新时期高校科研档案管理工作若干问题探讨
 
连 念 翁勇青
   科研档案是科研活动的历史记录,它记载反映了科研活动的过程和成果,是储备科技信息和科技知识的主要载体。随着我国科教兴国战略的大力实施,高等学校特别是综合性大学成为我国科研活动的主力军,教学科研成了高校的两大中心任务,高校科研运行机制也发生了新的变化,科研档案工作在高校档案工作中占有越来越重要的位置。但是在这一新形势下,高校科研档案管理工作也显现出诸多与之不相适应的地方,本文拟就其中若干问题进行分析探讨。
   一、高校科研档案收集归档组织模式问题
   科研档案收集归档难是高校科研档案管理工作中存在的老大难问题。一方面体现在部分科研人员由于担心自己的科研成果被泄密或受经济利益驱动等原因寻找各种理由拒绝归档或将核心技术档案据为已有,造成归档难;一方面体现在课题成果鉴定验收后,在申报评奖或成果推广转化中形成的档案材料由于形成周期长、不定期,造成归档不及时,材料不完整。
   目前,高校科研档案收集归档组织模式大体有两种。第一种模式是高校档案部门直接面向科研项目(课题组)验收收集科研档案;第二种模式是项目(课题)结束时,先由本单位科研管理部门对项目(课题)档案进行检查验收,然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案管理部门移交归档。经过对清华大学、南京大学等十几所大学的调研,我们认为第二种模式更有利于科研档案收集归档的及时有效与齐全完整。这是因为此种模式易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理;作为科研活动的管理部门,科研项目从申请课题、经费审批、下达计划任务书、科研计划进度检查以及成果验收、上报登记评审科研成果等阶段无一不在科研管理部门的监督管理之下,因此,对于科研档案的收集归档,科研管理部门易于介入并进行有效的监管。而第一种模式,由于档案部门与科研项目活动诸环节无紧密的业务联系,对科研项目的进展也无直接渠道进行了解,也没有有效的监控制约措施,虽然,“四同步”管理中规定档案部门必须参加重大科研项目鉴定、评审工作,归档不完整、不齐全的项目材料,档案部门有权拒绝出具证明,科技管理部门不予组织鉴定。但具体操作起来,有很大的难度,一则参加鉴定会牵涉到档案人员的专业知识所限以及劳务费发放等经济利益;二则当前学校重视的是课题项目的申报、评比,追求的是项目数量、经费的增加,要求全校各部门一切要为此服务,档案部门怎敢为归档的不完整而影响课题的申报鉴定评比,更何况现在很多省(市)已取消此规定,因此,档案部门介入“四同步”管理并不切合实际,同时,也就经常形成档案部门三番五次向课题组催收科研档案都无结果,或者归档的科研档案案卷质量较差,致使高校科研档案归档工作有时处于失控状态。例如,现在有的经费课题,出资人并未对档案的形成完整等有要求,课题组不需出具归档完整证明即可鉴定验收,由于没有验收归档环节的控制措施,常常发生课题组不交档案的情况,若采用第一种模式,此时档案部门也无办法,而若采用第二种模式,学校科技管理部门在订立课题合同时就可加入关于档案归档的条款,并在经费下拨、项目进度检查等阶段,控制该档案的归档。
鉴于此,2003年山厦门大学档案馆制定,并以学校名义颁发的《厦门大学科学研究档案管理规定》文件中规定:(1)坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度,科研课题一经批准,课题负责人即向科技处或社科处科研档案管理人员办理预立卷手续,领取科研文件材料积累袋等材料。(2)课题完成后,课题负责人应按要求组织整理好“科研准备工作卷”和“研究实验工作卷”两部分材料,向科研处或社科处办理材料归档手续后,才能申请鉴定或专家评审。课题通过技术鉴定后一个月内,应向科研处或社科处办理“总结鉴定验收卷”的材料归档手续。在办理移交手续时,需填写归档说明书、卷内目录、备考表,未办妥文件材料归档移交手续,不予进行科研成果登记与报奖。如有“申报奖励工作卷”、“推广应用工作卷”的文件材料,课题组也应随后及时向科研处或社科处归档。(3)科技处、社科处的专(兼)职档案员应在次年六月底前,将上年度应归档的科研档案,集中向学校档案馆移交,移交时填写移交目录一式二份,双方各执一份。
二、高校科研档案归档范围调整问题
   随着改革的发展,高校科研项目和经费来源发生了新的变化,在计划经济时代,高校科研项目数量少,且主要是从事基础性、理论性研究,一切经费来源于政府部门,科研档案归档范围容易确定,如今在市场经济体制下,高校的科研项目和经费渠道越来越多,不仅来源于政府,还有大量项目来源于企业、社会资助及其他渠道。高校科研项目和经费来源及数量等的变化,使得高校科研档案的归档范围标准出现了新情况和新变化。
1、如何确定归档课题项目档案标准
何种标准的课题项目档案才归档,由于高校科研档案价值内涵的丰富性和结构层次的多维性,各高校间并不一致,有依金额来定,有依项目级别来定,有依经费来源来定,但这些标准都有问题,例如以金额标准来说,有的高校档案部门几千元标准的课题项目档案就接收,有的高校档案部门几万甚至几十万元标准的课题项目档案才接收,这之间是否有一个客观价值与标准问题。几万元标准的课题项目档案未进馆,是否是国家档案信息资源的损失,几千元标准的课题项目档案就进馆是否对馆藏库房、设备、人力的浪费,而且对于文、理、工科课题项目以及基础性项目和应用性项目等来说,经费金额大小差别巨大是客观存在的,文科课题几千元就不容易,理工科几万元尚还是很小的课题。其他以项目级别、经费来源等作归档课题项目鉴定标准都存在类似问题。为此,高校档案部门应该加强科研档案价值鉴定工作的研究,这也是高校科研档案业务建设的一项重要内容,鉴定工作的好坏不仅直接关系到科研档案的完整性和准确性,而且在很大程度上影响着高校科研档案价值的实现。当前还没有高校科研档案鉴定的固定标准方法,各高校应该按照档案价值鉴定理论中的效用原则、存史原则、经济原则等进行多层次的鉴定,包括归档鉴定、进馆鉴定、开放鉴定和存毁鉴定,并尽早制定一份操作性强、更明确的科研档案归档范围与鉴定标准。
2、科研实验阶段过程性材料如何归档
按照高校档案工作规范,实验工作阶段的各种实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录、数据处理材料等都应永久保存,而一个课题的这些材料可能就达几十卷甚至上百卷,对于许多综合性大学来说,每年的科研课题多达几百项甚至几千项,如若按照规定都接收进馆永久保存,这大大超出了档案库房的承受能力,因此在实际工作中档案部门常常不接收这部分档案,但是这些数据有些又是很重要并且不可再现的,如天文、气象、水文、地质等原始记录,因此有必要在理论规定和实际工作之间寻找一个归档的折中办法。
3、社会科学研究档案是否归档
这个问题的提出涉及到科技档案与科研档案概念如何调整规范。我国科技档案管理学对科技档案的定义为:科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件材料,1980年《科学技术档案工作条例》第一章第二条也界定了科学技术档案的范围,此二者定义都未将社会科学研究档案列入其中,但是经过近年来的工作实践,特别对于高校的档案工作实践来说,未将社科档案列入高校科学技术档案工作是很不妥当的,故此,高校档案工作中对于此类科学研究档案一般不称科技档案而称科研档案,从而将社科科研档案也纳入高校科学技术档案工作范畴中。
三、科研档案开发利用问题
科研档案的开发利用是科研档案工作的终极目的,理论上说,作为高新科技信息和科技知识主要载体的科研档案开发利用应该受到人们的高度重视与运用,但目前高校档案部门对科研档案“重保管、轻利用”的观念做法还普遍存在,而且绝大多数的高校科研档案利用状况令人堪忧。一般利用者只是通过利用科研档案中的奖状或鉴定证书所起的凭证作用,达到评定职称、申报课题或编写本单位科研史等目的。利用方式单一,利用人次低,利用效果不良的问题十分突出。造成此种状况的原因主要有以下几方面:
1、科研档案不含核心技术
现在已归档的科研档案中的科技文件材料,大多数是为通过成果鉴定、报奖后归档的。案卷中只有来源性材料、成果性材料、鉴定审视性材料,缺少核心技术材料、工艺技术材料的科研档案不在少数。这样欠完整、不系统的科研档案必然影响到科研档案的开发利用状况。
2、科研档案的价值及其实现特点
科研档案的价值是由凭证价值、信息参考价值、现实使用价值、历史研究价值几方面构成。科研档案的价值特点决定了科研档案以及档案部门开发利用科研档案的方式。由于科研档案的信息参考价值和现实使用价值的实现受到知识产权保护的影响,档案部门开发利用科研档案的信息参考价值和现实使用价值有许多法律法规的限制,容易造成泄密和侵犯知识产权的行为,而且大多数高校档案部门都无法实现科研档案信息开发的有偿利用。因此,档案部门对于科研档案多着重于其凭证价值和历史研究价值的实现,对开发利用其信息参考价值和现实使用价值兴趣不大。
3、新的科技体制影响着科研档案的开发利用形式
科研档案的开发利用是科研开发活动诸环节中的一环,必须依靠科研工作者、科研管理部门和档案部门共同努力来实现。随着科技成果转让机制和技术市场的形成,科研档案所有权转让成为科研成果开发利用重要的新方式,但是,科研成果转让转化首先应由科研成果所有权人和科研管理部门来推动实施,在此活动中档案部门着力点不多,这也是形成高校档案部门对科研档案“重保管、轻利用”观念做法的原因之一。
基于以上几方面原因的考虑,笔者以为目前档案部门在科研档案开发利用工作中较实际的做法:一是科学完善地建立多种检索工具,最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学,用户查询档案时间就越短,查全率、查准率就越高,就能更好的服务于学校的科研工作。二是适度开展科研档案的编研工作。可以根据客观实际需要,利用科研档案实体,就某一专题进行系统的较深层次的加工,用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料,把静态的档案汇编成动态的活信息。
 
2008-02-25
 
 
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