关于加强合并院校档案管理的研究
 

重庆大学档案馆 郑善学

随着知识经济时代的到来,我国在科教兴国战略的实践中狠抓了高等教育体制改革,一批中央部属院校下放地方或合并到教育部直属高校,一些地方院校按照优势互补、强强合作的办学思路走上了院校合并之路。这些高校合并之后,学科更加优化、规模更加扩大、实力更加增强,原来分散的有限的教育资源得到充分利用。在院校合并的实践中,加强与高校办学改革、发展息息相关的档案信息资源的收集、管理、利用工作意义十分重大,弄不好会影响学校的发展。如何加强合并院校档案管理,当前仍然是档案工作者值得深入研究的一个重要课题。本文试从以下几个方面进行研究和探讨。

一、加强合并院校的档案管理,在指导思想上要贯彻实质性融合的精神

现阶段,合并院校档案管理的主要差距在于:部分合并院校程度不同地存在着名义上的合并,在档案管理体制上没有完全理顺关系,在运行机制上各自为阵、自成体系,没有实现集中统一。导致合并院校档案管理差距的原因是多方面的,主要有以下三种情况。

其一,受学校合并总体格局的影响。学校的档案管理部门是学校管理机构的一个组成部分,学校合并的深度决定了学校档案管理的合并深度。在合校初期,校区意识的惯性、校区职工的利益格局、校区干部的任职安排等等方面,时常与合校的总体要求发生碰撞;经过一个阶段的磨合之后,实质性融合的程度由浅入深,有一个发展过程,合并院校的档案管理也不得不顺应这一客观规律。但是,合并院校的档案管理在指导思想上不得降格以求,必须始终坚持贯彻中央对合并院校的“实质性融合”、“深度融合”的精神。

其二,受馆舍条件的限制。尤其是多校合并的合并院校,汇集于某一校区集中办公,档案馆(室)的馆舍适应不了合并院校档案管理的需要,容纳不下多校区的档案实体,满足不了档案管理人员集中办公。因此,部分高校的档案管理,并未实现实质性融合。

其三,受校区距离的制约。合并院校中,有的是邻近数校的合并,有的是远距离数校合并,有的是远、近距离皆有的数校合并。对于第二、第三两种情况的合并院校,档案管理的集中统一,严重受制于校区距离。这是不可回避的客观因素。

尽管上述三种情况都是影响合并院校档案管理的客观因素,但都是外因,属于外界条件。外因只是事物变化的条件,内因才是事物变化的根本。加强合并院校档案管理的内因,在于用什么样的思想去指导档案工作者的行为。教育部周济部长曾在一所合并院校反复强调“深度融合”,这应当作为合并院校档案管理的行动指南。确立了实质融合、深度融合的指导思想,档案工作者就会主动去动脑筋、想办法,实事求是地提出全面加强合并院校档案管理的对策性措施。

二、加强合并院校的档案管理,在管理体制和档案实体、人财物方面要实现相对集中

在合校过程中,国家对档案管理有明确要求,强调“坚持集中统管原则,确保安全保管”,因为档案是国家的宝贵财富,是高校师生员工集体智慧的结晶,是经济建设、社会进步、教育发展的重要依据和必要条件,必须确保档案的齐全完整,万无一失。

在具体操作实践中,我们既要坚持“集中统管、安全保管”的原则性,又要从实际出发,兼顾查阅利用的灵活性。因此,笔者提出实现档案实体和人财物“相对集中管理”的概念。

第一,对于邻近数校合并组建的新学校,应当创造条件实现档案实体的高度集中和人财物的深度融合。这样做的理论根据主要有三条:(1)符合国家对合并院校档案管理坚持集中统管和确保安全保管的要求。(2)有利于学校今后教学、科研、体制改革及其他各项管理工作查阅利用。由于合并组建的新学校管理机关主要集中在一个校区办公,他们是档案利用的基本服务对象,档案实体分散保管不便提供利用。(3)有利于档案馆(室)人财物资源的优化配置。以重庆大学为例,新的重庆大学由邻近的三所高等院校按实质融合的精神合并组建,合并后对原三校分为A、B、C校区,学校党政高度重视档案馆的建设和布局,将档案馆布局在A、C校区之间较为适中的B校区,新建馆舍两千多平方米,三个校区共14万余卷(袋)档案实体、20位档案管理人员、档案装具与设备、财务经费等,已全面实现深度融合。融合后的重庆大学档案馆,已经远不是原三个校区档案馆(室)的简单相加,而是实现了资源的优化配置,档案管理工作正在跨越式地发展,档案利用的对象日益增多。

第二,对于远距离合并的院校,应当从实际出发,按相对集中的思路进行融合。所谓“远距离”,是指合校后校区与校区之间的距离超过日常办公时间所能抵达的程度。所谓相对集中,其内涵:(1)在管理体制上实现集中统一领导,理顺管理关系;(2)对于档案实体,按照有利于提供利用和有利于收集指导的原则区别对待,必要时可设学校档案馆的校区分部和学校档案库的校区分库;(3)人财物的配置在集中统一领导的前提下酌情分配。

第三,对于远、近距离皆有的数校合并学校,档案实体和人、财、物的集中应当分别处理。对于邻近校区的档案实体和人财物实行集中统管,参照第一,种情况进行深度融合;对于远距离校区的档案实体和人财物管理,参照第二种情况按相对集中的思路进行融合。

三、加强合并院校的档案管理,在运行机制上要实现规范统一

统一合并院校各校区的档案管理规范,不受校区距离的限制。合并院校在合校前,各校区以前执行的档案管理规章、制度、分类办法等管理规范,不可避免地存在差异,档案管理的质量和水平也不尽相同。合校后采用任何一个校区的档案管理办法都不妥当,这就要出台新的统一的档案管理办法和规范。合并院校在实现档案管理规范统一的实践中,应当着重把握以下几个要点。

第一,依法治档,统一规章制度。统一规章制度的依据:(1)国家的档案法律、法规和教育部的《普通高等学校档案管理办法》。(2)各校区行之有效的管理办法、规章制度。以合并院校名义印发适合本校的档案管理规章制度和办法。

第二,起点要高,统一管理规范。合校是档案管理工作者改革创新,超越自我,提升档案管理层次的一个不可多得的契机,应当抓住院校合并的机遇,实现档案规范化管理。统一规范,就是统一工作程序,统一工作标准。统一档案管理规范的依据:(1)教育部颁布的《高等学校档案工作规范》;(2)国家档案局一系列档案管理工作标准;(3)兼顾各校区现行档案管理规范的合理因素。

第三,面向未来,加快档案管理现代化、信息化建设步伐。随着计算机技术,网络技术的普及,随着电子政务和文档一体化的推行,网上开放档案和授权查阅档案成为档案管理利用的一个新的发展趋势。合并院校的档案管理,首先要适应多校区利用档案的远程查档需求,加快档案管理的现代化、信息化建设步伐。

综上所述,加强合并院校的档案管理,是档案管理工作者值得深入研究和不断探索的一个重要课题。在现阶段,针对客观存在的一些问题,应当强调在指导思想上贯彻实质性融合和深度融合的精神,在档案实体和人、财、物资源的配置上要实现相对集中,在档案管理工作程序和工作标准等运转机制上要实现规范统一。这样,才能适应高等教育体制改革和教育创新的办学发展需要。

参考文献:

1、教育部《普通高等学校档案管理办法》

2、教育部《高等学校档案管理工作规范》

 

2008-02-25
 
 
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