2019年第二期《逗号》:国际组织专辑
 

75岁的世界档案库

——联合国档案馆历史简述

亚历山大·盖尔芬德

Aleksandr Gelfand

75年前,50个国家在美国旧金山签约成立了联合国。自其成立的1945年起,联合国就设立了一个档案管理小组,负责收集整理最初形成的记录。这个档案小组也是今天档案和记录管理部(Archives and Records Management Section ,简称ARMS)的雏形。纵观联合国档案馆发展的历史进程,它这一路走来并非一帆风顺,发挥的作用也在不断演变。为了在这个全球最大的国际组织中占有一席之地,档案馆的实体和行政结构发生了深刻变化,其肩负的使命、工作人员数量、保存的记录类型和利用对象也在不断改变。本文旨在回顾联合国档案馆发展进程中经历的重大事件,探讨它所面临的挑战和收获的经验。

在新建机构中进行集中归档

——记欧洲货币协会的档案管理(1994-1998

马赛厄斯·韦伯

Matthias Weber

1994年,欧洲货币协会(European Monetary Institute,简称EMI)成立,旨在为欧盟创建新的货币体系——欧元的纸币和硬币,并筹备未来建立欧洲中央银行(European Central Bank,简称ECB)。协会的建立是1992年签署的《欧洲联盟条约》(Treaty of Maastricht)在组织架构方面迈进的最重要成果。协会最初选址位于瑞士的巴塞尔,而后迁往德国法兰克福。与许多其他新建机构不同之处在于,协会在建立之初就考虑到了要保存档案记录。起初采用的方法是高度集中制,但事实证明对于一个快速发展的机构而言,这种方法并不适合。虽然初期的经验并不成功,但协会走过的弯路为1998年欧洲央行成立后建立新的归档职能,提供了许多洞见和理论发展的方向。

欧洲委员会的档案管理(之一)

——三年应急档案管理方案

蒂姆·利斯尼

Tim Lisney

尽管欧洲委员会(Council of Europe)作为跨国组织确实具有强大的适应力,但其档案管理工作却越来越薄弱。本文记录分析了2000年至2003年间欧洲委员会档案管理的发展状况。在这3年间,欧洲委员会管理文件记录的方式发生了重大改变,特别是在整个组织范围内编制执行了档案管理方案,并为工作人员引入档案管理培训计划。档案的概念也从纸质材料扩展到电子文档和视听材料。委员会为了加强档案管理方面的交流、咨询和协调,促进档案方案的实施,为档案通讯员建立了内部网络,并采取一系列措施整顿改进档案利用工作。在此期间,委员会还逐步引入实施档案管理标准:国际档案著录通用标准ISADG)和文件管理国际标准ISO 15489。文章指出欧洲委员会之前的档案管理工作缺乏连贯性,所以组织内部的文件整理和利用工作便每况愈下,也提出最关键的问题是缺乏专业管理人员。对欧洲委员会这三年档案管理事业发展的分析,也阐明了个人的个体能动性在关键时刻产生的影响。

欧洲委员会的档案管理(之二)

——向电子档案转化

杰萨·比特纳

GesaBüttner

欧洲委员会实施电子档案管理,是这个跨政府人权组织实现全面信息管理的关键步骤。引入电子档案管理的目的是为了使信息利用更便捷。之前由于信息格局分散,而且对数字信息缺乏管理,事实上想要查找信息非常困难。为了改善这种情况,委员会让信息生成者成为关键参与人,在整个信息生命周期内引入标准化要求,实现组织全程监管。本文记述了从2008年至201810年时间里,实现这一设想的具体过程。从奠定方案实施基础、筹备到具体部署、提高员工认识以及开展培训活动,特别强调要建立支撑档案管理标准化实施的工具,如业务分类方案、保管和处置的期限表以及各种元数据。文章简要介绍了在这一过程中事关成败的关键节点,也表示档案管理可以成为整个机构推广信息管理的催化剂。

北大西洋公约组织和档案馆

——北约档案馆如何保存和保护联盟的记录

伊内克·德塞诺、尼古拉斯·罗奇

芭芭拉·维亚莱、艾蒂安·温特贝格

InekeDeserno, Nicholas Roche, Barbara Viallet, Etienne Winterberger

北大西洋公约组织(NATO)自成立以来一直致力与各方协商、寻求共识、预防冲突。2019年是联盟成立70周年纪念,此时也恰是北约首次向公众开放档案20周年。1999年北约档案馆建立,此举受到时任秘书长索拉纳(Javier Solana)的高度赞扬,认为这是北约致力于公开信息、提高透明度的一个重要信号。北约解密公开了数千份文件,并在比利时布鲁塞尔的北约总部开辟了专门的阅览室。此外,北约档案馆和档案委员会的成立也改变了以往北约管理历史记录的方式。在此之前,北约没有涵盖整个组织的档案管理方案,也没有组织层面的档案机构,执行档案的传统管理职能也缺乏一致性和连贯性。自1999年起,北约制订了专业的档案管理方案,方案由训练有素的档案人员负责执行,并邀请了国家级专家委员会参与管理。该方案在过去20年里取得了一系列成果,以新颖而独特的方式实施档案战略,来应对北约独特的组织构架。档案馆隶属于北约政治总部,而北约组织本身则由北大西洋理事会和军事委员会总体领导的多个正式实体组成,包括军事决策部门、民事活动机构、军事行动机构等。1999年之前,各个下属机构都按照各自的内部程序自行在属地内管理档案材料。本文概述了北约档案馆的管理方法及其战略方针,参与的人员包括30个成员国的国家级专家;依托强大而积极的保存和管理战略,提出逐渐扩大范围而且更健全的收集方案;对组织中数字档案保存维护行动进行评估;阐述北约解密以及向公众公开项目的最新进展。

促进联盟档案工作

——对北约档案馆展览的案例研究

尼古拉斯·阮

Nicholas Nguyen

随着2008年《北大西洋公约组织信息公开政策》的制度化,北约档案馆有一项工作任务,就是定期展出公开披露的北约文件、视频、音频、照片、出版物以及实物,以提高馆藏藏品的利用率。这些展览最初都是在比利时布鲁塞尔的北约总部举行。展览的成功举办,不仅提高了北约档案馆在组织内部的知名度,也使得展览不断扩大规模,到2019年联盟成立70周年之际,已经成为联盟本身宣传推广的活动之一。本文概述了北约档案馆的展览活动,在机构背景下讨论了举办展览的缘由和其中的变迁,强调它为完成北约档案馆的工作使命发挥的作用,延伸来说对北约组织本身的宣传也不无裨益。虽然本次案例研究阐述的是一次特殊的经历,在很大程度上取决于特定的政治环境和安全需求,但这其中的经验或许可以有更广泛的适用性,甚至对于在各种国际组织中任职的档案工作者而言,或许能认识到眼前面临的挑战也有类似情况,从中能得到启发。

确保信息连贯性的总体框架

——世界贸易组织档案管理方案

赫苏斯·加兰、玛丽亚·布雷西

JesúsGalán, Maria Bressi

本文描述了世界贸易组织(WTO)档案管理方案的建立和实施过程。这一方案是世贸组织秘书处设立25年以来首次发布。文章首先概述了组建及订立档案管理方案采用的方法,而且采纳的方案要与其他国际组织遵循的标准和最佳操作方式保持一致;其次,方案完成后要向不同的参与方提交,并获得对方批准方可实施;第三,该方案在结构和内容设置上的目标是达成全面的、覆盖整个组织的档案管理战略,以保证世贸组织各层面责任明确、公正透明。由于跨政府的国际组织缺乏监管框架以及组织结构的特殊性,档案管理人员按照有条理、有计划、可核验的方式创建和管理信息时,可能会面临一些挑战。本文提出在此类国际组织内起草和实施档案管理原则过程中,可以采用一些行之有效的办法。

(李燕 译)

2021-05-12
 
 
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