为深入贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和中共上海市委办公厅、上海市人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见》，积极支持和规范社会力量参与档案事务，努力推进上海档案事业创新发展，根据档案法律法规和有关规定，现就加强本市档案业务外包和中介服务管理提出以下指导意见。

一、围绕总体目标，明确工作要求

（一）支持规范档案业务外包和中介服务。主动适应经济社会发展及档案工作需要，支持档案管理事务性工作引入市场机制，以业务外包方式向社会购买服务，集聚社会资源和社会力量，促进档案工作降本增效、提高水平，更好地为上海全面深化改革和创新发展服务；支持档案中介机构等社会组织依法依规参与档案事务，发挥设施设备、技术、人才等优势，积极服务和促进档案事业发展；加强监管、严格规范，切实防范档案业务外包风险，努力提高档案中介服务质量。

（二）着力加强重点管理。以确保档案实体和信息安全为导向，重点把握档案寄存托管、档案数字化、档案整理、档案信息系统建设等四类中介服务业态，采取切实措施，加强分类监管，有效解决档案业务外包和中介服务中的薄弱环节和关键问题。档案寄存托管服务要聚焦档案实体安全，完善设施设备，加强流程管理，切实保障档案安全；档案数字化外包服务要聚焦数据存储安全和现场管理，杜绝档案信息外流和失泄密等各类安全隐患；档案整理外包服务要聚焦档案整理质量，以贯彻国家和行业标准为抓手，着力提高档案整理的规范化、标准化水平；档案信息系统建设外包服务要聚焦档案核心数据库保护和系统运行安全维护，强化定岗定员、身份识别、权限管理等措施，确保系统开发、集成和运维中的档案信息安全。

（三）积极稳妥推进发展。档案业务外包和中介服务应当遵守国家和本市有关规定，按照安全第一、预防为主、质量为上的原则，确保档案实体和信息绝对安全。涉及国家秘密的档案不得进行寄存托管和档案数字化、档案整理业务外包；不得将列入国家档案馆收集范围的档案的各项业务委托给具有外资背景的机构。各区县、各部门、各单位要结合实际，加强试点、探索实践、总结经验、完善管理，努力建设并用好档案管理社会化服务新机制、新途径，稳妥推进档案业务外包和中介服务发展。

（四）严格落实三方责任。紧密结合档案业务外包和中介服务的特点，建立健全档案行政管理部门、档案业务外包单位和档案中介机构的三方责任。档案行政管理部门要依法落实行政监管责任，加强监督与指导，严肃查处各种档案违法违规行为；开展档案业务外包的机关、团体和企事业单位要切实落实档案管理主体责任，坚决防止“一包了之”，始终严格履行档案管理第一责任人的职责，着力加强档案业务外包风险防范和安全管理；档案中介机构要认真落实履约责任，严格依法依规，恪守合同约定，确保档案安全，提高服务质量。

（五）营造良好市场环境。积极引导，强化管理，努力营造公平有序的档案中介服务市场环境。档案中介服务收费不在政府定价目录之列，应通过成本核算、平等协商、公平竞争等合理确定中介服务收费和价格，完善市场调节的定价机制，防止行业垄断、价格虚高，防止恶意竞争、低价劣质。档案行政管理部门要协同监察、工商、物价等部门加强监督检查，有效维护档案中介服务市场秩序。档案业务外包单位要加强市场调研和业务考察，在综合比选的基础上，择优选用档案中介机构。档案中介机构要合法经营、诚实守信、加强自律，努力提高为档案工作提供优质服务的能力和水平。

二、加强行政监管，促进规范管理

（六）依法履行管理职责。档案行政管理部门要全面履行档案法律法规赋予的职责，把加强档案业务外包和中介服务管理作为依法行政的重要任务，纳入重要工作日程，加强研究部署，加强监督检查，加强指导服务，坚决防止管理缺位和不作为，将行政监管责任落到实处。

（七）切实加强日常监管。档案行政管理部门要根据档案业务外包和中介服务的特点，着力加强事中、事后监管，建立档案业务外包服务项目实施中的检测检查制度，每年定期开展专项抽查活动，并督促档案业务外包单位加强项目终验工作，在档案业务外包服务项目结束时，严格安全和质量验收评估；实行重要档案业务外包信息报送制度，凡列入国家综合档案馆收集范围的档案委托档案中介机构等寄存托管的，有关单位应当向同级档案行政管理部门报送相关信息，档案行政管理部门要督促做好信息报送、核查及其相关监管工作；将档案业务外包和中介服务列为档案行政执法检查范围和重要内容，重点检查涉及国家档案馆收集范围的档案业务外包项目安全管理情况，检查档案业务外包单位档案管理主体责任落实情况，检查档案中介服务中档案安全、服务质量、设施设备和管理措施保障情况。对档案业务外包和中介服务的监督检查应当严格标准、严格要求，善于及时发现和研究解决各类问题，发现档案安全和服务质量重大问题的，要及时通报，限期整改；凡发生档案安全事故的，依法依规严肃追究相关档案业务外包单位领导和有关人员的责任。

（八）加大支持扶持力度。档案行政管理部门要结合实际为档案业务外包和中介服务发展创造有利条件、提供有效服务。要利用档案媒体、档案网站等各种方式，加强档案中介服务的宣传推广，扩大社会影响。积极开展档案业务培训，加强档案中介服务技术和管理研讨，为档案中介机构及其从业人员提高执业能力和业务水平提供学习交流机会。加强调查研究，制定完善相关规范标准，改善档案业务外包和中介服务制度环境。我局研究制订并随文印发《上海市档案寄存托管规范（试行）》、《上海市档案数字化外包和中介服务规范（试行）》，还将进一步制发关于档案信息化系统建设及档案整理业务外包和中介服务的规范文件，为工作提供依据。积极促进科技成果转化，支持鼓励档案中介机构优先运用档案管理新技术、新方法、新经验。要充分发挥档案学会的组织和纽带作用，帮助和促进档案中介机构开展学术研究、业务交流，不断增强创新服务能力，实现可持续发展。

三、落实主体责任，强化安全监控

（九）落实档案安全主体责任。档案业务外包单位要按照《档案法》、《保密法》等法律法规和有关规定，严格履行档案安全第一责任人的职责，加强对档案业务外包工作的领导和管理，切实建立、严格实施档案安全领导责任制。要牢固树立风险防范意识，健全档案安全和质量管理制度措施，明确部门和人员具体职责,加强工作部署和监督检查，及时消除档案业务外包中的各类安全和质量隐患。

（十）加强合同管理。档案业务外包单位应当与档案中介机构签订书面委托合同，明确委托和服务的内容、期限、数量、价格、保密等要求以及双方的权利义务、违约责任等内容。要以完善合同条款和严格履约为抓手，落实档案安全和服务质量要求,形成有效约束机制,保障档案业务外包安全、规范、有序。

（十一）强化档案业务外包全程监管。要把档案安全和服务质量管理贯穿于档案业务外包和中介服务工作的始终，加强全程跟踪、全程监控。档案业务外包单位应当了解熟悉相关档案中介服务工作流程，掌握重要环节，严格督促档案中介机构加强各项管理，及时跟踪、有效介入档案安全和服务质量管控重要工作；要加强安全监管基础工作，建立档案业务外包工作台帐，及时记录各项督查、监管实施情况，定期分析、及时发现、认真整改存在的问题和不足；要加强对档案业务外包和中介服务项目验收评估工作，发现存有档案安全隐患或者中介服务质量不符合国家和行业标准的，一律不予验收通过，严格督促限期整改。

四、合法诚信经营，提升服务能力

（十二）规范经营行为。档案中介机构应当依法经工商等有关部门批准，开办手续合法、完备，具备满足执业需要的良好条件，并在规定的经营范围内开展经营服务；自觉遵循公平、诚实、守信原则，恪守商业道德，履行合同约定，开展正当竞争，坚持规范经营，接受档案行政管理部门和相关部门的监督。

（十三）保障服务质量。档案中介机构应当深刻认识档案工作的性质和特点，强化政治意识、责任意识、安全意识和质量意识，高度重视、切实保障档案安全和服务质量。要严格按照国家和本市相关法律法规，积极贯彻国家、行业等相关标准规范，自觉提高工作要求和服务标准；建立健全经营服务规章制度，规范服务流程、严格管理措施、落实岗位职责、明确人员责任、强化绩效考核，加强服务项目实施中安全与质量的自检自测和问题整改，不断完善档案中介服务的安全和质量保障机制。

（十四）加强能力建设。档案中介机构应当高度重视执业能力建设，积极推进设备升级、技术创新、专业拓展，加强专业人才队伍建设，拓宽员工培养、成才的途径，积极组织参加档案业务与相关专业知识教育培训，积极鼓励员工参加中高级档案技术职务评审活动，积极引进高学历档案专业人才，积极改善专业技术人员队伍和知识结构，努力提升员工的专业素质，不断提高执业能力和服务水平。

 

附件1 上海市档案寄存托管规范（试行）

1.范围

1.1本规范规定了开展档案寄存、托管委托和服务活动的基本要求、具体方法和相关技术指标等事项。

1.2本规范适用于本市范围内委托开展档案寄存、托管和提供寄存、托管服务的机关、人民团体和企事业单位。

2.引用文件

《国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》

《上海市档案局关于印发〈加强本市档案保护技术工作的若干意见〉的通知》

GB/T 9705文书档案案卷格式

GB/T 11821照片档案管理规范

GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T 18894电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000档案工作基本术语

DA/T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范

DA/T 22-2000归档文件整理规则

JGJ 25-2010档案馆建筑设计规范

3.术语定义

3.1档案寄存托管机构

经过有关部门批准设立，提供档案寄存、托管有偿服务的社会组织。

3.2委托方

委托开展档案寄存、托管的法人和其他组织。

3.3档案寄存

委托方将档案委托给档案寄存托管机构保管，由档案寄存托管机构提供符合档案管理要求的档案库房和档案装具进行存放。

3.4档案托管

委托方将档案交由档案寄存托管机构负责档案的保管、存取、利用服务等档案管理事务。

3.5客户档案

委托方寄存、托管在档案寄存托管机构的档案。

3.6档案库房

档案寄存托管机构用于保存客户档案的专门用房。

3.7档案入库

客户档案实体进入档案寄存托管机构库区的过程。

3.8档案出库

客户档案实体离开档案寄存托管机构库区的过程。

3.9档案调阅

对客户档案进行调取阅览的过程。

3.10档案归库

客户档案归还档案寄存托管机构库区进行入库和在库房中归位的过程。

3.11档案现场调阅

在档案寄存托管机构库区现场对客户档案进行调阅的过程。

3.12档案远程调阅

委托方通过一定技术手段异地调阅所寄存、托管档案的内容信息的过程；或根据委托方的要求和授权，由档案寄存托管机构对客户档案的内容信息通过复印、拍照、摄像、扫描等手段进行提取，并通过电话、传真、电子邮件、网络等远程技术手段传输和提供给相关方面利用的过程。

3.13档案中转箱

也称档案周转箱、档案运输箱等，指对客户档案进行运输、迁移时临时使用的专用档案装具。也可作为档案保管箱使用。

3.14档案保管箱

档案寄存托管机构在档案库房内存放客户档案的专用档案装具。

4.总则

4.1档案寄存托管机构应当具备开展档案寄存、托管等业务活动的场地、设施、设备、人员等条件。

4.2档案寄存托管机构应当依法经工商等部门批准注册，遵守《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》、《上海市档案条例》等法律法规和有关规定，贯彻执行档案管理相关标准、规范，自觉接受档案行政管理部门的监督、指导。

4.3档案寄存托管机构应当依照国家和本市关于档案寄存、托管等档案中介服务的有关要求，制定实施档案寄存、托管服务的规章制度及业务流程，保障档案寄存、托管服务的规范化。

4.4档案寄存托管机构应对寄存、托管的客户档案进行规范、科学管理，保障其完整与安全。

4.5凡内容涉及国家秘密的档案，禁止寄存、托管。

5.库房与设施

5.1档案寄存托管机构应配备专用档案库房。

5.2档案库房选址应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段，远离污染源、高压输电线穿越和存放易燃、易爆物的场所。

5.3档案寄存托管机构应根据功能需求，配置档案存储专库、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房和其他附属用房等，满足档案寄存、托管各项业务工作需要。

5.4档案库房建筑布局应按照功能分区的原则，力求面积充裕、位置妥当、功能完备、流程便捷。各类用房应相对独立，进行档案传送时不应通过露天通道。

5.5档案库房层净高不应低于2.60米。采用档案密集架装具的，梁及管线下有效使用空间的净高不应低于2.60米。

5.6档案库房楼面均布活荷载标准值不应小于5kn／㎡（约500kg／㎡)。采用密集架的，应不低于12kn／㎡。

5.7档案库房的设计应根据本市的气候特征，重点满足隔热、防潮、通风的需要，并遵守建筑设计防火的有关规定和规范。

档案库房内严禁设置明火设施，库区防火分区之间及库区与其他部分之间应采用耐火极限不低于4.0h的防火墙；同一防火区库房之间的隔墙应采用耐火极限不低于3.0h的防火墙；其他内部隔墙及库房电梯井围护结构的耐火极限应不低于2.0h。

5.8档案寄存托管机构应按库房面积配置一定数量的温湿度检测调控设备、消防设备、防盗设备、档案消毒设备及各类档案装具设备。

5.9档案库房主通道净宽不应小于1.20米，两行档案装具间净宽不应小于0.80米，档案装具端部与墙的净距离不应小于0.60米，档案装具背部与墙的净距离不应小于0.10米。

5.10档案库房的电梯、楼道和库区周边等重要部位应合理安装视频监控、火灾报警等安全防护设施。

视频监控探头应布置合理，无监控盲区和死角，对档案库房实行24小时录像监控，视频录像应妥善保存，满足回放复核需要。

6.人员要求

6.1档案寄存托管机构应配备相应数量的专业技术人员和管理人员，并配有与工作需要相适应的档案专业中级及以上技术职务人员。

6.2档案寄存托管机构应鼓励从业人员积极参加档案业务培训和继续教育，不断提高档案专业知识水平和业务能力。

6.3档案寄存托管机构从业人员应积极贯彻党和国家的各项方针、政策，严格执行档案法律法规和规范标准，自觉遵纪守法。

7.寄存托管前期工作要求

7.1委托方应学习了解和认真贯彻执行国家及本市档案法律法规和有关档案寄存、托管的规定，确保档案寄存、托管工作依法依规规范有序开展。

7.2委托方在实施档案寄存、托管前，应实地考察档案寄存、托管场所，详细了解档案保管及其相关服务条件，周密研究档案寄存、托管外包服务方案。

7.3档案寄存托管机构和委托方之间应当签订档案寄存、托管书面合同或协议，明确档案寄存、托管的时限、费用及双方权利义务、档案损毁赔偿事项和各自法律责任，确保职责明晰、责任明确。

8.客户档案的交接和入库

8.1档案寄存托管机构接收客户档案前，委托方与档案寄存托管机构应当协商明确并指定专人负责客户档案的下架整理、清点造册、装箱运送、入库登记等工作，明确工作流程和人员职责，并使各工作环节留下记录，确保可追溯、可核查。

客户档案的下架整理、装箱等工作，应在委托方的直接参与或者监督下进行。

8.2委托方和档案寄存托管机构人员应对寄存、托管的档案进行交接，编制客户档案交接目录清册，经双方确认无误，在客户档案交接目录清册上签字并加盖单位印章，一式两份，双方各执一份。

8.3档案交接目录清册，应根据档案寄存、托管的实际需要编制，一般应以卷（件）为条目进行登记，列明卷（件）题名、档号、数量等，也可以箱为单位进行登记。档案交接目录清册必须能够满足双方共同确认及日后复核寄存、托管的档案内容和数量的需要。

8.4客户档案下架整理过程中，应检查档案载体状况，如发现纸张明显发霉或出现档案虫害、胶片严重酸化等现象，应及时进行必要的消毒、洗片等技术处理。

8.5经下架整理的客户档案，应分类装入档案中转箱或档案保管箱，并逐箱编号和标识，便于查找和管理。

8.6对装入客户档案的档案箱的外观、箱外标识等应进行详细检查，经检查确认并逐一封箱后，方可进行装车运送。

8.7客户档案入库前的运送全过程，须由专人负责押送押运。委托方承担运送客户档案的，应当指定专人负责押运；档案寄存托管机构承担运送客户档案的，应当指定专人负责押运，委托方应当派员参与押运。

8.8客户档案入库后，档案寄存托管机构应查看客户档案是否存在受损、遗失等异常情况，并做好档案核查记录。发现有异常情况的，应及时告知委托方，共同妥善处置。

8.9档案寄存托管机构接收寄存的客户档案入库时，需要对档案中转箱拆封，将档案装入档案保管箱的，应经委托方同意并指派人员现场参与或监督，装箱完毕后作封箱及标识处理，并清点登记造册，双方各执一份备案。

档案寄存托管机构接收托管的客户档案入库时，档案入库方式方法由双方商定，确认档案的内容和数量。

8.10未经委托方允许，档案寄存托管机构工作人员在客户档案下架整理、装箱和入库等过程中，不得擅自翻阅、查看、复制客户档案内容。

9.档案保管

9.1委托方对客户档案应按照档案形成单位、档案门类、介质载体等要素，科学、有序、整齐地排列存放。音像、电子等非纸质载体的客户档案应专区保管，并按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）等规范标准执行。实物类客户档案应根据制成材质，配备相应的装具或展柜存放。各类档案装具应排列有序，并有清晰的标识和索引方法。

9.2档案寄存托管机构应指定专人负责档案库房的管理。库房钥匙或其他门禁设备应专人专管；档案库房的门、窗等应保持正常状态，人员出库时应关闭门、窗，确保库房与外界连通环节的绝对安全。

9.3档案库房及其周边严禁存放易燃易爆危险品和其他不利档案安全的物品，严禁吸烟，严禁随意增加电器设备或乱拉电线；配备各类消防器材，定期检查维护，保证库区内的各类灭火设施处于正常状态；保持消防通道畅通，不得在消防通道堆放杂物。

档案寄存托管机构应制定库区消防应急预案，及时、有效处置各类火警突发事件。

9.4档案寄存托管机构应根据档案保管存储技术要求，有效采取库房温湿度监控措施，加强温湿度测试，做好测试记录。

长期和永久保管期限的客户档案，库房温湿度要求为：纸质载体档案，温度应控制在14℃～24℃，相对湿度应控制在45%～60%之间；其他载体档案温湿度要求见（表一）。

其他保管期限的客户档案，库房温湿度条件应当满足确保档案在保管期限内维持其自然寿命的需要。

9.5档案库房及有关业务技术用房应防止自然日光直接射入，人工照明宜选用不含紫外线的节能冷光源，照度要求详见表二。

 

9.6档案寄存托管机构应采取科学的防尘、防有害生物、防有害气体等措施，维护档案载体的安全稳定。

9.7档案寄存托管机构应建立档案防护设备的管理制度，对空调、去湿、灭火、防盗等各类档案安全防护设备加强日常检查、维护等管理，及时排除各种故障，确保设备正常运行。

9.8档案寄存托管机构应建立对客户档案定期检查盘点制度，明确检查周期、检查范围、检查方法与具体要求，并做好相应的检查记录。发现档案虫害、霉变等情况，及时采取防治措施。检查盘点工作每年不少于2次。

9.9档案寄存托管机构工作人员进入档案库房应实行双人制，至少两名工作人员共同进出，并做好进出库房的登记记录。

9.10档案寄存托管机构应严格控制进出库房人员，非有关人员确因工作需要进入档案库房的，须经档案寄存托管机构有关领导同意。

9.11档案寄存托管机构应建立客户档案进出库房登记制度，严格记录客户档案接收入库、调用出库及归还等档案进出库信息。

10.档案调阅利用

10.1档案寄存托管机构根据委托方的委托开展档案调阅等利用服务工作。

10.2委托方调阅利用本单位寄存托管的档案，档案寄存托管机构不得无故阻挠；其他组织或个人如需调阅利用客户档案，须经委托方书面同意。

10.3采用档案现场调阅方式调阅利用客户档案的，档案寄存托管机构须审核档案委托方出具的介绍信等证明材料及具体档案调阅利用者的身份证或工作证，审核无误后方可提供调阅利用；采用档案远程调阅方式提供客户档案调阅利用的，档案寄存托管机构必须获得委托方的书面委托和授权。

10.4档案寄存托管机构应建立档案调阅利用登记制度，对档案利用受理、调用、归还和档案利用人、利用内容及远程提供档案调阅利用情况等信息进行详细登记记录，确保档案调阅利用全程可追溯、可复查。

10.5档案寄存托管机构应严格按照委托方明确的档案调阅需求及目录，提供客户档案服务；调阅利用人临时变更、增加调阅利用档案内容的，须经委托方书面同意。

客户档案现场调阅时，档案寄存托管机构与委托方人员应严格档案调取交接手续。

10.6采取现场调阅利用档案方式的，调阅利用人应在档案寄存托管机构专门的档案阅览室中查阅利用档案，并在全程视频监控下进行。客户档案原则上不予出借，如特殊情况确需出借的，须经委托方书面同意，办理档案出借登记手续并明确归还日期。

提供档案出借运送服务时，档案寄存托管机构须按与委托方约定的地点和时间及时送达，并履行档案调取运送交接手续。档案寄存托管机构应在验证档案接收人员身份后，方能交付档案，严格防止档案误送、错送和遗失。

10.7委托方如需档案寄存托管机构代为查阅档案的，档案寄存托管机构应在取得委托方的书面委托后进行。

10.8采取档案远程调阅利用服务方式的，档案寄存托管机构对客户档案的拆箱和扫描、拍摄、复制等应在全程视频监控下进行。

10.9档案寄存托管机构应对调阅利用客户档案的公函、介绍信、查阅申请单等材料应妥善保管，以备查考。

11.档案归库

11.1档案调阅利用后归还入库上架前，档案寄存托管机构工作人员应对档案进行核对，确认归还档案的数量和内容无误后，与归还人共同办理档案归还交接手续，做好登记记录；发现档案缺损毁、遗失等情况的，应立即查明原因，向委托方出具书面报告并妥善处理。

11.2档案寄存托管机构工作人员对归还的客户档案一般按照原索引标识入库上架归位，并做好档案归位记录。

12.档案统计

12.1档案寄存托管机构应对库存客户档案总量、种类、保管、调阅利用、出入库等情况进行定期统计，记录和反映客户档案的管理情况。

12.2档案统计工作应健全完善各类登记统计台账，统计数据应完整、准确、系统，统计台账应妥为保存，便于长期查考。

 

附件2 上海市档案数字化外包和中介服务规范（试行）

1.范围

1.1本规范规定了档案数字化外包和中介服务的基本原则、主要流程及工作要求等事项。

1.2本市各机关、人民团体、国有企事业单位开展档案数字化业务外包，以及档案数字化机构提供档案数字化加工服务，适用本《规范》，其他单位和组织参照执行。

2.引用文件

《国家档案局办公室关于印发〈档案数字化外包安全管理规范〉的通知》

DA/31-2005纸质档案数字化技术规范

DA/T 43-2009缩微胶片数字化技术规范

DA/T 52-2014档案数字化光盘标识规范

3.术语定义

3.1档案数字化

通过文本扫描和拍摄、音视频采集、模数转换等技术方法，将各类档案转换为电子数据的过程。

3.2档案数字化外包

形成、保管档案的单位将档案数字化工作委托给档案数字化机构的行为。

3.3委托方

开展档案数字化外包的机关、人民团体和企事业单位。

3.4档案数字化机构

依法经工商等部门批准设立，为委托方提供档案数字化服务的社会组织。

3.5档案数字化中介服务

档案数字化机构为委托方提供档案数字化服务的行为。

3.6档案数字化成果

档案数字化处理后形成的各类电子数据。

4.总则

4.1档案数字化外包和中介服务应当遵循“安全第一、加强管理，严格标准、保障质量”的原则，明确各方责任，健全规章制度，完善设施与技术，加强监管措施，切实保障档案实体和信息安全，切实提高档案数字化质量。

4.2各单位的档案数字化，应当在本单位的场所内进行；地区或行业实施集约化档案数字化工作的，应当在本地区、本行业内指定的场所进行。

4.3涉及国家秘密的档案，不得进行数字化外包，国家另有规定的从其规定。

4.4列入国家档案馆收集范围的档案的数字化工作不得委托给具有外资背景的机构，国家另有规定的从其规定。

5.档案数字化外包和中介服务基本要求

5.1委托方应当加强对档案数字化外包工作的管理，明确分管领导和责任部门，健全外包管理的制度与措施，对档案数字化外包和中介服务实施全程监管，切实履行档案安全主体责任。

5.2委托方对档案数字化机构，应当加强考察、严格评估、审慎比选，择优选用具备丰富从业经验及良好声誉和资质的档案数字化机构。

5.3委托方应当与档案数字化机构签订档案数字化外包服务协议或合同，明确档案数字化外包服务的内容、任务、技术标准和安全要求，明确各自权利、义务和法律责任。

5.4档案数字化机构应当具备良好的人力、设备、技术条件和管理能力，建立健全档案数字化流程管理和确保档案安全的制度措施，加强对工作人员业务培训和安全教育，确保提供安全、优质的服务。

5.5档案数字化工作场所应当符合防盗、防火、防潮、防高温等档案安全保护技术要求，并配置完善的视频监控设备，对档案数字化各相关工位和人员活动情况进行全程、全覆盖监控，监控数据由委托方完整妥善保存。

5.6应当严格档案数字化工作场所人员出入管理，进入人员实行实名登记和挂牌上岗制。禁止无关人员进入档案数字化工作场所。

5.7对档案数字化的各类设备和物品，委托方和档案数字化机构应逐一清点，登记造册，定人管理，做到账物一致，确保严格管控。凡设备和物品因维修等原因需要带出数字化场所的，必须经过委托方检查同意，并严格登记确认和跟踪监管。

5.8除因工作流程必需外，应当采取有效技术手段，封闭档案数字化设备的信息输出装置或数据端口，并加强定期检查测试，确保封闭效果。对确实需要的信息输出装置和数据端口，应当定岗定人严格管理。

6.档案数字化前处理管理

6.1委托方对拟数字化的档案应加强涉密内容筛查，确保涉密档案数字化不外包。

6.2对拟数字化档案的调档下架工作一般由委托方负责，档案数字化机构人员不得擅自进入委托方的档案库房。

6.3委托方与档案数字化机构对拟数字化的档案应逐卷、逐件清点，核实无误后编制档案交接清单，注明交接档案内容、数量、质量等情况及交接时间和经办人员，双方各执一份。

6.4因档案数字化需要，档案数字化机构人员对档案进行拆卷、预整理等工作时，不得损坏档案，不得擅自在档案原件上添加标注、符号等内容。

6.5档案数字化机构必须严格拟数字化的档案的暂存保管工作，做到定库、定柜、定人管理。禁止无关人员接触档案。

7.档案数字化过程管理

7.1禁止任何人擅自携带手机、照相机及其他音视频等各类摄录设备和移动存储介质进入档案数字化场所。

7.2档案数字化机构应当加强档案数字化工位的定岗定人管理，各工位工作人员交接档案应当办理交接手续，注明交接档案的内容、数量、时间和人员姓名等，做到可追溯、可查证。

7.3档案数字化过程中发现涉密档案内容或者发生、发现损坏档案的，应当即刻停止该档案的数字化作业，及时报告委托方进行妥善处理。

7.4档案数字化质量应当符合国家和档案行业的相关标准。委托方和档案数字化机构对于档案数字化质量另行约定的，其重要指标不得低于国家和档案行业标准。

7.5档案数字化机构对档案数字化成果的存储、下载、拷贝应当采取相对集中的方法，指定专门设备和责任人员实施。禁止其他设备和人员以任何方法截留、复制档案数字化成化成果。

7.6档案数字化机构应当采取切实措施，对档案数字化成果及其存储设备、介质严格管理，加强档案数字化成果移动存储介质的清点、登记和保管。

7.7档案数字化机构应当按照与委托方的约定，做好档案数字化成果的数据备份工作，及时将档案数字化成果存储及备份介质向委托方移交，并办理交接手续。档案数字化机构不得留存档案数字化成果。

8.档案数字化后处理管理

8.1对完成数字化的档案，档案数字化机构人员应及时整理，恢复档案原始状态，及时向委托方归还。委托方应当根据档案出库交接目录，对档案进行逐卷、逐件检查复核，经确认无误后，办理档案归还交接注销手续。

8.2档案数字化工作完成时，委托方应当组织开展对档案数字化安全和质量情况的专项验收，对数字化设备、数据存储介质移交、数字化加工现场监控视频、档案实体交接管理和档案数字化成果质量达标情况等进行全面检查，发现问题及时整改。

8.3档案数字化工作完成后，由委托方提供的设备，均由委托方留存、处置；档案数字化机构提供设备的，其中属于数据存储或具有数据存储功能的设备，应当交由委托方处置，档案数字化机构不得擅自带走。