高校档案信息服务的社会化
 

成都电子科技大学档案馆 饶永

高校档案信息服务社会化是高校档案部门为满足社会各个领域对高校信息的日益增长需求,将隐藏的静态的档案信息开发成系统的、有价值的和动态的知识信息为社会服务而产生的一种新型服务,正确了解和把握这一动向,无疑会对今后学校档案工作发展起着积极的作用。

一、高校档案信息服务社会化产生的原因

1、社会对高校“产品”的广泛需求是促进档案信息服务社会化的外在因素。改革开放以来,我国由计划经济向市场经济转轨,社会许多行业从劳动密集型向资本、技术密集型转变,在高新技术和创新性人才方面展开了激烈的争夺,人们要求高等学校主动参与、推进甚至引导社会的变革。要求高等学校通过培养成千上万的“跨世纪人才”,以满足参与全球性竞争与合作,为此,社会迫切需要通过高校档案了解高校人才、科研等方面大量的信息。具体表现在:(1)各用人单位选用高校毕业生需要高校档案部门提供相关的学籍档案信息,以了解所需人才学历水平的真实情况;(2)一些企业准备开发新产品而前往档案馆了解科研项目,通过档案部门为学校科技成果转化牵线搭桥,为学校横向联合科研项目穿针引线;(3)学校毕业生走入社会找工作,往届毕业生由于考研、出国深造或毕业证书的丢失,都需要档案部门提供中英文成绩、毕业证和学位证等证明或复印件,以便办理入学资格、免修课程手续或补办学历、学籍证明等。

2、高校档案工作的快速发展是档案信息服务社会化的内在动力。高校档案工作由于高校持续高速的发展,无论在档案数量和内容上,还是在规模与基础条件上都得到了极大的发展。具体表现在:(1)培养人才方面,为迅速造就规模宏大的专门人才队伍,加快高等教育发展,高校扩大了招生规模,每年产生了大量的教学档案;(2)科研方面,每年全国高校开展的研究课题有几万项,形成的科研成果达数千项,积累了大量的科研档案信息;(3)高校数字校园的建设,现代化管理手段在学校各部门的大量应用,使作为学校公共信息服务体系之一的档案部门,多数从原来单一的档案室,发展为综合档案室,再到现在的档案馆,在档案信息收集、传播的硬件设施以及软件环境方面,得到了极大的改善和提高。这一切,为档案信息服务社会化提供了强劲的内在动力。

二、高校档案信息服务社会化的基本原则

档案工作本质上是?项服务性工作,高校档案信息服务社会化是档案信息资源从粗放式管理到规范化管理、由封闭半封闭管理到开放型管理的过程,它必须在切合实际、科学有效的原则下,以最大限度地开发和利用各类档案信息资源,严格管理标准,提高服务质量,才能建立高效、规范的社会化服务体系。

1、服务性原则。服务性是档案信息社会化的根本目的,必须树立服务性的观念,改变“坐等上门”的现状,主动参与研究服务社会的要求和规律,不断增强应变社会发展的能力,才能有效地开发、利用档案信息,发挥其应有的作用。

2、开放式原则。信息服务的社会化,要求正确处理好开放与保密的关系,最大限度地开放馆藏档案信息,贴近市场、贴近利用者,一切围绕社会需求服务,向开放式利用转变。

3、协作性原则。在信息社会环境下,要充分满足社会各方面利用信息的基本要求,单独依靠某一学校档案部门已难以办到,只有同相关部门协作,依据行业建立服务网络,优化档案信息资源配置,完善服务体系,才能真正实现服务社会化。

4、市场化原则。信息服务的社会化,使档案信息进入市场,并通过市场来选择信息。这就要求必须遵循市场经济规律,一切以市场需求为导向。信息市场化的特征需要经济效益和社会效益并重,学校档案馆不是公益部门,是学校所属的一个机构,社会不能无偿地占用这种服务,应给予报酬。

三、高校档案信息服务社会化的主要内容

作为基层档案部门的高校档案馆与社会上的信息机构相比,开展信息社会化服务的途径相对较窄,应根据高校实际和社会现实需求,发挥自身优势,形成特色,着重开展以下几方面的服务:

1、学历鉴定服务。服务对象以国内外用人单位、中介机构和学校为主。这些单位通过上门、传真、邮寄等方式把收到的毕业证、学位证和其他学籍材料送到档案馆进行真伪鉴定,档案人员根据馆藏教学档案进行查询,如有记载则证明该学历是真实的;反之,则出具一份凭证,证明该学历是伪造的。该项服务的开展,对打击假文凭,强化社会诚信,倡导公平竞争,将起着良好的社会作用。

2、出具档案证明服务。服务对象以在校学生、走入社会的往届毕业学生和科研人员为主。根据利用者的要求,为证实某种事实在馆藏的档案中有无记载和如何记载,学校档案部门出具相应的证明。在高校出具最多的是学历、学籍以及科研项目参加人员等证明,它是发挥档案凭证作用的一种主要服务方式。该项服务应由学校档案部门集中统一并专人负责,从而减化办理手续,方便利用者。

3、档案利用辅助服务。服务对象包含所有需要高校档案信息的利用者。为方便各类出国人员办理中英文学籍,档案人员可在提供档案信息的基础上开展毕业证、学位证、成绩及具他材料的中英文翻译工作,同时为方便外地利用者开展代办代寄档案证明等业务。该项服务的开展,在规范档案证明、确保档案信息真实性,树立档案馆良好的社会形象上将起到积极的作用。

4、开展科研成果推广应用服务。服务对象以国内外企业为主。学校档案馆根据学校科研的动态,主动为科研技术开发课题提供相关档案信息,建立多种类型科研成果数据库,编制出版学校科研情况及成果的档案文献汇编供双方查找。该项服务目前开展不多,但为高校与企业之间的信息沟通,促进学校科研成果推广,将起到良好的牵线搭桥作用。

5、开展人事档案代存代递服务。服务对象以学校出国、调离学校和因私离校人员为主。档案部门根据个人委托通过机要转递人事档案、同省市人才交流中心联系开展个人委托单纯代保存档案服务。该项服务对避免人事档案流失将起到一定作用。

四、高校档案信息服务社会化的几点思考

1、服务规范化问题。由于每所学校情况不?致,目前开展档案信息社会化服务项目各有特色,具体服务项目标准规范没有统一,尤其在有偿服务方面存在收费依据不统一,同一服务项目不同学校有不同的收费标准等问题,需要进行行业服务规范,以利于社会化服务的深入开展。

2、服务定位问题。在高校档案信息社会化服务对象中,有大约四分之一的用户是公证处、地方人事部门开办的人力资源开发咨询部,或挂靠主管部门的学籍认证部等中介机构。他们受用人单位委托要求对相关人员的学籍材料进行公证或确认。由于没有依据,他们同高校档案馆联系要求提供查询服务,并由高校档案馆出具相应档案证明,或在其事先印制好的认明书上加盖档案馆印章。档案馆收取一定的证明费,而同样?份档案证明,经倒手后他们可能收取高于档案馆证明费十余倍的费用,使学校档案部门在社会化信息服务体系中有一种原材料粗加工的感觉,因而往往对中介机构进行档案信息服务表现出一种无奈和反感。故在 社会化服务运行体系中,如何找准位置,获得合理的经济利益,显得十分必要。

3、档案利用制度问题。社会化服务要求档案信息最大限度向社会开放利用,而高校档案部门由于长期服务于本校教学、科研和管理工作,原来的利用规定,对服务对象和利用范围限制过多,使利用者感到不便;另外,利用规定看似严密,但仍存在?定的漏洞。比如,有的毕业生私自出国、考研或换单位,想避开本单位人事部门,直接到毕业学校档案管理部门查阅并复制自己的学籍档案。根据规定档案馆没有理由拒绝提供利用,极易同利用者原单位发生矛盾。因此,现行利用制度,应随着档案社会化服务具体情况进行修改,从而真正发挥学校档案的经济效益和社会效益。

(牛角摘自《中国档案》2003年第7期)

 

2008-02-25
 
 
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