档范围“泛化”得“微观”一些呢?

再说保管期限。信息可分为三大类:一是沉淀信息,即相对稳定、作用时间长的信息,如企业规章制度、专利、文化、操作规程、生产工艺等信息;二是累积信息,即有较长时效、变化周期较长的信息,如人事、会议、审计、财务、市场研究等信息;三是即时信息,即变化迅速、作用时间短的信息。如生产、销售、库存、公关等信息。一般说来,沉淀信息和累积信息具有一定的时间跨度,反映了企业一段时期的发展变化历史和规律,具有长远的凭证价值,因此,我们将它列为归档范围,保管期限至少15年。而即时信息因作用时间短,通常被排除在归档范围之外。然而这有悖于档案的基本定义。《档案法》对档案的定义是“对国家和社会有保存价值”的历史纪录,并限定保存期限。15年算历史,5年甚至更短期限也可算历史,因此,我们不要过于迷信和拘泥于传统的归档范围。事实上形成于计划经济时代的企业档案归档范围,过多地参照了政府机关的归档范围,偏重于行政类公文,少有企业的特色,与企业的生产、经营、科研活动存在不同程度的脱节,造成企业档案“收者没用,用者没收”的资源结构性尴尬,同时也是档案利用率低,外界关注度低的主要原因。如果我们关注一下与社会、企业主要活动和中心工作密切相关的“泛档案”,档案工作也许会出现柳暗花明,海阔天空局面。

其次,“泛档案”中蕴藏着巨大的情报利用价值。

“泛档案”又指不具备完整的档案价值或非完整意义上的档案。

众所周知,档案按照其价值实现的性质可划分为“情报价值”(又称“参考价值”)和“证据价值”(又称“历史凭证价值”)。虽然证据价值是档案的基本价值,也是档案区别于其他文献的主要特征,情报价值非档案所特有。但是,由于情报价值也是档案价值,因此仅有情报价值的文件材料虽然不具有完整的档案价值,也可以名正言顺地列入档案收集的范围。

我国档案工作历来重视档案证据价值,而忽视或淡化其情报价值。其实对于现代社会来说,情报价值往往具有更强的知识性、传递性、时效性和广泛性,更受到管理者,特别是决策者的青睐。如将车辆生产流程卡中的信息汇总、归纳为经验或知识,可能会对企业制定规划、科学研究、经营管理、科学决策等工作产生频繁的利用价值。收集和开发档案的情报价值对档案工作裨益匪浅:其一,有利于将档案中的历史情报和现实情报结合,拓展档案的作用范围;其二,有利于增强档案干部的情报意识,将档案工作与社会、企业的发展更好地结合起来,使档案管理从静态转向动态、从滞后转向超前、从后台转向前台,进而从默默无闻转向有声有色。

值得一提的是,现阶段人类对电子文件的真实性、完整性、有效性的控制还面临诸多棘手的难题,电子文件还难以独立承担起“社会记忆”的历史使命,难以成为完整意义上的档案。由此,归档电子文件一般只有参考价值,充其量也只能算着“泛档案”。然而,鉴于电子文件具有存储密集、携带方便;制作简便、处理灵活;检索快捷、传播迅速;多元集成、生动直观等白纸黑字难以具备的优势。借助这优势,我们可以从根本上克服纸质档案制作难、整理难、查询难、传递难的问题,使档案管理和利用手段发生质的飞跃。因此,关注这一领域的“泛档案”对于改善档案资源的数量和质量,扩大档案的共享利用,提升档案工作的社会地位都有不可估量的深远意义。

其实,从理论和实践上将档案的概念泛化是一个很大的命题,因为它是时代发展的需要。随着现代社会活动范围的拓展和信息技术的腾飞,档案与非档案之间的界限必将越来越模糊,“泛档案”就在这片模糊区域内。然而值得关注的是,它是社会信息的“大户”,也是一块肥沃的处女地,等待着我们去开垦,去覆盖,去驾驭,因此,它是档案信息资源建设的新兴增长点,也是我们档案事业发展的机遇和挑战所在。

现代社会各专业学科相互交融和交叉的趋势越来越明显,许多有竞争力的行业和专业人士都在选择角色反串,如歌手当演员,演员当主持人,主持人参加舞林大会……,又如图书馆在收集老照片、传媒界在收集口述档案,以“实话实说”著名的节目主持人崔永元从“说实话”改行为“收实话”,他收集的数字化口述档案据说已经达几百个G,其对象涉及老演员、老战士、老外交家、老音乐家、老画家等各界人士。时至今日,我们档案工作者为什么就不能越雷池,搞一点“主业延伸”?事实上我们已经迈步了,如向社会开放政府现行文件原本不是档案工作的职责,如今各级档案馆都承担了,并且已经取得很好的社会效果。现在的问题是如何再结合各行业和机关的特点,将归档范围再延伸一些,使我们在种好自家“三亩四分田”的同时将档案收藏的目光投向更广阔的新兴领域,使档案“收、管、用”的范围也来一番与时俱进。

话还要说回来,探索“泛档案”不能搞成乱归档,档案工作毕竟是一项严肃的执法行为,大胆探索还需以科学论证和谨慎选择为基础。要选择具有潜在价值的优质资源纳入“泛档案”还需要练就一副鉴别的火眼金睛。同时,管理“泛档案”,还须与完善制度职责、配制人员设备、建立激励机制等保障措施结合起来,否则也难以做到长效管理,当然这是需要档案部门和分管档案工作的领导考虑的问题,本文不再赘述。

2009-03-13
 
 
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