基于网络环境的高校档案工作探讨
 

郑州轻工业学院图书馆 秦建华

【摘 要】高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分,网络环境下的高校档案工作发生了很大的变化。本文论述了高校档案在高校中的作用,以及网络环境下加强档案工作的方式方法,提出了网络环境下档案工作新的模式。

关键词:高校档案;人员素质;网络环境

档案工作是高校工作的重要组成部分,也是高等教育中的一个重要环节。2004年底和2005年初,中共中央办公厅、国务院办公厅和国家档案局、中央档案馆先后发布了关《于加强信息资源开发利用工作的若干意见》和关于《加强档案信息资源开发利用工作的意见》,提出要高度重视档案信息资源在经济发展和社会进步中的重要作用,进一步增强做好档案信息资源开发利用工作的责任感和紧迫感,随着社会的不断进步,我国档案事业得到了迅猛的发展,进入信息时代,档案利用工作的重要性正日益显现出来。在高校,档案工作几乎涉及每一个机构、每一项工作、甚至每一个人。可以说,档案工作内部的重心正从“档案保管”转入到“档案利用”上来,档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校管理水平的重要标志之一。

1、高校档案在高校中的作用

1.1高校档案在学校的教学管理和科研开发方面发挥着重要的作用

高校档案与其它机关、团体、企事业单位的档案一样,凝聚着高校师生员工的劳动结晶,记载着高校党政管理、科学研究、教学计划、教师任课表、教学进度、教学改革和师资培训中形成的计划、方案、大纲、调查报告、典型教案及听课讲评、考试统计报表、各种质量综合分析、电化教学中形成的录像带等方方面面的纸质及电子档案材料,在高校的各项工作中具有凭证、依据、借鉴、参考、史料和认识作用;在学校的教学管理和科研开发方面发挥着极为重要的作用。

1.2高校档案为学校教学工作作参考作用。

高校是知识、人才、科学技术密集的单位,高校档案贮存着内容丰富的科技、文化、经济等多方面的信息。随着改革开放和社会主义市场经济的发展,广大教职工的档案意识在逐步增强,档案的利用数量在逐年增加,利用率在不断提高,档案已由原来的封闭管理型逐步转向开放提供利用型。高校档案通过各种渠道,了解学校工作需要利用什么样的档案,分析档案部门能够为学校工作提供哪些相关服务,预测学校领导和各部门工作所需,可以使得我们未雨绸缪、有的放矢做好档案提供利用工作,将对高校各项工作起催化、促进作用,特别是学校领导在制订发展规划、年度计划、规定政策等重大事宜时更需要大量的档案信息,作参考作用。

2、网络环境下加强高校档案工作

2.1加强档案的宣传力度,变被动服务为主动服务

档案宣传是档案工作的重要环节。为了促进高校的档案开放和利用工作,高校档案工作者首先要继续解放思想,更新观念,走出档案部门的小范围,从整个学校的全局来考虑档案提供利用问题,树立主动服务的意识,强化档案部门参与学校发展的意识;其次,通过宣传使师生知道自己与档案工作有着密切的联系,使师生随时了解档案信息,增强师生的档案意识,树立师生对档案部门的良好形象;第三,熟悉馆(室)中藏档案的数量、成分、内容和存址,熟悉全宗的形成和整理状况及其利用价值,做好利用工作的预测,了解不同时期、不同方面对档案的不同需要,有的放矢地开展利用工作。只有这样档案工作才能变被动服务为主动服务,积极采取各种方式主动开展档案工作,编发档案信息、利用校报、校园网等手段主动为师生服务。

2.2优化馆(室)藏,实行档案馆(室)藏数字化

由于计算机技术、网络技术在档案领域的普及与应用,档案的记录、传播、利用方式发生了极大的变化。所以说,数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的发展趋势,因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,建立档案全文数据库和目录数据库,将数字化的全文文本、全文图像档案以及案卷目录、卷内文件目录输入数据库并有效地组织起来,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案信息资源的建设开发必须实行现代化管理,依靠现代信息技术实现档案信息的利用,从而实现档案信息资源为学校的发展提供决策依据,为教学工作提供参考资料的功能。

2.3利用现代化的管理手段,提高档案利用率

传统的手工档案管理已不能适应以计算机管理为核心的档案管理趋势,虽然从20世纪90年代以来,几乎所有的高校都引进了计算机管理,但实际情况是,大部分高校的档案工作还停留在半手工半计算机阶段,并未真正地实现计算机管理,这在很大程度上影响了档案的利用率。所以,为了有效地利用高校档案资源,提高档案利用率,高校档案部门应充分利用计算机技术和网络通讯技术,建立高校档案管理网络系统,随时将档案信息(不需保密的)上网,提供网络化的档案利用方式,这样不仅可以为本校师生提供全天的服务,还可以打破空间和地域的限制,为社会人士提供立体式服务,实现真正意义上的档案资源共享,大大地提高档案的利用率和档案的开放程度。

3、网络环境下档案工作模式

3.1高素质档案人员是开展档案工作的基础

大力开发档案信息资源,满足社会对信息的需要,这是档案工作者一切活动的出发点和根本目的。档案信息资源的有效开发与利用可以更好的为学校服务,极大地提高现有各种资源的社会利用效益,促进资源的可持续利用,避免或减少因管理失误而造成的资源浪费,提高资源利用效益。只有高素质的人才才能提供高效率的服务。这就要求档案工作人员必须提高业务素质,加强学习,更新知识、刻苦钻研档案业务,不断提高自身的业务水平和工作能力,掌握开发档案信息的技能和现代化技术,做好档案信息的开发与利用工作。

3.2加强档案编研工作,提升档案利用层次

档案编研是一项主动提供的服务,它标志着档案部门对社会需求预测水平,表现了档案服务水平的高低,档案编研工作是以馆(室)藏档案为主要对象,在研究档案内容的基础上,对档案进行的再加工。要适应高校发展的新形势,高校档案工作应该由简单例行的收集整理提高到对档案材料的深层研究利用上,由单一地提供档案原件提高到提供高质量的编研成果上。首先要在编研选题上下功夫,从实际出发,了解学校教学、科研和管理工作的最新利用需求,有针对性地确立编研主题;其次,档案部门可以和其他业务部门进行联合编研,深入挖掘档案资源所含信息的内在联系,进行系统地提炼和加工,方便师生利用。这样可以使利用者不必翻阅大批分散的档案就能满足一定的需要,也避免了大量翻阅档案遭到的人为的损坏和散失,有效地保护了档案原件。

3.3建立完备的档案检索体系

完备的档案检索体系,不仅包括传统形式的档案馆(室)指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等等,而且包括覆盖率高的计算机目录检索系统和全文检索系统,以及建立在因特网基础上的远程检索服务以计算机检索系统为主,以其他各种相关检索工具为辅。信息技术的发展使得建立完备的档案检索体系已经具有现实可行性,而它正是满足利用者服务需求的最有效途径。建立档案检索体系,可以进一步满足利用者的档案利用服务需求,通过这一方式延伸档案服务渠道,一方面使得远程利用者不受时间和地域的限制,及时获取自己所需要的档案信息;另一方面也可以使得潜在的利用者进一步了解档案馆(室)的服务性、方式和范围,实现了档案目录的自动化管理。

3.4提供档案参考咨询服务

传统档案馆(室)咨询服务的对象主要是亲自到档案馆(室)的利用者,而网络参考咨询的利用者范围已突破档案馆(室)限制而遍布全球各地。传统档案馆(室)的参考咨询服务只是满足利用者需求的一种经常性的、重要的服务方式;而档案资源数字化后,这种服务方式的实现途径由传统的面对面交谈或信函、电话式发展到不见面、直接在网上进行的参考咨询。利用者不需亲自到场,就可以利用E-mail!表单、实时交互、聊天的方式获取自己所需的服务。网络环境下的参考咨询服务,服务的层次更高,服务的课题更深,更能满足利用者的要求。

参考文献:

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2008-02-25
 
 
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