高校档案开放利用应注意保护个人隐私权
 
纪晓群、苏卫平
个人隐私权是指公民享有的私人生活安宁与私人信息依法受到保护,不受他人非法侵扰、知悉、搜集、利用和公开等的一种人格权。与公民隐私权有关的档案种类繁多且载体各异,既有纸质档案、声像档案,还有电子档案。
高校档案中涉及个人隐私的部分,主要是教工、学生的人事档案。另外,教职员工任职期间的个人资料在公务档案中有所反映,如特聘教授岗位评聘申报材料、出国人员申报材料、违纪处分决定等;学生的在校学习成绩、操守表现、违规记录、论文评议书等内容,在学籍卡、学生成绩册、校内文件、研究生论文等档案中都有所反映,高校名人档案的收藏范围,尽管侧重于名人的业绩方面,其中也有涉及个人隐私的内容。
一、目前的状况
在高等学校,利用人事档案有严格的规定,只有特定的人因为特殊需要,得到有关部门的允许后才能利用。对于学籍档案的开放利用,也有严格的手续,必须是当事人自己或经当事人授权代查,才可以调档。尽管,个人隐私权观念还没有深人人心,对人事档案、学籍档案的控制利用只是参照国家档案法保密规定执行,但是,上述控制开放的行为,实质上就是保护个人隐私权。
令人担忧的是,在解密或公开的档案中,在现行文件的开放利用中,有部分档案涉及到个人隐私,高校档案馆没有采取必要的措施来保护个人的隐私权。在档案信息网络化服务中,用户的利用权限主要根据档案密级来设置,保护个人隐私权问题还没有引起足够的重视。
二、面临的困难
1、缺少相应的保护细则
目前,我国法律还没有明确把隐私权作为一项具体权利的法律规定,对隐私权保护的水平比较低。《中华人民共和国档案法》中也没有关于保护隐私权的专门条款,但是在该法的第21条、第22条中暗含了隐私权问题,第21条规定:“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益”;第22条规定:“集体所有的和个人所有的档案,档案的所有者有权公布,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。”
《中华人民共和国档案法》是从全局出发,在宏观上概括性地指导,《中华人民共和国档案法实施办法》对隐私权问题没有做更加详细的规定。根据《各级国家档案馆开放档案办法》第2条规定:“各级国家档案馆保存的档案,一般自形成之日起满三十年向社会开放,经济、科学、技术、文化等类档案,可提前开放,涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,可自形成之日起满五十年开放。”其中,对涉及国家重大利益的档案进行期限控制,对涉及个人隐私档案的开放时间却无明确规定。所以,档案开放利用中,在如何保护个人隐私权方面,我们现在面临的困难就是:缺少相应的实施细则,实际操作困难。
建议在档案立法中,对隐私权问题,有更加系统、全面的规定,列出详细、具体的条目与众多的档案内容相对应,这样,档案人员鉴定档案里是否涉及个人隐私权问题、是否要控制开放、控制到哪一级,才能够统一标准,且便于操作。
高校档案工作中,常常会碰到这样的情况:在校内发文中,校决定、校通知是对全校公开的文件,但是,其中有关个人违纪处理等方面的文件,一旦作为档案保存,是否能够对全校公开?特别是有的学生曾经受到违纪处理,后来因为改正错误、表现良好,被撤消处分,这些相关文件尽管当时是校内公开的,但是一旦过了事情发生的时间,被作为档案保存在档案馆里,那么这些文件档案是否属个人隐私范围?还能够在校内开放利用吗?如果控制开放,将控制多长时间为宜?这些问题,如果有相关的隐私权保护细则可以参照,将会迎刃而解。
2、用户权限的设定难
利用权限的设定,难就难在:是按职务级别确定利用权限,还是按职责范围确定利用权限。高校电子办公系统一般是按职务级别划分使用权限,这是为了学校管理的需要,不是单纯的文件利用权限,更重要的是对文件的审核、签发、批示等多种权限,所以,不能把电子办公系统的用户权限简单地等同于档案用户权限。高校的档案,不仅包括文件材料,还有教学档案、科研档案、人事档案、学籍档案等多种类型,高等学校对于各类档案的开放利用有相应的规章制度,不同的用户权限有别,但是,对于其中涉及个人隐私的档案,用户权限如何设置仍然是个空白。
三、解决的对策
1、建立个人隐私制度
对如何收集个人档案,什么内容的个人资料能够存储,收集到的个人档案如何开放利用等应该作出详细的规定。
对不同主体在搜集、利用个人档案时所必须遵守的规定作出详细的要求。任何档案的公开都必须有完整的记录,对公开的时间、性质、目的和对象都必须有清楚的记载。如果公开的档案最后证明没有公开的必要,而且由于这种公开给被公开的个人造成了物质或精神上的损害,做出档案公开的机构或个人应当就自己的过错或失职行为承担相应的法律后果。如编写传记需查阅某人的档案,一定要经过本人或遗属同意,而且要有主管领导批准,才能调档;办理出国成绩证明,一定要本人亲自出面,或本人委托他人的手续齐全才可以代理。
对个人的档案应有知情权,必须有相应的程序和制度保证个人有权接触与其本人相关的档案,并且有权对错误的资料要求更正。
还应该制定相应的行为规范,要求档案人员遵照执行,采取一切措施保证个人档案的安全和保密。
当然,个人隐私只有在符合国家利益、公共利益范围内受到保护。国家利益、公共利益高于个人利益,个人利益服从于国家利益和公共利益,这是各国立法所共同遵循的准则。所以,应该明确在下列情形下,高等学校公开和利用个人的档案记录,不需要取得权利人的同意,没有构成对公民隐私权的侵犯,如国家安全机关、公安机关等部门为了国家利益、公共利益,必须调阅某人的记录;用人单位核实毕业生身份的真伪;各国大使馆、外国院校核实某人的学籍、身份等;
2、重新鉴定开放档案
过去,档案的开放利用在意识层面上对个人隐私权的注重程度不够,随着公众法律意识的不断增强,特别是档案数字化的迅速发展,在档案利用过程中,有关个人隐私的问题日益凸现,档案开放中的个人隐私权保护问题已提到日程上来。为此,应该重新鉴定开放档案,对涉及个人隐私方面的档案控制开放。
根据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》,高等学校档案馆可以结合本校的实际情况,进一步审定开放档案范围,重新鉴定馆藏开放档案,除了教职工、学生的人事档案、学籍档案外,对涉及个人家庭出身、个人简历、各种评价等内容的档案,严格控制开放。需要强调的是,高等学校的所有学生都应当享有隐私权,每个学生在校读书期间的学习成绩、操守表现、违规记录等与个人隐私有关的档案,不能随便公开。档案机构不得将学生在校读书期间产生的隐私材料透露给无关工作需要的人或机构,学生在校档案只能提供给需要知情的合法的利用者。
3、电子档案的个人隐私权保护
对于隐私权保护,电子档案比纸质档案的技术要求更高,纸质档案的最终开放与否,主动权还可以掌握在档案人员手中,一旦发现调阅的档案涉及个人隐私问题,即使档案目录中未注明控制开放,工作人员也可以采取临时措施,拒绝调档。而电子档案则不同,如果涉及个人隐私的档案没有权限利用控制,没有安全保护措施,一旦入网,则用户可以随意查阅,这是档案工作人员无法补救的。所以,需要加大档案信息安全技术的投人,为档案信息化进程提供强有力的安全保障。
首先,建立内、外两个网络管理系统,内部局域网负责本校办公自动化和馆藏全部档案数据库管理,外部互联网用于构筑信息发布和开放档案信息检索等功能的网站平台,外网服务器只存放开放的档案信息数据库。内、外网之间在物理上是断开的,完全阻断互联网上不安全因素对内网档案数据的影响。其次,需要建立对电子文件操作者的身份识别,对访问者设置权限控制。对于特殊用户,要根据职务任免情况及时更新用户身份,防止越权利用;最后,要设置操作日志,自动记录实施操作的人员、时间、内容等,为事故原因查询、预测及实时处理提供可靠的依据。另外,加强对档案数据库系统的维护管理也是必不可少的,这样才能保障档案数据库的绝对安全可靠。
档案开放既要维护个人的知情权,又要保护个人的隐私权,这是档案人的职责
 
2008-02-25
 
 
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