上海市档案局关于印发《上海市档案事业数字化转型工作方案》的通知
 

沪档〔202127

各区档案局,市委、市人民政府各部、委、办、局办公室(秘书处),各市级机关、人民团体、企事业单位办公室(秘书处),各档案馆:

为贯彻十一届市委十次全会和市城市数字化转型工作领导小组会议精神,落实市委、市政府《关于推进上海城市数字化转型的意见》(沪委发〔202035号)要求,我局制定了《上海市档案事业数字化转型工作方案》,现印发给你们,请遵照执行。

 

 

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上海市档案局

202141

 


上海市档案事业数字化转型工作方案

党的十九届五中全会指出,要加快数字化发展。中央经济工作会议提出,要大力发展数字经济。上海市十一届市委十次全会明确,要全面推进城市数字化转型,实现整体性转变、全方位赋能、革命性重塑,努力打造具有世界影响力的国际数字之都,并将其定位为事关全局、事关长远的重大发展战略。为贯彻落实国家和本市数字化发展战略,全面推进本市档案事业数字化转型,制定本方案。

一、总体要求

以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,全面贯彻党的十九大和十九届二中、三中、四中、五中全会精神,深入贯彻习近平总书记考察上海重要讲话和在浦东开发开放30周年庆祝大会上的重要讲话精神,认真落实市委、市政府《关于全面推进上海城市数字化转型的意见》,坚持整体性转变、全方位赋能、革命性重塑的内涵要求,加强上海档案事业数字化转型的顶层设计、制度引领和统筹协调,切实履行各级档案部门信息化工作法定职责,数字赋能档案治理、档案资源、档案利用、档案安全四大体系,大力提升本市档案工作现代化水平,实现信息化与档案事业各项工作深度融合,为上海档案事业转型发展提供持久动力,助力上海打造具有世界影响力的国际数字之都。

二、强化档案治理体系建设的数字化转型导向

1.科学制定本市和各区档案事业发展规划,谋划好“十四五”期间档案信息化发展思路和轨迹路径;结合年度重点工作计划,进一步细化工作项目和工作指标,明确档案事业数字化转型的任务目标。

2.依据《中华人民共和国档案法》,顺应信息技术发展现实需要,将数字化转型战略思维融入到贯彻落实法律实施的各项工作中,加强执法检查和行政督导,为档案信息化工作提供强有力的法制保障。

3.建立“互联网+档案”思维,提升“掌上服务能力”,将数字化转型工作要求作为提升档案馆业务和“星级档案室”建设等工作的重要内容,积极探索档案事业数字治理新模式。

4.加强数字档案(馆)室建设,为档案事业数字化转型奠定坚实的发展基础。未来5年内,各区档案馆全部建成数字档案馆;在本市和各区机关、团体、企业、事业单位中培育建设50家数字档案室。

5.全力推进国家、本市、各区与档案数字化转型相关的各项试点工作,全面打通电子档案全流程管理堵点,形成可复制可推广的电子档案“单套制”管理新经验;在自贸区各片区、临港新片区和长三角生态绿色一体化发展示范区进一步实施更广范围、更深层次的电子档案管理策略。

三、聚焦档案资源体系建设的数字化转型重点

6.以优先推行“增量电子化”为导向,在政务服务、经济建设、社会管理等领域全面推动电子文件归档工作。本市各级机关团体、企事业单位普遍开展电子档案管理工作,电子档案数量较“十三五”时期翻一番;加强电子印章、数字签名、四性检测、数字水印等技术应用,确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

7.加速“存量数字化”进程,在提升工作效率的同时确保数据质量。到2025年末,本市各级机关团体、企事业单位永久保管的纸质档案数字化率普遍达到80%以上,各区档案馆数字化工作基本实现“库存清零”;市档案馆完成6000万幅纸质档案数字化扫描和450万条文件级目录的新增著录任务,实现建国后馆藏开放档案文件级目录全覆盖。

8.加强新型档案资源建设,广泛开展业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体等的收集归档工作;各级各类档案馆普遍开展电子档案以及纸质档案数字化副本接收工作,接收电子档案数量较“十三五”翻一番。

9.积极融入全市政务服务“一网通办”、城市运行“一网统管”,进一步增强档案公共数据治理能力,完善档案数据治理规则,拓展数据归集门类,有效提升各区档案馆民生档案及开放档案目录数据归集率和归集质量。

10.全面推进市、区“一网通办”政务服务单位电子档案规范化、标准化、常态化管理,各相关公共管理和服务机构严格按照《上海市“一网通办”电子档案管理办法》规定,及时有效开展电子文件归档,并于形成次年向同级国家综合档案馆移交电子档案。

11.通过重点档案登记和目录报送等举措,将本市各级各类档案馆、各机关、人民团体和国有企业档案目录资源汇集到政务内网端的“上海档案目录共享平台”。

12.切实加强市区重大活动、重要会议、重点工作的建档指导和监督管理,确保重要档案和数字化副本完整、准确、系统、安全,并依法移交相关档案馆。

四、提升档案利用体系建设的数字化转型效益

13.整合现有系统和资源,将互联网端“数字档案公共查询平台”打造为全国档案查询利用服务平台重要节点,汇聚全市所有开放档案案卷级和文件级目录,形成一批具有上海地方特色的专题档案资料全文数据库。

14.完善“上海市档案目录共享平台”运行机制,“十四五”期间实现全市国家综合档案馆所有馆藏目录全覆盖,依托平台探索开展档案监管、共享利用等应用;升级开发平台全文挂接功能,使各接入单位具备在政务内网上统计、移交和交互查询利用档案的基本条件。

15.深化长三角民生档案“异地查档、便民服务”,持续增加“全市通办”档案门类,完善电子签章等技术措施,建立“能跑数据就不跑腿”的服务模式,不断提升市民查档的便捷度和满意度。

16.拓展档案利用服务方式,档案全文检索投入实际应用。探索虚拟现实(VR)、增强现实(AR)等现代科技在档案展览展示中的应用;加快推进“掌上档案馆”建设,全市各级各类档案馆互联网网站和官方新媒体账号具备档案查询、服务预约等公共服务功能。

17.鼓励倡导各级各类档案馆和档案部门利用多种新媒体平台开展档案宣传、文化传播和利用服务;加快档案媒体深度融合发展,实现各类信息内容、媒介资源、技术应用和系统平台有效整合、共融共通;开展各级各类档案馆互联网网站及移动端服务绩效评估工作。

五、创新档案安全体系建设的数字化转型实践

18.全市各综合档案馆充分运用现代化信息技术,建设电子档案库房;安全保管馆藏各类电子载体的档案资料,规范开展全宗卷信息化管理和统计清点、安全检测、备份迁移等工作。

19.兼顾工作效率和安全防护,利用大数据、人工智能等技术探索和开展格式化档案智能著录、特定敏感信息智能划控系统的开发研制;加强OCR识别、图像增强等技术应用,开展档案数字化向数据化转型实践探索。

20.着眼应用现代科技,提升档案保护水平,积极探索新技术在档案保护领域的应用,研究制定电子档案长期保存的相关策略和技术手段;大力推进馆(室)藏音像档案数字化工作,到2025年,基本完成各综合档案馆馆藏照片、录音、录像档案的数字化转存任务。

21.开展上海市“电子档案备份中心”建设,面向全市各级各类档案馆和机关、团体、企事业单位,提供安全、可靠、经济、便捷的电子档案备份服务,为全市乃至全国各级档案部门安全管理电子档案提供坚实的基础保障。

22.加强各单位安全管理,强化信息机房、电子档案库房等重点部位和设施设备的安全保卫,及时制定相关应急方案并定期开展演练;结合人工智能、电子巡更等技术应用,加强档案建筑及周边环境的巡查,确保档案安全万无一失。

六、完善档案数字化转型的基础支撑和条件保障

23.对标国家和本市有关规范和标准,结合本市和各单位实际,建立健全数字档案馆(室)各项制度、规范、办法、细则,并按要求严格管理和组织实施;积极争取财政支持,提供数字档案馆(室)运行维护的经费保障。

24.进一步理顺和健全各级各类档案馆数字档案资源接收、进库、整理、保管、保护、利用等一系列管理机制,明确边界权限,压实工作职责,科学建立和完善现代化数字档案馆最优工作模式。

25.依托政务外网建设“电子公文归档和电子档案管理平台”;按照国家相关规范和标准,合理配置基础设施设备,优化管理流程,完善各项功能,确保各级档案部门信息技术软、硬件运行平稳有序,各类数据管控安全有效。

26.加强档案科研宏观管理,围绕大数据、云计算、人工智能等重点内容组织开展课题研究,推进科研成果有效转化,促进科技创新与档案业务工作深度融合;增加档案教育培训科目设置中有关现代化、信息化内容比重,不断强化档案从业人员的数字化转型理念。

27.加强队伍建设,培养高素质信息化专业人才。优先考虑数字赋能需要,在教育、培训、管理、考核等各个环节进一步加大力度,让肯干事、敢担当、业务熟、技术精的同志脱颖而出,逐步打造适应档案事业数字化转型需求的人才集群和引领全国档案信息化潮流的专家智库。

2021-08-16
 
 
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