构建高职高专院校教学档案分类实体的思考
 

江苏信息职业技术学院 朱  娴

高职高专院校的教学档案,是学校教学经验、技术资源储备的形式,是学校教师集体劳动成果和智慧的结晶,是衡量学院管理水平和教学质量的重要依据,是学院档案的主体、核心和重点。凡在教学管理和教学活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像和实物等不同形式的历史记录,都是教学档案。

上个世纪九十年代,国家教委相继颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,经过十几年来的实践,各高校对它分类范畴的界定,客观上保证了分类体系的连续性这一优势有了进一步的认识。随着高等教育事业的发展,特别是高职高专院校人才培养工作自身特点的需要,我们也发现,原来确定的归档范围和保管期限,已不能适应当前教学改革和发展的需要,给当前的档案管理工作造成了一些困扰。因此,笔者认为,高职高专院校应在继续保持《实体分类法》和《工作规范》特点优势的前提下,适应当前人才培养工作水平评估的需要,进行必要的修订工作,以期适应档案现代化管理发展的需要。本文就此作一些探讨,以求同行赐教。

一、教学档案实体分类构建的原则

以教育部高职高专人才培养工作水平评估体系为标准,以《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》为参照,结合高职高专院校办学方向和人才培养目标的正确定位,结合学校教学工作和档案工作的自身特点,与时俱进、开拓创新、求真务实,科学地界定归档范围和保管期限,构建符合高等职业技术教育发展需要的教学档案分类实体。

1、严格地遵循教学工作的规律。高等职业教育办学的一个明显特点和人才培养目标,就是培养技能型、应用型人才,由人才培养目标决定了它的一切必须按教学规律办学,教学档案同样应遵循教学规律。

2、鲜明地体现教学档案的特点。党群类、行政类、基建类、设备类等类别的档案,其内涵具有普遍性,唯有教学档案它的内涵更为丰富,它的实体更是丰满,教学档案是高职高专院校档案的主体。

3、科学地保持教学档案的内在联系。从教学类档案的构建来看,其纵向脉络是比较清晰、相对独立的,而其横向联系却是非常紧密的,如;招生、学籍、毕业生之间;专业建设、课程建设、实习教学、实验教学之间;师资、课务、考务、质量评价、学风建设之间等,整个教学过程的每个环节始终是相互联系、不可分割的。

4、创新地形成教学档案管理的长效机制。制度的建立不是一个很长、很复杂的过程,但是,执行和巩固制度的过程也许是一个漫长而艰辛的过程。通过高职高专院校人才培养工作水平评估,以评促建,创新地形成教学档案管理的长效机制,建设的过程更加重要。

二、教学档案实体分类构建的内涵

教学档案实体分类的框架设计为十四条一级条目,各条目之间既相对独立,又有联系,每个一级条目下面设有二级条目若干个,有的二级条目下面还设有三级条目若干,按学年度,由校、系、教研室三级分别进行收集、整理和归档,按电子文件和纸质文件的不同载体分别归档、保管。

1、综合(JX11)。主要是教学管理和教学基本情况的文件材料。如:上级下达的有关教学工作的文件材料;学校教育事业发展规划;产学研合作方案、成果、总结;学院教学工作计划、总结;学院教学管理工作规章制度汇编;学院教学工作会议记录;学院教学基本建设规划;学院教学设备的装备情况;图书馆藏书情况;校园网建设情况;体育器械统计情况;学院运动会材料等等,这些档案材料的保管期限大部份为永久。

2、师资(JX12)。主要是师资队伍结构和建设方面的文件材料。如:学院师资队伍建设规划、师资队伍建设实施意见、年度工作计划及总结;教师和教学管理人员工作职责、工作规范;教师岗位聘任合同书;国家、省、院各级人才培养工程对象材料;专业带头人、骨干教师、双师型教师材料;青年教师培养方案及实施办法;教师获院级及以上各类教学、科研评奖申报、评审材料及证书复印件;教师获各级各类先进表彰情况汇总;教师业务档案;外聘、兼职教师管理文件、资格审批、协议书、汇总表等材料;校内“双肩挑”教师兼课资格审批表、汇总表;教学工作量统计汇总表等等,这些档案材料的保管期限为永久或长期。其中教师业务档案是一项面广量大的建设任务,要求每一位教师都必须建立业务档案。

3、招生(JX13)。主要是招生及新生录取工作方面的文件材料。如:上级有关招生工作的文件材料;招生计划、录取率、报到率统计材料;新生录取材料及新生名单;学院招生工作计划、总结材料;委培、代培、自费生计划、合同及名单;新生素质调查材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

4、学籍(JX14)。主要是学生学籍管理及奖惩情况的文件材料。如:新生入学登记表;每学年初在校学生名册;在校学生档案;学生学籍卡;学生照片册;学生学籍变更材料(升级、参军、休学、复学、转专业、转学、退学);学生奖励材料(奖学金、优秀学生);学生处分材料等等,这些档案材料的保管期限为永久或长期。其中学生档案也是一项面广量大的建设任务,要求为每一位在校的学生都建立档案。

5、毕业生(JX15)。主要是学生毕业就业工作方面的文件材料。如:上级有关毕业生就业的文件材料;毕业生工作计划、总结;毕业生毕业资格审核材料;毕业生验印名册;毕业生一次性就业率证明材料、统计表;毕业生当年年底就业率证明材料、统计表;毕业生就业协议、合同;单位用(聘用)毕业生审核备案表;毕业生质量跟踪、信息反馈材料、质量分析报告等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

6、专业建设(JX16)。主要是人才培养目标和专业建设方面的文件材料。如:人才培养目标论证报告;新开或调整专业的社会调研记录、申报、审批材料;各专业建设规划;专业建设方案、年度实施计划、建设工作总结;各专业指导委员会工作记录;各专业教学计划;专业教学计划调整审批材料等等,这些档案材料的保管期限大部份为长期。

7、课程建设(JX17)。主要是课余建设和教材工作的文件材料。如:课程建设规划;院级以上重点课程建设申报材料、审批、验收材料;分专业各课程(理论、实践)教学大纲汇编;学期各课程(理论、实践)授课计划;选修课程内容介绍汇编;双语教学课程建设相关材料;学院教材建设规划,年度实施计划;省、国家级建设教材申报材料、审批、验收材料;院级以上获奖教材统计表、证书复印件及样书;参加各级各类出版教材编审统计表及样书;自编校本教材、教学指导书、实验、实习指导书和习题集、教学参考资料统计表及样书;各专业选用教材目录、审批表;教材订购计划表;各课程选用(理论、实践)教材统计表及样本;教材采购及管理实施办法;教学声像资料、多媒体课件建设统计表及实样;教学内容、方法、手段等改革相关材料;优秀、典型教案;重要的集体备课记录;选修课开设课程名称、课程表;重修课开设报名表、课程表、授课计划、学生考勤材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

8、实习教学(JX18)。主要是教学实习、毕业设计、技能鉴定方面的文件材料。如:各系学期实习教学工作计划、总结;院内、外实训基地建设材料(建设报告、建设计划、建设总结、协议书等);实习学生、实习指导教师(学院、企业)名单和实习场所汇总表;实习(专业认识、实习、课程设计等)指导书、授课计划、任务书、指导记录;学生毕业设计(论文)管理文件;学生毕业设计(论文)任务书、指导记录;毕业设计成果材料;学生毕业设计(论文)成绩汇总表;学生毕业设计(论文)成绩汇总表;学院职业技能鉴定站组织鉴定工作材料;学生专业技能、职业技能、职业资格证书考证通过率统计材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

9、实验教学(JX19)。主要是实验室建设方面的文件材料。如:实验室建设报告、批复、建设总结材料;实验室建设报告、批复、建设总结材料;实验指导书、指导记录、实验报告;实验开出项目、开出率汇总表;实验室材料购置、消耗、库存明细表;实验室、机房、多媒体、语音室、专业教室等教学设备台账、使用记录、管理规章制度等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

10、课务(JX20)。主要是教学进程开课计划等文件材料。如:院历;院历;教学进程表;理论和实践教学总课程表、课程与任课教师安排表;系、部学期任课教师(专任、双肩挑、外聘、兼职)基本情况统计表;调课审批表;教室日志等等,这些档案材料的保管期限永久或短期。

11、考务(JX21)。主要是考试和能力测试方面的文件材料。如:课程试题库和试卷库;班级/课程期末试卷;各课程(理论、实践教学)学生成绩记录表(含平时、期中、期末、总评成绩);按课程归类补考试卷;补考成绩记录表;重修课考试试卷;重修课考试试卷;选修课成绩记录表;系、部按课程进行的教学效果分析;考场、监考、巡考人员安排表;监考人员培训会材料;考场记录;考试违纪成绩处理材料;学生英语应用能力考试通过率统计材料(三、四、六级等);学生计算机应用能力考试通过率统计材料(省、国家);普通话水平测试等通过材料等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

12、质量评价(JX22)。主要是教学质量评价评估方面的文件材料。如:学院关于教学质量保障与监控工作文件;学院关于教学质量保障与监控工作文件;教学管理规程汇编;教学质量期初、期中、期末检查计划、总结材料;教师、学生座谈会记录;学期各级教学督导工作计划、记录、总结;学生信息员教学信息处理记录材料;教师、学生教学质量座谈会记录;同行、领导听课记录;各类专项教学评估材料;教学质量测评材料;教师评学材料;教学异常个案处理材料等等,这些档案材料的保管期限为长期。

13、学风建设(JX23)。主要是学生素质、学风教育方面的文件材料。如:学生素质教育规划;开展学生素质教育活动材料;加强学风建设措施材料;学生参加院级以上科技竞赛、发明创造、发表论文、体育获奖等统计表、证书复印件;院级以上优秀班集体表彰材料;按年度在校学生素质评价、分析报告等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

14、教学研究(JX24)。主要是教学研究工作方面的文件材料。如:上级有关教学研究工作的文件材料;学报;教师和教学管理人员在社会学术团体中任职情况;学院及以上教科研成果申报材料、审批、验收材料;系(部)教学研究工作会议记录;教研室教学研究工作会记录、教研活动记录;教师获教研、科研成果一览表等等,这些档案材料的保管期限永久、长期、这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

三、教学档案实体分类构建的意义

由教学档案的本质属性,决定了它在高职高专院校人才培养工作水平评估中的重要地位,与人才培养工作水平评估密不可分。因此,科学地构建教学档案的分类实体,是各校规范教学管理秩序、加强教学档案制度化建设,做好“迎评促建”的一项非常重要的建设性工作。

1、规范了高职高专院校教学工作的秩序

根据教育部《高等专科学校、职业技术学院、成人高院校教学管理要点》和《高等学校档案工作规范》,科学地构建教学档案的分类实体,对高职高专学校的教学常规管理本身是一个很大的促进,规范了教学工作的秩序。

2、丰富了高职高专院校教学档案的馆藏

学校人才培养工作的主要信息大量地积累在教学档案里,由教学档案记载和反映着学院的人才培养水平。教学档案提供的都是教学工作各个环节中形成的原始材料,这些材料是教学效果的客观真实反映,是教学成果的不断积累,足以证明学院的办学实力和教学水平。与时俱进、科学地延伸教学档案分类实体,将丰富教学档案馆藏的内涵。

3、提升了高职高专院校教学档案的水平

根据高职高专院校人才培养工作水平评估标准的要求,科学地构建教学档案的分类实体,形成教学档案管理的长效机制,这是一个创建的过程,也是一个不断创新的过程,极大地拓宽了档案人员的视野,拓展了档案工作的思路,创新了教学档案管理的模式,提升了高职高专院校教学档案的水平。

参考文献:

1、国家教委《高等学校档案实体分类法》(1993)

2、国家教委《高等学校档案工作规范》(1993)

3、教育部高等教育司《高职高专院校人才培养工作水平评估》(人民邮电出版社,北京2004.6.)

 

2008-02-25
 
 
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