论在高校推行现行文件服务
 
四川外语学院档案馆 周正容
一、概况
1、 现行文件利用工作现状
在我国许多省市都已开展了现行文件利用工作,一些地方档案部门也采取各种方式尽可能地方便普通老百姓查阅“红头文件”,普遍受到广大人民群众的欢迎,呈现出良好的发展态势。2001年,国家档案局提出:“地方档案馆在面向社会和群众有准备地开放现行文件,增强老百姓对党和政府的信任,给老百姓带来真正的实惠。”实行现行文件的公开服务,架起了党和政府与人民群众之间的联系的桥梁,它不仅满足了人民群众对信息的需求,而且增加了职能部门工作的透明度,使其有利于接受社会监督,其中更重要的一点是实现现行文件公开服务,能简化职能部门的办事手续,提高办事效率,使其能更方便、更快捷地为人民服务。开展现行文件服务工作是档案部门实践“三个代表”重要思想,为广大人民群众了解党和国家方针政策开设新的窗口,这对于密切党和政府与人民群众的联系,维护群众的合法权益,推进高校校务信息公开具有积极的意义。
2、现行文件的定义
按照文件的运动周期理论,文件运动周期分四个阶段,即文件的产生阶段、现行阶段、半现行阶段、永久保存阶段。现行阶段是指文件正在运转、传递、执行阶段,半现行阶段是指文件进入档案馆保存之前的阶段,在我国通常是保存在机关档案室中。永久保存阶段是按照档案工作的有关规定将有保存价值的文件移交到档案馆保存。目前,各高校档案室(馆)保存的档案文件大部分都是半现行文件。
3、现行文件开放的意义
一般来说现行文件在其形成的前5年利用率最高,以后逐年递减,而在进入档案馆形成档案后须30年才向社会开放。在档案封闭期期满之前,一般人是无法利用的,致使许多利用者无法查到所需信息,同时也影响了一些重要信息的利用率。为了解决这一矛盾,需要在一定程度上开放现行和半现行文件信息,在国际上也是通常的做法。像瑞典、日本、加拿大等国家制定了情报公开制度,要求政府机关档案文件在移交档案馆之前必须向社会各方面公开提供利用,保障公民对行政信息的知情权。在我国务行业、各单位也可借鉴,现行文件公开服务也不例外。而在高校,现行文件是在各职能部门。学校档案室(馆)保存的主要是半现行文件,这些文件从形成到在档案室(馆)集中保管期间仍有较长的时滞。我国现有政策通常要求,文件形成与处理部门在文件形成的第二年元月底以前(部分高校要求次年的六月底之前),将前一年的文件向档案室(馆)移交。在实际工作中,相当多的单位在归档时间上只有滞后,而少有提前,这一时间规定,使高校档案室(馆)在工作中只能提供半现行文件而不能满足社会大众对即时性信息利用的要求。如果档案室(馆)在文件运动的前期阶段就对文件进行控制,使办理完毕的文件能够及时收集到档案室(馆),以其现行与半现行文件形式对外开放。因此,在高校成立现行文件服务中心,有着极其重要的意义。
二、政务公开、校务公开与现行文件服务
政府信息公开是指政府及其部门通过多种方式公开其政务活动,允许用户通过查询、阅览、复制、下载、摘录、收听、观看等形式,依法利用各级政府部门所控制的信息。总体原则是凡法律未明文禁止其公开,而公开后又不会对国家造成损害的一切与公众切身利益息息相关的政府信息,均应纳入政府信息公开的内容范围。
为了深入贯彻党的十五大关于加强基层民主政治建设的精神,落实全国教育工作深化改革,全面推进素质教育的精神,从中央到地方,推行政务、校务公开工作是新的历史条件下学校民主政治建设的新发展,是教职工在学校的主人翁地位、民主权利的又一实现形式。校务公开,加强了学校与社会各界的沟通,也加强了与教职工及学生的沟通。让各直属单位、各级部门了解和掌握了学校各项工作情况和动态,让群众监督检查学校的各项政务,调动社会、学校教职工及学生的积极性,推动学校教育事业的改革和发展。档案室(馆)作为档案信息资源的收集和管理者,提供现行文件服务是适应校务公开的趋势,也有助于推动档案事业的发展。
三、推行现行文件开放服务有利于档案事业的发展
档案事业赖以存在和发展的社会基础是社会对它的需求和它能满足于社会对档案信息的需求程度以及由此产生的社会对档案事业的支持度。高校档案室(馆)开展现行文件服务不仅可以扩大档案室(馆)的职能,增强档案工作的社会影响,提高社会成员对档案工作的支持力度,同时还可以提高档案的利用率,促进档案事业的发展。
1、拓宽档案室(馆)职能,提高档案利用效率。档案室(馆)为教职工及学生提供所需的现行文件,如果能使他得到所需要的信息,加之又方便快捷,就会形成习惯,常常会想到到档案室(馆)获取信息,同时也提高了档案利用率。
2、 通过为广大教职工及学生提供现行文件服务,可扩大档案室(馆)工作的影响,增强人们对档案工作的支持及自身的档案意识。如果现行文件收集齐全,宣传适度,服务周到,咨询耐心细致,就可吸引更多的利用者。
3、 通过提供现行文件服务,可以进一步了解各种文件的利用情况和质量,为指导各职能部门文件整理和对馆藏优化提供依据。档案室(馆)开展现行文件利用工作是改变社会对档案工作的需求,也是档案工作的创新,更是档案服务机制的一项重要举措,是改变档案工作不受重视和被动服务局面的重大变革。
四、现行文件收集范围和程序
除党和国家机密、法律规定、学校按规定需要保密的事项和科技商业秘密,凡是涉及高校改革发展、建设的重大决策、事关师生员工民主权利、切身利益、群众关心的热点、焦点问题,政策规定,以及上级主管部门要求公开的事项,原则上都可以公开。比如,以往的“红头文件”只在党政、各单位之间流转、传递,老百姓看不到,而改革体制、房改、土地征用、养老、医疗、拆迁安置、劳动就业、灾情疫情、突发事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的。都应提供给公众查阅。公开的程序:(1)原则上应遵循确定内容、审查把关、组织实施等程序,要坚持先研究后公开的原则;(2)公开的事项,必须经过学校主管领导阅查审核;(3)各单位、各部门将材料上报校办;(4)定时将公开的文件目录报告主管领导。
五、提供现行文件开放服务工作的实施
选择档案室(馆)作为现行文件公开服务的承办单位,充分利用现代化信息技术和校园网络,建立一个已公开现行文件利用的电子网络平台,全面提高现行文件的收集、整理和管理水平,为教职工提供更快捷、更全面、更优质的现行文件服务,让更多的老百姓更轻松地实现与“红头文件”的零距离接触。建立现行文件服务中心,使档案部门成为学校档案信息服务工作的“载体”,是联系广大人民群众的“桥梁”,是校务公开的“窗口”。
1、管理体制科学化
现行文件服务工作是一个系统工程,是档案工作职能的拓展和延伸,把现行文件服务中心列入档案室(馆)的内设机构,确定编制,配备相应人员,为现行文件服务中心的建设提供有力的组织保障。
2、文件内容系统化
现行文件服务中心不但要收集上级党政机关、权力机关、行政机关、司法机关形成的要求不涉密的正在贯彻执行的政策性、法规性、公益文件,还要收集学校党政职能部门形成的现行文件以及一些二级单位形成的一些公告性文件。
3、管理机制规范化
现行文件服务中心要逐步建立建全现行文件的收集、审查、鉴定、管理、统计、保护、利用一系列规章制度和业务标准。文件鉴定应由学校及党委办公室担任,准确划定向社会开放的文件范围,确保不失密、不泄密、不扩大控制知晓事项的范围。也可采用计算机网络定期公布现行文件开放目录,条件成熟后可建立全文数据库,通过网上查询,提高效率。
4、对信息利用情况进行分析研究
有了稳定的信息来源,提高现行文件利用质量和效率成为关键因素。随着社会对现行文件需求的增加,档案室作为承办单位应全面系统地收集反馈信息,研究现行文件的内容及利用情况,配备业务水平高、政策素养好的人员,最大限度地满足教职工及学生各方面对现行文件信息的需要。一是加强基础建设,做好文件的加工整理、分类、编目、检索等工作,对文件信息进行深层次加工;二是要提高服务的针对性,充分了解社会需求,做好调研工作。
5、现行文件服务有多种形式
阅览服务,就是设置现行文件阅览室,向外提供现行文件服务;网络服务,是围绕党委、行政的中心工作,把各部门的工作动态、社会热点、焦点问题,研究现行文件汇编、编写参考资料等,为利用者提供现行文件服务;咨询服务,就是根据利用者的要求,以现行文件和有关资料为依据,通过综合分析,以解答问题的形式向利用者提供现行文件服务;定点服务,是在档案室以外设置场地,以展览、橱窗等形式向利用者提供服务。
六、做好现行文件利用中的安全工作
现行文件在运行中应注意安全问题。现行文件中心在对文件收集、组卷、归档中还存在不及时、不齐全、不科学、不规范现象,致使文件的准确性、时效性难以保证,同时,现行文件归档范围大,涉及问题多。随着电子档案的产生,对于这种新型载体下档案信息的保密工作提出了许多新的课题。因此要做好保密工作就极为重要。
1、首先要建立和完善一整套科学的收集、登记、造册、立卷、归档以及开放利用制度,特别是对涉密文件要进行科学分类,单独组卷存放和管理,限权利用。
2、现行文件进行定期或不定期鉴定,以确定文件的保密价值,该解密的及时解密,以便更好地开发利用。
3、加快发展保密技术,做好电子档案技术防范等管理。
4、加强保密宣传教育工作,提高涉密人员特别是领导干部对保密工作的自觉性,自觉执行规章制度,确保档案信息保密工作落到实处。
结尾
随着市场经济的发展和科学文化建设高潮的到来,学院各项工作对档案的需求在内容上越来越广,在利用频率上越来越多,越来越快,在服务方式上越来越活,为此高校档案部门要紧跟时代步伐,抓住机遇,加快档案工作的发展步伐,改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一、被动的服务方式,按照“坚持创新,突出服务”的思想,加强档案部门的业务建设,根据高校教学、科研工作的需求,提供编研资料和科研信息,改进服务方式,提高服务水平,最大限度地满足高校发展对档案信息资源的利用需求。
当然,要真正实现档案文件的公开,我们还有许多工作要做。首先要完善发展档案学理论,同时要通过立法建立档案文件公开制度,改革档案管理体制,并赋予档案行政管理部门统一管理文件和档案两项工作职能,构成一个从文件的形成,到现行、半现行文件管理到档案管理的系统工程,这样有利于档案工作的前端控制,有利于档案收集完整及安全,避免各自为政,信息闭塞,甚至使档案成为某些人的私人物品。也有利于群众更方便地获取信息,实现资源共享。
参考文献:
1、王协舟、陈艳红:“论现行文件公开服务及其存在的问题与对策”《档案学通讯》2003.2 P17
2、马玉玲、张晓霞:“论高校档案工作的创新”《档案学通讯》2003.3 P94
3、刘国华:“开展现行文件服务发展档案事业”《档案学通讯》2004.3 P86
 
2008-02-25
 
 
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