档案资源建设是学校档案部门的生命
 

上海交通大学档案馆馆长陈华新

档案资源建设是国家档案事业赖以生存与发展的重要基础,也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。正因为如此,我们这次研讨会的主题是:“档案资源建设是学校档案部门的生命,档案馆的立馆之本”。我们与会代表就是要从这样的认识高度,在研讨会期间认真分析高校档案工作的现状与问题,相互交流档案资源建设的经验,共同谋划高校档案资源建设的大计。下面,我就如何推进档案资源建设提出一些看法和设想,与大家一起讨论并请指正。

一、展望新世纪,高校档案资源建设正处在一个新的发展阶段

本世纪之交,面对全球经济竟争日益激烈的形势,党和国家及时提出了科学兴国,人才强国战略,为加快高等教育改革发展做出了一系列的重大决策和战略部署,努力把一个充满生机活力的我国高等教育推向21世纪。如果把上世纪九十年代初国家档案局开展的“国家级档案馆考评晋级工作”作为高校档案事业发展的重要转折点,那么,十多年来,伴随着高等教育改革发展,高校档案工作经历了不平凡的历程,谱写了高校档案资源建设历史上浓墨重彩的新篇章。

1.建立了具有我国高校特色档案资源建设的管理体制。上个世纪八十年代中后期,为了适应学校改革发展的需要,一批部属重点院校先后成立了档案馆,大多数学校也相继建立了综合档案室。按照《档案法》和国家教育部门有关高校档案管理办法的规定,档案部门既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。并对学校档案工作履行着统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导的职能。上世纪九十年代中期,一批重点高校档案部门在服务学校中心工作中寻求档案工作的切入点、结合点上取得了跨越式的发展,形成了一个职能相似机构合署办公、服务功能扩展、多馆并存、多学科并举、形式各具特色的学校档案文博管理体系。此举符合国家大部门体制改革方向,对国家档案管理体制改革也具有示范和参考作用。

2.开创了具有现代大学制度特点的规范管档的新局面。依法治档,规范管档,是对学校档案管理的根本要求。学校档案部门以党和国家有关档案工作的政策法规为依据,特别是在《档案法》和国家教育部门的《普通高校档案管理办法》颁布实施以来,依据这两个法律法规大力推进高校档案管理的建章立制工作:一是将档案管理制度纳入学校基础性制度之内。以学校名义颁发档案工作条例,作为学校管理的基础性文件具有相对的稳定性,需要长期贯彻执行,因而成为档案工作的纲领性管理文件;二是学校相关执行性文件覆盖了档案工作的方方面面,实现了每个档案大类都有相对应的管理制度,这是做好学校档案工作的制度保障;三是学校档案业务建设无论是各个档案大类及其工作各个环节,还是不同的档案载体,都有相应的业务管理规范,这些档案业务规范具有管理的科学性,与时俱进的时代性、行业管理的专业性等特点。

3.逐步改善了学校档案工作的条件,基本适应了现代大学管理的需要。档案是学校建设发展的真实记录,也是国家档案资源和信息资源建设的重要组成部分。近十年来,国家加大了对高校的投入,改善了学校办学条件,校园面貌焕然一新。高校档案工作基础设施建设得到了学校应有的重视:档案库房和办公用房的配置基本满足了档案资源建设的现实需求;档案安全管理采取了相应的措施;档案的保护和抢救得到学校财政应有的支持,馆藏特色逐步呈现多样性;逐步配置档案现代管理设施,档案部门的固定资产增长较快,基本适应了档案工作的需要;档案信息化建设总体上与学校信息化建设基本同步,迈出了可喜的步伐。

4.档案主动服务学校内涵建设取得了显著成效。历史能给人以智慧。我国高校档案资源丰富,是围绕大局、服务学校,开发教育文化资源的宝库,也是我们档案工作者的“金饭碗”。近十多年来,各校档案工作者以各种方式开发档案资源,取得了显著成效:一是立足盘活馆藏,大多数学校建立了校史博物馆或校史馆以及相关学科的专业博物馆,使之成为省市级爱国主义教育基地,充分发挥了饮水思源、爱国荣校的教育功能;宣传学校,走向世界的传媒功能;以史资政,咨询服务的参考功能;联络校友,支持办学的融资功能;传播知识、专业见习的科普功能。二是常规性档案利用频繁,档案服务的社会效益、经济效益日益显著,学校领导和教职工的档案利用意识日益增强。2007年国家有关部门对61个部属学校档案利用情况统计达28万多人次。三是档案史料研究、校史研究以及档案编研工作空前活跃,高校档案部门每年公开或内部出版专著近百部;一些档案史料、档案学术研究论文被全国人文社科顶尖杂志录用刊发,为学校人文社会科学的发展做出了积极贡献。四是立足馆藏,开发档案信息资源,举办档案文化、校史文化、名人档案、特藏档案等专题展览,受到学校广大师生的喜爱,不仅提高了广大师生员工的档案意识,又促进了和谐校园文化建设。

5.建立和培养了一支与学校内涵建设基本相适应的档案工作队伍。档案工作,人才为本。十多年来,各校档案部门在学校的支持下,采取了一系列措施,加强学校档案工作队伍建设。按照2004年全国高校档案人才建设学术研讨会形成的战略共识,不少学校档案部门大量引进硕博专门人才,其比例已达到40%以上。档案队伍专业面基本覆盖了档案管理与研究、史料研究、陈展设计、档案装裱、科技教育史研究、系统开发与维护、录像与编辑等;一支充满活力和具有自主创新能力的高校档案工作团队正在日益壮大;一批年富力强、富有改革创新精神的专门人才纷纷走向学校档案部门领导岗位,正在开创学校档案苑的“新世界”;积极鼓励在职职工攻读学位、短期业务培训、外出学习交流,加大学术压力和岗位压力,努力营造档案职工成才环境,使优秀人才脱颖而出;部分学校档案部门成功申办档案学硕士点,开始培养档案学科高层次人才,也成为高校档案部门内涵建设的新亮点。

二、历史如镜,高校档案资源建设的理性思考

要善于向历史索求智慧。高校档案部门十多年来改革实践和探索,进一步深化了我们对一些重大问题的认识:学校档案部门为什么要改革?要建设一个什么样的学校档案馆?如何建设具有学校特色的档案资源和档案服务体系等。要建设好学校档案馆(室),必须坚持高举中国特色社会主义伟大旗帜,确保高校档案事业朝着正确的服务方向不断向前发展;坚持贯彻落实科学发展观,以人为本,加大学术和岗位压力,保证高校档案事业持续、健康、协调发展;坚持档案服务体系建设,不断深化和扩展服务功能,为学校上水平和经济社会发展做贡献;坚持解放思想,改革创新,求真务实,使高校档案工作充满生机活力;坚持学校档案部门苦练内功,外铸形象,不断探索馆务精密化管理的机制。

回顾总结历史,要学会透过现象,抓住问题的本质,这就是在“事实”基础上“求是”。教育部有关部门负责人希望部属高校档案部门认真分析档案工作的现状,学校档案工作与高校整体发展有什么差距(包括人员素质、知识结构、年龄结构、馆藏结构等),从什么地方着手推动学校档案工作发展等问题。这就要求我们以党的十七大精神为指导,密切联系高校改革发展和档案工作的实际,把科学发展观这一战略思想放在高等教育发展的新阶段、面临的新问题和新任务中来把握,放在高校档案工作改革发展的历史进程中来体会,放在新世纪高等教育事业改革发展的方向、目标和使命中来思考。

1.档案队伍的现状与问题:据61个部属学校档案馆年报统计:现有职工712人,其中女性532人,占总人数的70%;硕博(包括研究生)学历者148人,占总数的20%、本科学历占51%;50岁以上人员占30%,35-49岁之间人员占51%,34岁以下人员占17%。这些数据表明:一是男女性别比例严重失衡,馆平均人数11.6人,职工数量偏少;二是档案群体学历偏低,专业人才、复合型人才少。特别是占51%本科学历者将主导今后档案工作发展的基本格局;三是年龄结构不尽合理,年轻人偏少。占30%的50岁以上者将在今后几年内先后告退,这正是改善学校档案队伍知识结构的关键时期。有些专家认为:档案人具有忠于职守,淡泊名利的优良品质,但思想观念保守,不能适应新形势、新任务的需要。有的档案人撰写论文或是学术交流发言,总是强调客观条件困难,就是不讲档案人的“思想困难”。也有专家认为,讲问题、讲困难是一些档案人是对档案工作现状有所反思的结果,也是档案人的一个进步。但最可怕的是少数档案人安于现状,不思进取,无所用心,面对档案工作发展的新机遇、新挑战、新思路、新举措,只会做“减法”,不会做“加法”。实践证明,高校档案工作改革发展的最大障碍是档案人的“思想瓶颈”。

2.学校档案工作滞后于高教事业发展:改革开放以来,我国高等教育发展实现了历史性跨越,我国开始由人口大国向人力资源强国转变,一大批大学和重点学科实力进一步提升,缩小了与世界高等教育强国的差距。我国也是档案工作大国,如何向档案工作强国迈步?怎样围绕中心,服务学校社会,建设具有学校特色的档案资源体系和档案服务体系?如何缩小学校档案工作与高等教育整体发展的差距?目前全国高校档案部门面临的主要问题是:一是经费严重不足,不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要;二是管理手段和管理方式落后,不能适应新载体、新领域档案管理的需要;三是档案宣传缺乏力度,形式也比较单一,不能适应档案工作应有环境的需要。但实质性的问题是我们档案工作者思想解放不够,缺少创新发展思路。以服务求生存,贡献求发展,这是高校档案事业建设发展的必由之路。

3.保障条件简陋,亟需改善档案库房、办公用房及现代办公设备和档案保护设施:上世纪八十年代中后期,各校先后建立档案馆和综合档案室,大多是以旧房屋改扩建成馆舍,仅满足了建馆的一般条件,新建馆舍极为稀少。时至今日,大多数高校馆舍和设施陈旧,既不能满足档案资料安全保管和馆藏增长的需要,又不能适应现代档案工作的需要。部属高校61个档案馆年报统计表明:档案馆总建筑面积89632㎡,馆平均建筑面积14693㎡,其中库房总建筑面积43893㎡,馆库平均建筑面积719㎡。档案馆现代办公和档案保护设备统计:服务器90个、pc机器1102台、复印机141台、集中式空调机16套、去湿机319台、消毒设备37台。以上这组数据就是部属高校61个档案馆的全部固定资产,这不仅与现代大学“广阔”的校园、造型新颖的教室、宽敞明亮的办公室以及一应俱全的办公设施的差距是显而易见的,而且与国家颁布的《档案馆建设标准》相去甚远。在这里,我们呼请教育行政部门及学校,特别是教育部对高校档案馆舍建设和基础设施配置给予必要的重视和支持。

4.馆藏档案结构不够合理:产品讲名牌,馆藏重特色。据部属61所高校档案馆统计:馆藏档案460万卷、排架长度近11万米,录音、录相近2.9万盘;照片9.7万张,电子文件:磁带737盘、磁盘5894张、光盘1.75万张。其中明清档案810卷、民国档案5.8万卷、文件4.2万份、革命历史档案8600卷。这些馆藏统计数据表明:档案载体较为单一,特色不够鲜明,不能适应日益多样化的档案利用需要。馆藏结构呈现出“一多四少”即:“一多”纸质档案多,特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了整个馆藏的“大半江山”,体现了传统档案工作的特点。“四少”:一是实物档案少,尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少。二是历史档案少。三是人物档案少。四是馆藏珍贵文献备份少,今天的利用与保护矛盾较为突出。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档,重年度归档、轻即时归档,重校内归档、轻校外收集等习惯做法所致。

5.抓住时机,强化战略性谋划:我国正在由高等教育大国向高等教育强国转变,高校档案工作正处在一个新的历史起点上,也处在一个重要的发展阶段。教育部及办公厅领导对高校档案工作十分重视,新修订的《普通高等院校档案管理办法》(以下简称“管理办法”)将在今年上半年以教育部令和国家档案局令联合颁发。学习贯彻 “管理办法”,既是高校档案部门的政治任务,又是高校档案部门的中心工作。学习贯彻“管理办法”,既要有战略性思考,又要联系实际从战术层面来谋划破解学校档案资源建设的瓶颈。高校档案馆如何建设发展?怎样抢抓机遇,加强学校档案信息化建设、档案资源体系建设、档案服务体系建设、档案馆舍建设和档案人才队伍建设?怎样引进竟争和激励机制?如何科学考核评估学校档案工作?解决这些重大问题,需要高校档案工作分会、部属高校档案协会及各省市自治区高校档案学会组成生命共同体,形成合力,按照分工负责的原则,各自承担相关课题,在调查研究的基础上形成调研报告和档案行政规章草案,供教育部有关部门参阅处理。这是高校档案工作要破解发展瓶颈应持的正确态度。教育部有关部门负责人对此寄予厚望。

三、创新思路,科学把握档案资源体系建设的基本规律和战略重点

科学发展,以人为本。加强学校档案资源体系建设和档案服务体系建设是我国实施科教兴国、人才强国的基本国策在档案工作中的具体体现,是一项功在当今、惠及后世的艰巨性工作,也是我们这一代学校档案工作者的政治任务。档案资源建设既是学校档案部门的生命,又是立馆之本、强馆之基、活馆之源。学校档案部门要充分认识档案资源建设的重要性和紧迫感,不断创新发展思路,努力探索学校档案资源建设的基本规律,以信息化建设促进档案工作现代化,树立“大档案”的观念,开创具有学校特色的档案资源建设体系。

1.坚持学以致用,解放思想的原则。悟道比求知更重要。惟有如此,档案工作之路才能越走越宽广。学习为了什么?当然是为了国家和社会,但也发展了自己;学什么?除了学时事政治、专业知识、岗位技能和人文历史外,一要向社会学习,这样我们会充满希望和激情,可以登高望远。二要培养对档案事业的情感,满怀情感从事档案资源和档案服务体系建设,将使工作更具主动性。三要学习构建和谐环境的本领,无论是档案资源建设,还是档案服务,构建和谐环境必不可少。怎样学习?要养成在集体中学习,在生活中学习,在实践中学习,在疑问中学习,这就是“工欲善其利,必先利其器”的道理。

今天,高校档案工作处在新一轮发展的门槛上,我们又面临着如何继续解放思想的大问题。说到底,思路决定出路,解放思想的根本目的,就是破解发展难题。如何解放什么思想?就是联系高校档案工作实际,要树立科学理念,不为现有条件所困;要树立忧患意识,不为过去成绩所累;要树立全局观念,不为传统思想所限;要树立自主创业信念,不为困难环境所惧。只要我们加强学习,打开思路,早想一步,多走一步,以更加解放的思想观念,更加开放的全局意识,更加昂扬的精神状态,更加扎实的工作作风,抢抓机遇和用好机遇,就一定能够推动高校档案资源建设在新起点上取得新的大发展。

2.坚持统筹兼顾,齐抓共管的原则。高校档案资源建设涉及学校工作的方方面面,也是一项系统工程。实践经验证明,在建设过程中:一是要用分工负责制去统筹,要把档案资源建设纳入学校领导和各个部门职责,由学校和部门主要领导干部去统筹兼顾,把部门档案管理落实到具体岗位和人员,建立健全管理网络,这是档案资源建设齐抓共管的岗位保障。二是要用工作计划去统筹,要把档案资源建设放在学校中心工作各个条块之中,本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的要求,拟订中短期规划和年度工作计划,由学校分管领导签发后成为学校一个时期或年度的工作任务,这是档案资源建设齐抓共管的计划保障。三是用规章制度去统筹。要把档案资源建设置于学校管理行为之中。学校档案资源建设是国家档案资源建设的一个重要组成部分,要根据国家档案资源建设的有关法规,建立健全相应的规章制度,报学校审批后成为学校的管理行为,这是档案资源建设齐抓共管的制度保障。四是要用管理职能去统筹。高校档案部门的设置就决定了其在学校档案资源建设中具有统筹管理的职能。档案部门要把管理职能提升到如同学校其他职能部门一样,强化监督与指导的职能,大胆地在监督中指导,在指导中监督,确保档案资源建设年度任务和规章制度的贯彻落实。特别是在现代技术条件下,将档案“隐性”管理变革为“显性”管理,实行部门年度归档工作定量考核,经校领导审批后,通过校园网等形式排名公布,这是档案资源建设齐抓共管的职能保障。

3.坚持档案资源与档案信息化同步建设的原则。信息意味着权力、机遇和发展。学校信息化建设随着国家信息化建设事业的发展应运而生。在今天,数字大学、数字校园、数字图书馆、数字档案馆和办公现代化等建设方兴未艾。档案实体资源建设、档案信息资源建设充满着激烈竞争,档案实体资源、档案信息资源被分割或正在被分割现象较为普遍。我们如果看不到这一现象,就如同得了“慢性病”一样。我们要树立忧患意识和岗位紧迫感,创新思路建设和完善档案信息管理大平台,“上接学校、下联部门、外挂社会”,全面参与学校信息化建设,抢占学校档案信息资源建设的高地,牢牢掌握档案信息资源建设的主动权。一要抓住校本档案资源。档案资源建设的核心和重点是校本资源。档案工作要前移,监管要到位,档案资源建设要抢抓源头,重要档案要即时收集,全面深化纸质文件和电子文件对应同步归档,注重年度归档的特色和亮点,不断改善馆藏结构,努力实现增量档案数字化;二要抓住相关媒体信息资源。要通过现代技术和手段,定时跟踪校园网、英特网、广播、电视、报刊、图书等对学校有关的新闻信息、历史信息、人物信息的自动抓取筛选和有序归档;三要抓住校友人物信息资源。校友人物是学校的“品牌”,也是学校的宝贵财富。既要通过现代技术手段,又要具有世界眼光,对中外媒体有关学校校友人物信息自动抓取归档。要建立常年专项经费,利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集采访;四要抓住馆际相关信息资源。在业务交流、信息交流和学术活动日益活跃的今天,我们要特别养成对国内外各级各类档案馆、校史陈列馆、博物馆等单位搜集与学校相关档案资源、校史资料和人物信息;五要抓住民间相关资源。我国历来不乏爱好收藏的人士。特别是今天各种资源市场的兴起和完善,到民间市场去淘学校之“宝”也应引起我们档案工作者的关注和参与,收藏者的职业精神和职业敏感性,值得高校广大档案工作者参考借鉴;六要抓住馆藏数字化资源。高校档案信息开放程度、档案社会化服务程度低是一个不争的事实。究其原因,可能是见仁见智,不尽相同。但最主要的因素是经费投入严重不足,馆藏数字化率太低,开放鉴定滞后。我们要抓住学校“211”、“985”工程建设和国家对学校财政投入逐年增多的有利时机,主动争取学校的支持,按照现有的行业规范,加速推进馆藏档案数字化工程,把数字化档案的开放鉴定纳入档案利用的日常工作之中,力争通过五年时间的建设,使高校档案信息开放程度和档案社会化服务程度有一个新的飞跃。

4.坚持档案保护与科学保管并举的原则。档案是学校的灵魂。温家宝总理在今年《政府工作报告》中强调要搞好档案保护,这充分体现了党和国家对档案保护工作的高度重视,档案的唯一性及其作为一种不可再生的资源,一旦损毁,将给国家和学校造成不可估量的损失。学校档案部门要积极创造机遇,要以学习贯彻新修订的《普通高等院校档案管理办法》为契机:一是争取学校的投入,努力改善档案保管条件,力争解决档案基础设施薄弱、库房紧缺、保管条件简陋、馆舍混用等问题。二是要切实按照国家新颁布的《档案馆建设标准》,力争新建一批档案馆舍;三是要以《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》为参照依据,建立常年专项经费,加强濒危重点档案的抢救和保护工作;四要建立馆藏珍贵档案和特殊载体档案的特藏房,加强对珍贵档案、特殊载体档案的保管和保护;五是要进一步加强高校档案馆(室)和馆库设备、馆藏档案的安全工作,积极推进保安人员一天24小时值班制度。特别是要加强国防科研项目档案和需要保密的档案的安全工作,切实保证档案实体和档案信息资源的安全。

5.坚持开发资源服务学校的原则。档案贵在于活,重在于用。档案信息资源的开发与利用,是档案工作的最终目的,是落实科学发展观的具体体现,也是档案服务求生存,贡献求发展的市场经济原则的体现。学校档案部门要紧紧围绕学校中心任务和经济社会发展的大局,找准工作的切入点、结合点和生长点,创新服务机制,拓展服务功能,提高服务水平,深化档案服务体系建设。一是优化零距离服务。要努力提高馆藏档案数字化率,及时开展数字化档案的开放鉴定,增强档案全文信息校园网上的开放程度和档案信息服务社会的能力,减少档案利用者直接来馆利用的人数,使高校档案工作者率先进入档案“后保管”的新时代;二是大力扩展现代技术手段服务。在现代通讯和网络传输技术条件下,面对国内外对档案利用的需求,要努力转变服务思想,端正服务态度,提高服务水平,通过电话、传真、电子邮件和校园网定点定时的网络服务等多种形式及时满足利用者的需求;三是创新在线编研服务。结合学校中心任务和重大纪念活动,利用数字化的馆藏,通过在线编研陈展平台,开展图文并茂,具有多媒体特色和历史背景的主题、专题陈展,扩大档案服务和以史育人的教育宣传面。四是文献研究服务。近几年来,一批具有硕士、博士学历者充实档案工作队伍,应充分发挥其特长,大力开展史料研究工作,多出学术论著。我们高校档案工作分会、部属高校档案协会及各省市自治区高校档案学会要创新编撰思路,可举全国或区域高校档案史料研究人员之力,选好主题,合力编撰相关史料丛书,必将获得较好的社会和经济效益。五是深化教育基地服务。加强档案馆爱国主义教育基地建设,要在完善设施,更新内容,有效开放,优质服务,提高水平上下功夫,使之成为青年学生的第二课堂,广大校友的精神家园,展示学校软实力的重要窗口,对外交流合作的大平台;六是探索集成服务。在法人组织和教育、档案行政部门协调下,实现区域性和全国行业性高校档案信息的集成共享,即广义数字档案馆建设,使高校档案信息全面服务学校、服务社会更具生机和活力。

2008-11-04
 
 
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