论高校档案网络信息平台建设
 
山东大学威海分校 司献英
一、高校是向社会输出高技术含量信息的重要基地,高校档案网络是高校向社会发布信息的重要平台。
高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是高校创造性劳动的凝结。档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。因为高校集中了大量的高素质人才,掌握着大量的学术前沿信息,从而使高校逐步突破了教书育人的传统定位,成为向社会输出高技术含量信息的重要基地。随着科学技术对社会发展的贡献率越来越大,“科学技术是第一生产力”越来越成为现代社会的共识,世界各国对高校科研工作及其科研成果的利用开发也越来越重视,使高校成为社会进步的科技桥头堡和助推器。今天我们人类已经进入一个信息化的时代,现代信息传播学研究成果表明,要充分发挥信息对社会的推动作用,除了要重视信息的开发环节,还要重视信息的发布和传播,否则,即使是再高价值的信息如果不能及时的发布和广泛的传播,那也是死信息、无效的信息。高校档案工作是办好学校、发挥高校社会职能的重要基础工作之一,高校档案网络是高校向社会发布信息的重要平台。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构,更应该是高校教育、科研信息采集、整理,从而向社会发布信息,发挥高校科研先导作用的重要媒介。要实现高校科技桥头堡和助推器的社会职能,就必须重视这一信息平台的建设。现代信息技术的飞速发展,把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段,因特网和中国教育科研网以及高校校园网迅速的建设,给高校档案工作提出了严峻的挑战,也为高校档案馆网络化建设带来了难得的机遇。
随着高校规模不断扩大、办学水平不断提高,高校越来越成为人才资源、科研资源的高集中区,它不但发挥着传统的解惑、传道、授业、培养人才的职能,同时也担负着重要的科研任务,是知识创新、增长的基地,有大量的科研、学术资源输出。但是,由于受传统信息采集、发布、传播技术和手段的制约,每年高校广大师生经过刻苦的科研取得的成果,却只是表现为一些只有当事人及极小的一个圈子的人有所知晓的文字和数据,被保存在档案馆里。现代信息传播学揭示采集、发布、传播、吸收和转化是信息运动的基本环节,当信息不能被有效、及时地采集、发布、传播、吸收、转化的时候,信息被称为死信息,是无用的信息。可以这样说,现在每所大学的档案馆里都保存着这样的大量的死信息,高校师生的大量学术论文、各种报告、成果由于没有得到及时、广泛的传播、发布而被积淀下来,如果不能被充分的利用,既是学校资源的巨大浪费,也是社会资源的巨大浪费,《普通高等学校档案管理办法》(教育部令第六号)第三十四条规定:“高校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。”要发挥高校的学术资源,使其转化为现实的社会生产力,高校档案馆是重要的媒介和平台,高校数字化档案信息可凭借信息网络作为传输途径,任何人通过信息高速公路中任何一点、任一终端即查阅到自己所需的档案信息。要充分发挥高校科技桥头堡的作用,就必须加强高校档案馆的建设,尤其是档案馆网络化的建设,使之成为高校信息输出和社会采集信息的畅通的通道。
二、高校具有档案管理网络化的优越条件。
第一,具有丰富的电子信息资源。高等学校一直是科学发展的前沿领域,在接触新知识,获取新信息方面,高校档案部门有着得天独厚的优越条件。计算机在高校档案管理中得到广泛应用。高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息,进而产生了数字化档案。第二,具有发达的信息传播网络。许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。既节约了经费,又赢得了时间。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。第三,高校档案馆自动化建设初见成效。由于具有丰富的电子资源和发达的网络,高校档案馆自动化建设经过多年的努力有了较快的发展,许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。档案数据库建设也具备了一定的规模。第四,拥有一批素质相对较高的档案管理人才。所谓近水楼台先得月,一方面,高校作为教育和科研基地,拥有一批受过系统、专业教育、训练的人才,为高校档案管理人员的选择、录用、培训提供了较好的环境。另一方面,高校计算机的广泛运用和网络的迅速发展,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
三、高校档案馆网络化建设中存在的问题及发展方向。
虽然高校档案馆网络化建设对于高校信息资源的利用具有重要作用,并取得了很大的发展,但在许多方面还需要改进。第一,对档案工作重视不够,信息采集、整理方面存在很多问题。《普通高等学校档案管理办法》第十九条规定:“高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。”《普通高等学校档案管理办法》第二十六条规定:“高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为已有。对于个人不在其非职务活动中形成的重要文件材料,高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理”。但是,许多高校距离这一要求做得还远远不够。由于对档案工作重视不够,高校档案信息的采集面窄、信息不完整的种种缺陷,各校建立的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,无法满足社会的要求。第二,网络建设参差不齐,标准化水平低。由于缺乏统一要求和有效地组织协调,各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。第三,网络封闭,资源共享性差。网络之优势在于其开放性、共享性,由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散领导的管理体制,无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、目我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,不能充分发挥档案网络优势,信息共享程度差。大多数据库仅仅供本单位使用严重地影响了数据库的利用率。由于不对社会开放,从而也失去了档案网络沟通高校与社会的信息平台作用,档案网络化建设的效能也大打折扣。而目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求,无法实现实质性的资源共享。因此,建立高校档案馆网络化协调机构,制定一系列有实际约束力的规范和标准,改革当前的条块分割、各自为政的局面,建立一个系统、统一的全国高校档案网络,真正实现高校档案信息资源共享。在这一建设中,尤其要注意加强标准化建设。通过制定共同遵守的各项标准,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文献标引的标准等,建立标准化的数据库。同时,要充分利用高校资源优势,开发馆藏资源,加强数据库建设。全面实现资源共享,为高校及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。
(牛角摘自《档案学》2004年第5期)
 
 
2008-02-25
 
 
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