基于360度绩效评估理论的高职院校部门档案工作考核探索
 

中山职业技术学院 胡晓庆

[内容摘要]  对高职院校各业务部门档案工作的考核有助于推进高职院校档案收集的规范化和全面化,本文以中山职业技术学院的实践为基础,试图探索将360度绩效评估法的理论应用于对高校各业务部门档案工作的年度考核中,以促进高校档案工作的规范化发展。

[关 键 词]  360绩效评估  档案考核

高职院校中各业务部门的档案是高职院校档案的重要来源,各业务部门档案收集、整理的质量直接关系到高职院校档案的完整性和科学性,关系到高职院校档案工作水平的高低。

目前,高职院校各业务部门在档案收集和整理的过程中存在诸如收集不齐全、对档案收集重视程度不够,立卷质量参差不齐等诸多问题,及由此导致的馆(库)藏档案种类单一、内容单调,结构不合理等现象。对部门档案工作进行科学合理的考核在一定程度上利于解决这些问题。

笔者所在的中山职业技术学院档案室尝试将360度绩效评估的有关理论应用于对学院各业务部门年度档案工作的考核,有效促进了各业务部门档案工作水平的提高,一定程度上提升了部门档案收集整理的质量,取得了较为明显的效果。本文以此实践为例,以360度绩效评估为理论依据,试图提出对各业务部门档案考核的探索。

一、360度绩效评估理论概述

360度绩效考核法又称全方位绩效考核法或多源绩效考核法,最早由美国Intel公司提出并实施的。该理论主要关注考核主体的多元化问题,考核信息的来源包括与与被考核者发生工作关系的多方主体,以此对被考核者进行全方位、多维度的绩效评估的过程。考核信息的来源包括:来自上级监督者的自上而下的反馈(上级);来自下属的自下而上的反馈(下属);来自平级同事的反馈(同事);来自企业内部的支持部门和供应部门的反馈(支持者);来自公司内部和外部的客户的反馈(服务对象);以及来自本人的反馈。

该考核理论较之于传统的绩效考核理论优势在于变传统的单一的考核主体为多元的考核主体,不再只把上级的评价作为被考核对象绩效信息的唯一来源,而是将在组织内部和外部与员工有关的多方主体均作为提供反馈的信息来源。

    360度绩效考核理论被大量应用于企业对员工的考评过程中,因其科学性和客观性获得青睐。

二、360度绩效考核理论在高校部门档案考核中的应用

基于360度绩效评估法的理论基础,与被考核对象工作相关的主体均参与对被考核对象的评价工作,依据与被考核对象工作相关度和重要性程度不同,占不同的权重。

在高职院校各部门档案收集整理过程中,综合档案部门、各业务部门都是与被评价的部门相关的主体。据此,本文认为,高职院校部门档案考核评价过程中,评价主体应包括综合档案部门和其他平行业务部门。其中,综合档案部门作为指导和评价各部门档案工作的主要机构,在评价过程中占主导地位,属于被评价对象的上级指导机构,因此在评价中占较大权重(大于50%)。其他平行业务部门属于同事级的评价机构,占较小权重。各高职院校在具体应用过程中,应根据本单位的具体情况确定不同的权重比例。

被评价部门,经综合档案部门和各业务部门评分后,由综合档案部门将所得分值进行加权平均后,成为该部门最终的考核得分。

三、中山职业技术学院的实践

中山职业技术学院自2012年起以360度绩效考核理论为指导,开展对学院部门档案工作的考核,取得了较好的效果。

学院对各部门档案工作的考核采用各部门自评、小组互评、综合档案室评价相结合的方式进行全方位立体式评价。同时,根据高职院校教学和行政教辅部门形成档案性质的不同,分为教学组和行政教辅组两个系列分别进行。

(一)具体考核办法及程序

学院成立档案考核工作组,组长为学院档案工作领导小组组长,副组长为学院办公室主任,成员为学院办公室分管档案工作负责人、综合档案室负责人和基层档案员。考核工作由综合档案室具体实施。

考核采取部门自评、小组互评、综合档案室评价相结合的方式进行。档案管理考核实行百分制(另设加分项),小组互评(50%,小组互评分由小组成员评分加权平均)和综合档案室(50%)评分加权后得出考核最终得分。考核结果设优秀、合格、不合格三个等次,60分以下为不合格。根据考核得分,教学系部组和行政教辅部门组分别按30%确定优秀等次。

考核程序包括自评、考核、反馈、审批四个环节。1.自评。各部门对档案工作情况逐项进行检查打分,填写考核表,由部门分管领导签字、加盖单位公章后,于规定时间报送综合档案室。2.考核。收到各部门自评表后,综合档案室组织基层档案员进行小组互评、材料审查、实地检查、综合评分、初步确定各单位的考核等次。其中考核一级指标“整理立卷归档”由综合档案室在每年4月底档案移交工作结束后,分别组织教学系部组、行政教辅组进行小组互评。3.反馈。综合档案室将初评考核结果向各部门反馈。各部门如有异议,可向综合档案室提出,综合档案室应认真核查,及时答复。4.审批。档案考核工作组根据综合档案室拟定的初评考核结果和各部门反馈意见,审定各部门考核等次。

    (二)考核评定标准

    综合档案室对各业务部门的考核及各业务部门间的互评考核均包括组织领导(25分)、整理立卷归档(65分)、安全措施(19分)和加分项(10分)四个方面。组织领导主要考核业务部门领导对档案的重视程度及部门档案员的配置情况;整理立卷归档是考核的重中之重,主要考核各业务部门移交档案的数量和整理质量,以加大档案收集的力度,促进部门立卷质量的提升;安全措施主要考核各业务部门档案的保管条件,促进平时立卷的规范化;加分项考核档案创新和理论研究,以促进业务部门档案员参与档案编研和档案研究工作,进一步提升档案员素质。

(三)  2013年度中山职业技术学院档案考核评分结果

2013年,中山职业技术学院按照此方法对各业务部门档案工作进行了考核,考核结果因其客观公正性得到了大部门部门的认可。

各部门经过自评、小组互评、综合档案室评分汇总,教学系部组评出了基础教学部、机电工程系、计算机工程系三个优秀部门;行政教辅组评出了团委、招生办公室、总务处、教务处、财务处五个优秀部门,其他部门均为合格部门。

    (四)特色之处

1.注重多元主体考核。变原来的仅由综合档案室单一评价主体考核为现在的基层档案部门、类别小组、综合档案室共同参与的多元主体考核,充分调动了基层档案部门关注、参与学院档案管理的积极性。

2.注重量化考核。考核办法共分4个一级指标10个二级指标,每个指标对应不同的考核分值,考核内容涵盖了档案管理工作的全过程,杜绝了考核的主观性和随意性,促进了档案管理的规范化、科学化建设。

3.注重过程评价。坚持以评促建的工作理念,注重对基层档案工作的实时跟踪和评价。如一般考核的做法是年初移交档案后等到年底才组织开展考核。而中山职业技术学院则是在每年4月底档案移交工作结束后,分别组织教学系部组、行政教辅组进行小组互评,让各基层部门能及时了解本部门档案工作质量以及存在问题,以便整改提高。

4.实践效果显著。该考核制度在2012年学院基层档案工作考核中进行了试行,2013年正式实施,都取得了良好效果。尤其是通过互评这一环节,通过对当年度其他部门移交档案的实地观察,使各部门档案员能够形象直观地了解各部门档案工作现状,更好地促进档案员改进本部门档案工作。同时,由于全方位多角度的考核者对其工作成果进行考核,考核结果公平性和可信度更高。2013年,学院将考核结果作为年度奖励基层档案部门的主要依据,得到了各部门的一致好评。

 

参考文献:

1〕陈万明、卓越:《有效推行360度绩效考核的探讨》,《管理现代化》2003.03

2〕杨祯怡:《论西方常用绩效考核在中国遇到的问题及对策》,上海外国语大学硕士论文,2014.01

3〕王灿荣、刘希球:《公共档案馆信息服务绩效测评难点与对策》,《浙江档案》2014.01

4〕杨杰:《高校归档单位档案工作考核体系建设探索》,《攀枝花学院学报》2011.04

2014-09-16
 
 
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