关于本市国有企业退休死亡五年以上人员人事档案接收、移交进市档案馆的操作办法
 

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》的通知〉》(厅字〔201919号)以及《中共上海市市委办公厅、上海市人民政府办公厅关于进一步推进上海市国有企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见》(沪委办〔201956号)有关规定,为做好本市国有企业退休死亡人员人事档案整理移交进馆及管理工作,现制订以下操作办法。

一、移交范围

本市行政区域内国有企业退休人员已于20151231日(含)前死亡的,其人事档案由各相关企业(档案移交单位)一次性向市档案馆移交。

由中央直接管理和区以上地方党委、政府及其部门、机构管理的企业退休领导干部以及原涉密部门人员的人事档案,暂不移交。

二、实施时间

20204月,市档案局会同市国资委牵头举办专题培训,明确移交进馆标准和要求;

20205月,属于移交范围内的企业集团总部制定档案移交工作方案和详细计划,将全部所属企业移交方案计划汇总后送交上海市档案馆;

20206月,市档案馆形成全市统一部署分批实施的接收计划,稳妥有序推进工作;

20209月,符合移交要求的企业先行开展移交进馆;

202012月,企业退休人员人事档案接收工作全面开展。

三、移交要求

(一)档案内容完整准确

档案移交单位应进一步摸清本单位退休死亡人员人事档案基本情况,了解档案实体状况,清点档案数量。发现档案案卷或卷内文件缺失的,应及时查找原因,尽可能补充完善相关档案,或作出相关情况说明。

原则上,一份人事档案不得分散移交,一个档案移交单位的退休死亡人员人事档案,应集中移交。移交给档案馆的档案应为原件。

(二)档案整理系统规范

档案移交单位应根据本单位退休死亡人员人事档案所属年代、档案数量、案卷质量等具体情况,制订工作方案,认真做好档案移交前的整理工作。档案整理应充分利用原有工作基础,保持文件之间的历史联系,满足今后长久保管和便捷利用的需要。

1.分类和组卷:退休死亡人员人事档案应按《企业职工档案管理工作规定》(劳力字〔199233号)的要求进行分类和排序。

档案组卷以退休人员个人为单位,一人一卷,不得采用多人合并组卷的方式。

2.编目和编页:退休死亡人员人事档案应编制案卷目录(样式详见附件1),一卷一条,案卷目录作为档案移交进馆时的交接凭证,也是今后开展档案管理和利用的基本工具。

1)序号:填写案卷顺序号,自1起编。

2)档号:填写案卷档号(档号编制规则见下文)。

3)姓名:填写死亡人员完整真实的姓名。

 4)性别:填写死亡人员性别。

5)出生日期:填写死亡人员出生日期,以国际标准日期表示法,采用8位阿拉伯数字填写,如“19300101”

6)死亡日期:填写死亡人员死亡日期,以国际标准日期表示法,采用8位阿拉伯数字填写,如“20100101”

7)所属单位:填写死亡人员生前最后所在单位全称。

8)户籍所在地:填写死亡人员生前最后所属户籍地(填写到区县一级)。

9)身份证号:填写死亡人员身份证号,未办理过身份证的可不填。

10)页数:填写案卷总页数,用阿拉伯数字填写。

11)保管期限:填写案卷的保管期限,未确定保管期限的,可暂时空缺。

12)备注:填写案卷需说明的其他情况。

案卷内档案应编制页号,以有效内容的页面为一页,自1起编,一般位于页面右下角(左下角)空白处。

3.编制档号:档号由全宗号目录号案卷号组成。全宗号、目录号由市档案馆确定,提前告知档案移交单位。每一本案卷目录编一个目录号,自1起编。每一本案卷编一个案卷号,自1起编,一本案卷目录内的案卷号不得超过4位数字。

一个全宗内目录号不得重复,一本案卷目录内案卷号不得重复,也不应有空号。

4.封面和装订:案卷封面应做到卷皮纸质良好,如案卷封面破损严重或有多处修改,应予更换。案卷封面上的题名、档号等项目应填写完整、准确。

档案案卷应用三孔一线法进行线装,确保装订牢固,不掉页、不压字,卷内无金属物、无破损。

5.装袋和装盒:档案案卷应按有关规定装入档案袋,档案袋上的有关项目应填写完整、准确,并在右上角空白处标识档号,破损严重的档案袋应予调换。

退休死亡人员人事档案案卷应装入统一规格的档案盒(样式详见附件2),档案盒上各项目应填写完整、准确,便于档案排架、保护、清点和利用。

(三)确保档案安全

退休死亡人员人事档案移交进馆前,档案移交单位应对档案的保管保护状况开展全面清理,对档案库房内空气和档案实体进行有害生物检测。发现害虫、霉变、破损等问题应立即采取消毒、灭菌、修裱等措施,确保档案实体安全。同时应对档案保管场所开展全面清扫消毒,避免不利环境对档案的再次污染。

(四)移交档案数字化副本

退休死亡人员人事档案移交进馆时,应同步移交档案数字化副本。档案数字化工作,原则上应按照《纸质档案数字化规范》(DAT 31-2017)开展;采取外包服务的,应符合《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔20147号)等规定要求。进馆档案数字化副本的基本要求附后(详见附件3)。

(五)明确档案限制利用意见

档案移交单位应根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》,对企业退休死亡人员人事档案进行甄别,提出档案形成满30年后是否向社会开放利用的意见,出具《关于XXXXX档案限制利用意见的函》(内容和格式要求详见附件4)。

四、移交手续

档案移交单位在确保退休死亡人员人事档案符合进馆要求的前提下,经企业集团总部核查后,向市档案馆提出移交申请。

市档案馆对进馆档案进行检查验收,确认符合移交要求后,由市档案馆与档案移交单位正式办理移交手续(死亡职工档案交接文据详见附件5)。除纸质档案和数字化备份外,档案移交单位应同时向市档案馆提供进馆档案全宗专题指南(纸质版,内容和格式要求详见附件6)、档案限制利用意见函(纸质版)一式三份、全套案卷目录(纸质版)一式三份、全套案卷目录电子文件(刻录光盘)一份。

各有关单位和各相关人员应高度重视,依法履职,提供必要的人员、经费、设施设备保障,确保档案移交工作按时有效、保质保量进行。在档案移交进馆工作中出现的其他业务问题,由市档案馆与档案移交单位视情协商解决。

本市行政区域内国有企业中目前健在,以及于201611日(含)后死亡的退休人员人事档案,根据市人力资源社会保障局的相关规定开展移交工作。由各区人力资源社会保障部门接收并保管的企业退休人员人事档案,如产生死亡五年以上的,由各管理主体向各区国家综合档案馆移交。相应进馆人事档案应参照本操作办法及各区档案馆档案进馆规定,做好消毒、数字化等进馆前整理工作。

五、档案提供利用

各档案移交单位、各档案馆应依托数字化便利条件,按照《企业职工档案管理工作规定》(劳力字〔199233号)等法律法规规定,依法开展国有企业退休死亡人员人事档案提供利用工作。

 

附件:1.退休死亡人员人事档案案卷目录

2.档案盒式样

3.进馆档案数字化副本基本要求

4.退休死亡人员人事档案限制利用意见函格式要求

5.退休死亡人员人事档案交接文据

6.退休死亡人员人事档案全宗专题指南格式要求

 

附件1

附件2

档案盒样式

 

 

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 


说明:1.档案盒材质应符合《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》(DA/T 24-2000)有关规定,并具有一定承载力;

2.档案盒的长为38cm,宽为32.5cm,高为25cm;

3.档案盒盖上设置“全宗号” “目录号” “案卷起止号”三个著录项。

 

附件3

进馆档案数字化副本的基本要求

1.档案数字化以24位全彩、300以上DPI、单页存储的PDF(或TIFFJPEG)格式为基本参考标准,同一单位的档案数字化副本应采用相同的存储格式。

2.档案数字化副本应保持清晰、完整、不失真,图像效果尽可能接近档案原貌。对铅笔等字迹较浅的档案原件,应采取加深、锐化等措施;纸张原件背景较深时,应采取提高亮度等扫描手段;当字迹图像等处于档案边缘时,应作留白处理;当原件字迹倾斜时,应予以纠偏;如档案原件有破损、模糊、污渍、字迹褪化等情形的,应尽可能修复后再行开展扫描。

3.扫描后应对档案数字化副本进行质量检查,如遇图像不完整、无法清晰识别、失真严重、图像排列顺序与档案原件不一致,或有漏扫、重复扫、多扫等情形的,应进行调整或重新扫描。

4.档案数字化副本的存储采取逐级建立文件夹方式,即以全宗号、目录号和案卷号为名建三层文件夹,底层文件夹内存储一卷档案的全部数字化图像。

5.数字化图像的命名应用半角字符,以档号为基础,结合图像流水号对每一页图像命名,即全宗号-目录号-案卷号-页号-幅号。一卷档案内全部数字化图像排列的顺序为:档案袋+案卷封面+卷内目录+备考表+档案卷内文件。

档案数字化副本的存储、命名、排列方式示例如下:


附件4

 

关于XXXXX档案限制利用意见的函

 

上海市档案馆:

根据《中华人民共和国档案法》第二十条和第二十一条的规定,本单位在XXXXX档案(全宗号   )依法移交进馆后,对市档案馆馆藏中有关自形成之日起未满三十年的未开放档案的利用咨询,提供必要的利用意见。

根据《中华人民共和国档案法》第十九条和第二十一条的规定,现将XXXXX档案中自形成之日起满三十年仍不宜向社会开放的案卷予以告知。

 

附:有关限制利用的XXXXX档案案卷一览表

   

 

 

                              单位(盖章)

   


 

 

有关限制利用的XXXXX档案案卷一览表

(全宗号:    

 

 

目录号

 

1

 

案卷号(件号):

 

 

 

限制利用理由:

 

2

 

案卷号(件号):

 

 

 

限制利用理由:

 

 


附件5

 

退休死亡人员人事档案交接文据

 

                                     编号:

档案

全宗名称

 

全宗号

 

移出

单位名称

 

接收

单位名称

 

交接性质

 

档案所属年度

 

目录号

案卷数量

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案数量合计

 

全宗

专题指南

 

纸质目录

 

电子目录

 

数字化副本

 

移出说明

   

 

接收说明

该全宗档案符合进馆质量要求,并依据相关规定接收进馆。

移出单位(印章)

 

负责人:

 

经办人:

 

移出日期:

接收单位(印章)

 

负责人:

 

经办人:

 

接收日期:

                       

附件6

Z1  ××单位退休死亡人员人事档案

全宗专题指南

××××——××××

   

一、全宗来源简况

记录和反映全宗构成者沿革,包括全宗构成者名称(含所有曾用名称)、成立时间、组建情况、主要职能、隶属关系、内部组织机构设置、主要负责人姓名及变化情况等。

二、档案基本情况

记录和反映全宗构成者所有职工档案的数量和分类流向情况,按顺序列表登记退休死亡人员人事档案类别名称和数量。

类别号

类别名称

卷数

1

×××单位所属×××医院

900

2

×××单位所属×××公司

270

···

···

···

三、检索查阅注意事项

记录和反映档案的分类、整理情况,档案的完整和完好程度以及遗失、销毁情况,可使用的检索工具和已编制的参考资料情况,日常使用的简便易用的检索方法和路径等。

 

                              单位(盖章)

                                     

 

2020-03-31
 
 
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